CFO: ¿cómo optimizar las compras y suministros durante los períodos de inflación?

La inflación está haciendo subir los precios de las materias primas, pero también los precios de la energía y el transporte. Por lo tanto, controlar los gastos es más crucial que nunca para las empresas, especialmente en los sectores agroalimentario, industrial, de la construcción, textil, hotelero y de restauración.

Las interrupciones en la cadena de suministro también provocan escasez o retrasos en las entregas, lo que puede llegar a debilitar gravemente el negocio de ciertas empresas. Sobre todo en las pymes.

En resumen, optimizar las compras y los suministros es particularmente crucial en este período de incertidumbre económica. Como CFO, por lo tanto, debes hacer de esto una prioridad. Porque la salud financiera y la competitividad de su empresa están en juego. En este artículo, te ayudamos a desarrollar una estrategia adecuada.

El primer paso para hacer frente a la situación actual es trazar un mapa de tus compras y suministros. De hecho, debes enumerar los diversos proveedores de tu empresa por categoría de compra, e identificar:

1. Las compras estratégicas o de alto riesgo.
2. Las posibles dependencias a tus proveedores.
3. Vulnerabilidades en la cadena de suministro.
4. Los proveedores que tienen más probabilidades de aumentar sus precios a corto y medio plazo.
5. Los proveedores más frágiles ante la incertidumbre actual.

Este análisis debería permitirte obtener visibilidad de los riesgos en la cadena de suministro y, por lo tanto, determinar los puntos de vigilancia para anticipar posibles dificultades futuras. Gracias a esta visibilidad, podrás establecer un plan de acción claro y tomar las decisiones correctas.

Aprovecha la oportunidad de hacer un balance de los planes de ayuda pública para las pymes, para determinar si reúnes los requisitos. En ocasiones, estas ayudas públicas pueden permitir un ahorro significativo en los gastos.

Este trabajo de mapeo debería permitirte revisar tu estrategia de abastecimiento y mantener una cierta disciplina en la gestión de los gastos. Por ejemplo, rastreando los costes ocultos.

Para ello, debes analizar el TCO (coste total de producto), que consiste en evaluar el coste total de un bien o servicio, incluidos los costes directos e indirectos. Este análisis te permitirá evaluar los costes reales de una compra a largo plazo y tomar decisiones más informadas.

La racionalización de tus compras también puede implicar la estandarización. Al reducir la diversidad de los productos que compras, puedes limitar el número de proveedores y, por lo tanto, tus gastos. Suficiente para ganar poder de negociación y reducir los costes asociados a los pedidos.

Ante la inflación, es fundamental centrarse en la diversificación para repartir los riesgos. Si has identificado un riesgo de dependencia de un proveedor, asegúrate de buscar socios sustitutos, especialmente en compras estratégicas o críticas. De este modo, dispondrás de alternativas en caso de aumento de precios por parte de tus proveedores actuales y de soluciones en caso de escasez de existencias o retrasos en las entregas.

Considera también la posibilidad de reubicar ciertas fuentes de suministro. Por ejemplo, cada vez son más las pymes que recurren a la contratación local o «cercana». Consiste en dar prioridad a los proveedores locales o regionales frente a los proveedores extranjeros, incluso si la mano de obra es por lo general más cara allí.

¿Los beneficios? Sus costes de transporte se reducen, sus tiempos de entrega se acortan y sus riesgos relacionados con las interrupciones en la cadena de suministro se reducen debido a la proximidad geográfica.

Si tu negocio y tu flujo de caja lo permiten, puedes aprovechar los efectos de volumen comprando en grandes cantidades, anticipándote a tus necesidades futuras. De este modo, lograrás economías de escala con tus proveedores y te protegerás de los posibles riesgos de escasez y de futuros aumentos de precios.

Sin embargo, ten cuidado, esta estrategia no está exenta de riesgos. El exceso de existencias puede generar costes adicionales y tener importantes consecuencias operativas.

En 2022, las empresas declaran tener relaciones desequilibradas o desfavorables con algunos de sus proveedores, según un estudio de AgileBuyer-CNA. Y, de hecho, en un contexto de escasez, el equilibrio de poder entre el comprador y el proveedor tiende a invertirse en favor de los proveedores.

Por lo tanto, debes centrarte en las relaciones. El desafío consiste en desarrollar relaciones sólidas con tus proveedores, promoviendo la transparencia y la comunicación. Más que nunca, en tiempos de inflación, tus proveedores deben ser socios con los que trabajes mano a mano. Vuestro objetivo común debe ser buscar soluciones en las que todos salgan ganando para prosperar juntos frente a la adversidad.

Por ejemplo, habla regularmente con tus proveedores e intenta anticipar sus pedidos en la medida de lo posible para darles la mayor visibilidad posible y ayudarlos también a sortear la incertidumbre.

Cada vez más proveedores incluyen condiciones en sus contratos que les permiten aumentar sus precios, siguiendo ciertos indicadores oficiales. Por ejemplo, los índices vinculados a la evolución de los precios de las materias primas.

Así que presta atención a los contratos que firmas con tus proveedores para evitar comprometerte con condiciones que probablemente cambien o que te tome por sorpresa un aumento de precios que no habrías previsto.

Para concluir, en tiempos de inflación, debes poder reinventar y diversificar tu estrategia de compra. Replantearte las compras, revisar los contratos con los proveedores y proteger la cadena de suministro son medidas esenciales para controlar los gastos y preservar la salud financiera de la empresa.