La política de gastos que tus empleados cumplen (de verdad)

Imagina esto: son las 3 PM del viernes, tu CFO descubre que el equipo de marketing ha gastado 8000 € en una herramienta SaaS sin aprobación previa. O peor: no tienes ni idea de cuánto se gasta en suscripciones duplicadas cada mes. Muchas pymes españolas viven así. Pero no tiene por qué ser así.

La realidad:

• Muchas pymes españolas no tienen visibilidad real sobre sus gastos por equipo o proyecto.
• El cierre contable se retrasa 15-20 días por falta de justificantes y categorización inconsistente.
• Las empresas pierden presupuesto en gastos no autorizados, duplicados o mal categorizados.

En cualquier empresa, alguien tiene que decir «sí» o «no» a cada gasto. El problema es que a menudo nadie sabe quién es ese alguien, o el criterio cambia según el día.

Los 5 roles en Qonto:

• Titular: acceso total, puede cerrar la cuenta.
• Admin: todo menos cerrar la cuenta.
• Manager: aprueba gastos de su equipo; puede tener límites preestablecidos.
• Colaborador: acceso a sus propias transacciones y tarjeta.
• Contable: solo lectura, para conciliación externa.

No todos los gastos son iguales. Un vuelo de 800 € requiere aprobación; un café de 5 € no. Una suscripción de software nueva requiere validación de seguridad; una renovación anual, solo confirmación.

No hagas la política demasiado restrictiva. Si los equipos no pueden actuar, buscarán workarounds (gastos personales o proveedores alternativos). El objetivo es llegar a un equilibrio entre control y autonomía.

De nada sirve una política perfecta si no tienes las herramientas para hacerla cumplir. Aquí es donde la estructura financiera entra en juego.

• Crea subcuentas por equipo o proyecto: Así, cada equipo tiene su propia subcuenta con IBAN español, presupuesto y límites para una claridad total. 

• Personaliza tarjetas de un solo uso para eventos o imprevistos, tarjetas virtuales por suscripción (1 tarjeta = 1 SaaS; límite exacto) o límites de gasto diarios, mensuales, o por operación.

• Gana visibilidad con un panel de control en tiempo real por equipo, proyecto o usuario. 

Si hay demasiados procesos o burocracia, los equipos buscarán alternativas: declaraciones de gastos personales, proveedores distintos, solicitudes informales... Buscar un equilibrio entre control y autonomía es la forma de evitarlo. 

Con roles obtusos, nadie sabe quién aprueba qué. Hay cientos de emails de idas y vueltas. Retrasos. Frustración. Una matriz RACI clara o un organigrama público pueden ser la solución. Además de procesos organizados. Muchos.

La falta o pérdida de recibos y facturas hacen que el cierre contable sea lento. Tus contables se frustren. Y las cuentas sean poco claras. Usar reglas automáticas para bloquear tarjetas si falta el recibo de pago en un periodo de días puede evitar algún que otro descuadre.

Es una realidad: si tu empresa evoluciona, tus gastos también. La política se vuelve obsoleta. Hay nuevas categorías de gasto. Cambios en equipos. Y nadie la actualiza. Una revisión trimestral para ajustar límites según la etapa del negocio es clave. 

Si esto te suena familiar, probablemente ya estés usando hojas de cálculo o emails para gestionar aprobaciones. Qonto está diseñado específicamente para esto.

• Prevención: controles preventivos que evitan sobrepasar presupuesto.
• Delegación segura: autonomía para equipos con aprobaciones y límites.
• Cierre contable ágil: justificantes conciliados y categorización coherente.
• Visibilidad continua: dashboard por equipos, proyectos y subcuentas.
• Menos fricción: tarjetas virtuales por suscripción y tarjetas instant para eventos.