¿Cuál es el mejor software de gestión de gastos?

¿Eres de los que abren el primer cajón de su escritorio en la oficina y lo vuelven a cerrar rápidamente después de pegarte un buen susto por culpa de los tickets arrugados, las facturas perdidas y las tarjetas de crédito de diferentes empleados? Efectivamente, administrar el dinero de un equipo puede suponer un jaleo considerable… O, por lo menos, lo es hasta que das con un buen software de gestión de gastos que te solucione la vida. En este artículo vas a encontrar cinco opciones que harán que dejes de temerle al primer cajón de tu escritorio.

Hubo un tiempo en el que la administración de hojas de cálculo, tickets, facturas en papel y correos de todo tipo solo podía hacerse de forma manual. Pero, por suerte, ese tiempo ya pasó y, a día de hoy, tenemos a nuestra disposición todo un conjunto de soluciones que nos permiten llevar una buena gestión de gastos reduciendo al mínimo los errores, ahorrando tiempo y manteniendo una total visibilidad sobre el dinero que mueve el negocio.

Un buen software de gestión de gastos permite centralizar toda la información en una única plataforma que, a su vez, sea accesible desde diferentes dispositivos. Este tipo de sistemas no solo facilitan las labores de contabilidad, sino que también mejoran la experiencia de los empleados en tareas tan problemáticas como adelantar dinero o usar tarjetas de empresa. Al digitalizarse el proceso al completo (empezando por la captura del justificante y acabando en su aprobación y contabilización), se eliminan fricciones y se acelera el ciclo de control de gastos.

Habrá quien siga pensando que esto de implantar un software de gestión de gastos es un lujo reservado para muy pocas empresas y profesionales, pero nada más lejos de la realidad actual. Estamos hablando de una necesidad operativa que es escalable al tamaño de cualquier negocio, ya sea este grande o pequeño.

¿Y por que hemos llegado a un punto en el que este tipo de solución es necesaria tanto para empresas como para profesionales? Por un buen puñado de motivos:

• Ahorra tiempo al equipo financiero. Olvídate de perseguir justificantes o introducir datos manualmente. Todo se digitaliza y procesa automáticamente.
  
  
• Mejora la toma de decisiones. Tener acceso a datos financieros actualizados te permite identificar patrones de gasto y optimizar presupuestos.
  
  
• Reduce el riesgo de fraude. El control automatizado de los gastos detecta posibles duplicados, corrige pagos que estén fuera de la políticas de la empresa y bloquea cualquier transacción sospechosa.
  
  
• Facilita el cumplimiento fiscal. Mantener toda la documentación organizada y accesible simplifica las auditorías y la relación con la Agencia Tributaria.
  
  
• Visibilidad en tiempo real. Los responsables de las finanzas de la empresa pueden consultar los gastos en tiempo real desde cualquier lugar, sin el engorro que supone tener que esperar a los cierres mensuales.
  
  
• Mejora la experiencia del empleado. Los reembolsos son más rápidos, el proceso es más transparente y nadie tiene que guardar tickets en papel durante semanas.
  
  
• Escalabilidad. A medida que la empresa crece, el sistema se adapta sin necesidad de rediseñar procesos completos.

Ahora bien, por mucho que los softwares de gestión de gastos se han democratizado hasta el punto de que existe una gran variedad entre la que elegir, hay que tener en cuenta que no todos ofrecen las mismas prestaciones. ¿Qué debes tener en cuenta a la hora de escoger uno para tu negocio? Hay cinco funcionalidades que no pueden faltarle:

• Digitalización automática de justificantes (OCR). Captura y procesa tickets y facturas con solo hacer una foto desde el móvil. El sistema extrae automáticamente fecha, importe, proveedor y concepto sin necesidad de introducir nada manualmente.
  
  
• Tarjetas de empresa. Las mejores soluciones incluyen tarjetas físicas y virtuales vinculadas directamente a la plataforma. Cada transacción se registra automáticamente y puedes establecer un límite de gasto por usuario o categoría.
  
  
• Flujos de aprobación personalizables. Define quién debe aprobar cada tipo de gasto según el importe, departamento o proyecto. Los flujos de aprobación automatizados aceleran el proceso y evitan cuellos de botella.
  
  
• Aplicación móvil. Tus empleados deben poder gestionar gastos desde cualquier lugar. Las aplicaciones móviles permiten escanear tickets, solicitar aprobaciones y consultar saldos en tiempo real.
  
  
• Integraciones contables. Asegúrate de que tu software de gestión de gastos dispone de conexión nativa con tu software de contabilidad (Sage, Holded, A3, etc.) para así poder exportar datos sin errores y cerrar la conciliación bancaria con la mayor agilidad.

Las cinco funcionalidades mencionadas en el apartado anterior deberían servirte como punto de partida a la hora de sopesar las diferentes opciones a la hora de escoger tu software de gestión de gastos. Ahora es el momento, por lo tanto, de poner sobre la mesa cinco soluciones del mercado español que destacan por su facilidad de uso, sus funcionalidades avanzadas y su capacidad de adaptarse a diferentes tipos de empresa.

Qonto destaca por ser una solución todo-en-uno que te permite optimizar tu gestión de gastos y, a la vez, conectarla con otras áreas de tus finanzas. Al combinar una cuenta de empresa con herramientas de contabilidad y facturación, se desmarca de otros competidores que solo gestionan tickets y facturas.

