Cómo involucrar a todos los departamentos de la empresa en el control de los gastos: nuestras mejores prácticas

Como director financiero, eres el principal responsable del desarrollo del presupuesto y el control de costes. ¡Pero estás lejos de ser el único implicado! De hecho, el resto del personal, todos los departamentos combinados, es el que realmente incurre en gastos y utiliza, con distintos grados de disciplina, las dotaciones presupuestarias definidas al principio del ejercicio financiero.

Por lo tanto, una buena gestión de los gastos requiere sin duda una fuerte movilización de este mismo personal que controla los gastos a diario. Pero, ¿qué puedes hacer para que se sientan directamente involucrados en los desafíos financieros de la empresa? ¿Cómo hacer que participen en el nivel adecuado en la elaboración del presupuesto y en el seguimiento de los gastos? Aquí van nuestras mejores prácticas.

En la mayoría de las pymes, el personal que no es de finanzas es el que más pierde en información financiera. De hecho, los directores financieros no siempre se toman el tiempo de comunicarse con ellos, simplemente porque se centran en transmitir información a los gerentes, accionistas, inversores u otros socios financieros.

Sin embargo, ¡la misión de comunicación interna del CFO es esencial! Para que sus empleados se conviertan en partes interesadas reales de su gestión financiera, deben ser capaces de poner en perspectiva la realidad operativa de la empresa con su realidad contable y financiera, con la mayor regularidad posible.

Por ejemplo, asegúrate de que los empleados comprendan los efectos de sus acciones y decisiones de gasto en el flujo de caja. Para ello, puedes organizar reuniones periódicas con los distintos departamentos para hacer un balance del estado de las finanzas, los plazos de pago, la rentabilidad de las ventas... y, por supuesto, el seguimiento del presupuesto.

Sin embargo, haz el esfuerzo de adaptarte a tu audiencia. El EBITDA, el flujo de caja, el capital circulante... Evita utilizar una jerga financiera excesiva y asegúrate de conectar tu discurso con la realidad operativa de los equipos, así como con los desafíos actuales de la empresa, para lograr una mayor participación de los mismos.

La presupuestación no debe ser el único objetivo del CFO. Debe ser el resultado de una alineación entre el personal financiero, administrativo y operativo. No hay nada mejor para garantizar que el personal respete las dotaciones presupuestarias preestablecidas que crearlas conjuntamente con ellos.

¿De arriba hacia abajo o De abajo hacia arriba?, el mejor método para establecer los presupuestos suele ser comparar los dos enfoques:

• La de los gerentes, quienes establecen las principales direcciones de la empresa y los recursos que se pueden movilizar para lograrlas.
  
  
• El del personal, que puede confiar en su experiencia de campo para evaluar los recursos que consideren necesarios para lograr los objetivos establecidos.

La idea es, obviamente, encontrar el punto de equilibrio para llegar a un acuerdo entre todas las partes interesadas. Con demasiada frecuencia, los equipos operativos se quedan atrás en la elaboración del presupuesto. Por lo tanto, tienen poca responsabilidad en términos de gestión de los gastos. Esto se refleja luego en el desempeño general de la empresa.

Para que el personal participe en la gestión de los gastos, también debes implementar herramientas que les faciliten la vida y, al mismo tiempo, les den más visibilidad sobre sus gastos. Esto favorece su seguimiento y, al mismo tiempo, les brinda un mejor control sobre el terreno.

En particular, puedes planificar lo siguiente:

• Soluciones de pago eficientes, por ejemplo tarjetas virtuales y físicas, que brinden a los empleados más autonomía al evitar los anticipos de gastos (al tiempo que permiten la supervisión en tiempo real por tu parte).
  
  
• Un sistema de gestión de compras simple y eficaz, que les brinde visibilidad sobre las reglas y los umbrales de gasto, con circuitos de aprobación automatizados.
  
  
• Una herramienta digital de informes de gastos, con una aplicación móvil que les permite registrar sus gastos con unos pocos clics, sacar fotos de sus tickets y supervisar sus reembolsos en tiempo real.

Cuanto más práctico y sencillo sea el uso de estos sistemas y herramientas, es más probable que el personal los utilice y más regularmente controlará el consumo de su presupuesto. Esto le facilitará la gestión de los gastos.

Para que su personal participe en la gestión de los gastos, también debe tener visibilidad de los indicadores clave. En particular, deben poder acceder al presupuesto restante en cualquier momento, en relación con los presupuestos predefinidos al principio.

El problema en muchas pymes es que la información financiera a la que tienes acceso como director financiero está dispersa entre varias herramientas y es difícil de compartir en tiempo real con el personal operativo. No solo es necesario consolidar los datos, sino también hacerlos legibles e interpretables.

Para resolver este problema, es esencial utilizar una herramienta que centralice los datos financieros y los haga accesibles a todos, financieros o no, en forma de paneles de control claros. Lo mejor es confiar en una herramienta que te permita personalizar los informes de acuerdo con tu audiencia, para ofrecer información que tenga sentido.

Otra buena práctica es utilizar la visualización de datos. Una presentación visual de los indicadores de seguimiento presupuestario que sea más fácil de entender y que tenga más impacto.

Por lo tanto, la participación del personal en la gestión de los gastos y durante todo el ciclo financiero requiere información, comunicación, apoyo humano... pero también herramientas adaptadas.

Al optar por una plataforma de administración integral como Qonto, podrás:

1. Dar más visibilidad a tu personal en términos de supervisión del presupuesto, permitiéndoles monitorear sus presupuestos en tiempo real.
2. Ofrecer una solucioón sencilla y eficaz para gestionar los gastos y las tarjetas de pago físicas y digitales.
3. Realizar un seguimiento de todas las facturas de tus proveedores.
4. De esta forma, hacer que la gestión de gastos sea más colaborativa y eficaz.