Todos los planes de suscripción de Qonto incluyen tarjetas de empresa (físicas, virtuales y temporales) que pueden asignarse a los diferentes miembros del equipo, asegurándote así de que todas sus transacciones se registran automáticamente en tiempo real. Los trabajadores, además, pueden digitalizar cualquier recibo o factura con una simple foto desde el móvil, lo que evita el caos habitual de los justificantes en papel.

La herramienta de gestión de gastos de Qonto permite configurar límites de gasto personalizados por usuario o equipo, crear hasta 4 subcuentas para separar presupuestos por departamento o proyecto y definir roles y permisos específicos (como, por ejemplo, los de manager, colaborador, administrador, contable, etc.). Y su integración nativa con softwares contables como Sage o Holded permiten trabajar de forma fluida con tus herramientas habituales.

Los clientes de Qonto aseguran ahorrarse más de 10 horas al mes en gestión de facturas y tickets gracias a las herramientas de este servicio. Entre estas herramientas destaca, por ejemplo, una opción de transferencias masivas (hasta 400 pagos en un click) pensada para acelerar procesos como el pago de nóminas o facturas de proveedores.

Lo que hace destacar a Payhawk por encima de otros servicios similares es su capacidad para gestionar flujos de aprobación complejos y operaciones internacionales. Su tasa de conciliación automática es del 99,7 %, lo que hace posible que tan solo transcurran tres días desde que se produce un gasto hasta que este queda contabilizado.

Payhawk utiliza la tecnología OCR para procesar tickets y facturas en más de 60 idiomas y extraer datos de estos documentos de forma automática, lo que hace más fácil la contabilidad. Además, se trata de un servicio homologado por la Agencia Tributaria, lo que permite a sus usuarios olvidarse de las facturas en papel.

Esta es una plataforma especialmente potente para empresas con equipos que viajan con frecuencia, ya que permite establecer límites de gasto específicos por día, horario, localización o comercio, además de calcular automáticamente el kilometraje con tarifas personalizadas. Y lo mejor de todo: Payhawk opera en más de 160 países y 50 divisas, ofreciendo reembolsos internacionales que permiten ahorrar en los costes de transferencia.

Spendesk destaca al ofrecer una plataforma unificada con la que gestionar todo tipo de gastos empresariales desde un único lugar: viajes de empresa, facturas, tarjetas corporativas, reembolsos, etc. Su objetivo es facilitar la experiencia del empleado gracias a opciones como los reembolsos instantáneos que se envían directamente desde la plataforma sin necesidad de usar una cuenta bancaria. De esta forma, los trabajadores pueden reclamar gastos al instante desde la app móvil para que los gerentes aprueben el reembolso en tiempo real.

La herramienta de gestión de gastos de Spendesk consigue que el 98 % de los recibos se recopilen a tiempo y sin necesidad de perseguir a los empleados a la búsqueda de justificantes perdidos. Los usuarios aseguran ahorrarse una media de 4 días al mes en el cierre contable gracias, sobre todo, a su avanzada automatización. Y, no menos importante, los trabajadores pueden acceder a tarjetas virtuales de un solo uso que les evitan el uso de sus tarjetas personales.

Factorial ha conseguido destacar en el mercado de los softwares de gestión de gastos gracias a su capacidad para integrar el control de gastos dentro de su plataforma de recursos humanos (RRHH), lo que lo convierte en la opción perfecta para empresas que ya gestionan nóminas, vacaciones y ausencias con esta herramienta. Y es que este servicio permite crear campos personalizados para solicitar información adicional sobre cada gasto, además de incluir una opción de seguimiento por proyecto que facilita el cálculo del gasto total y así mantener un estricto y detallado control presupuestario.

El software de Factorial envía notificaciones automáticas cada vez que un empleado añade un gasto, lo que permite aprobarlo o rechazarlo al momento, y también permite exportar datos fácilmente a Excel o directamente a otros softwares de contabilidad. Con más de 13 000 clientes en 65 países, este es el servicio perfecto para negocios que quieran centralizar recursos humanos y gastos en una única plataforma.

Por último (pero no menos importante), Rydoo destaca gracias a su tecnología Smart Audit con IA, un software que analiza automáticamente todos los gastos y detecta aquellos no conformes o sospechosos sin necesidad de revisiones manuales. Su escáner OCR procesa tickets con más del 95 % de precisión en una media de 3 segundos, y el sistema integra directamente datos oficiales de impuestos, dietas y kilometraje de más de 80 países, lo que garantiza un absoluto cumplimiento normativo en lo referido a operaciones internacionales.

La herramienta de Rydoo automatiza completamente la gestión de dietas utilizando tarifas oficiales e incluso permite crear entradas de kilometraje usando el mapa de Google integrado. Los clientes de este servicio afirman disfrutar de un 80 % de reducción de tiempo en la comprobación de gastos, pasando de los 2 o 3 días a tan solo 2 o 4 horas como media.

Qonto, Payhawk, Spendesk, Factorial, Rydoo… Cada una de estas soluciones destaca por motivos de lo más diversos, pero la mejor elección para tu empresa dependerá del tamaño del negocio, la complejidad de tus flujos de aprobación y el tipo de gastos que gestiones con mayor frecuencia. Para facilitar tu decisión final, aquí tienes una comparativa rápida que resume lo esencial de cada uno de los servicios:

Si buscas una solución completa que combine cuenta empresarial, tarjetas ilimitadas y control de gastos automatizado en una sola plataforma, Qonto es tu mejor opción. Más de 500 000 empresas en Europa ya ahorran tiempo y ganan visibilidad sobre sus finanzas con Qonto. Empieza tu prueba gratuita de 30 días y comprueba la diferencia.