Del caos a la eficiencia: gestiona mejor tu contabilidad con la recopilación automatizada de documentos

Cuando pensamos en burocracia, a menudo se nos viene a la mente la imagen de mesas y despachos repletos de recibos, facturas y esa incómoda sensación de que probablemente estamos olvidando algo importante.

Para muchas pymes, este caos es una realidad, especialmente durante los cierres trimestrales o anuales, donde se convierte en un verdadero reto.

Ahora bien, ¿y si te dijéramos que es posible transformar esta pesadilla administrativa en un proceso ágil y eficaz?

La tecnología ha cambiado nuestra forma de trabajar y, hoy en día, los procesos innovadores de recopilación de documentos pueden ahorrar a los empresarios varias horas al mes a la par que ofrecer información interesante sobre sus gastos y salud financiera de la empresa.

En Qonto, hemos automatizado la recopilación de documentos, lo que ha supuesto un cambio radical para muchos de nuestros usuarios.

¿Por qué es tan importante la recopilación de documentos?

• Es esencial para cerrar tus libros, gestionar el IVA y cumplir la normativa local.
• Mantiene todo en orden, eliminando pagos no efectuados y recibos perdidos.
• Proporciona información financiera, ofreciendo una visión clara del flujo de caja.

Descubramos cómo Qonto está revolucionando la gestión de documentos para pymes como la tuya.

No cabe duda de que las empresas modernas hace tiempo que dejaron de gestionar sus documentos a la antigua usanza. Y es que, la gestión inteligente de documentos va más allá del almacenamiento digital: se trata de explotar el potencial de tus datos financieros. Así cómo Qonto está re definiendo el juego:

1. Ahorro de tiempo La recopilación de documentos en Qonto está diseñada para reducir el tiempo de contabilidad a la mitad e incluso más. Así puedes invertir tu tiempo a hacer crecer tu negocio y no a gestionar papeleo.
2. Preparación para auditorías 24/7 Para nuestros usuarios, todos los documentos financieros están organizados, accesibles y conformes, independientemente del tamaño de la empresa. Gracias a la recopilación inteligente de documentos, olvídate de los apuros de última hora a final de mes.
3. Máxima transparencia financiera Con nuestras herramientas de recopilación de documentos, puedes ampliar la información para obtener una visión general de tu salud financiera o hacer zoom en transacciones específicas. Toma decisiones informadas basadas en información completa y actualizada sobre tus gastos e ingresos.

1. Toma de decisiones más rápido que nunca Con Qonto, los propietarios de cuentas y los equipos financieros pueden acceder a información financiera crítica en cualquier momento y lugar. Tanto si tomas decisiones rápidas sobre la marcha como si planificas a largo plazo, siempre dispondrás de los datos que necesitas.

Las funcionalidades modernas de recopilación de documentos están diseñadas para adaptarse al ritmo acelerado de las empresas actuales. Así es como se integran en Qonto:

• Escanea recibos estés donde estés, con tu smartphone
  Se acabó aquello de guardar los recibos en la cartera o perderlos en el camino. Con la aplicación móvil de Qonto, basta con hacer una foto del recibo para cargarlo y clasificarlo al instante gracias a un análisis de primera categoría con codificación específica del sector. Es como tener un asistente personal en el bolsillo, listo para capturar y organizar tus gastos estés donde estés.

• Almacenamiento en la nube: digital, seguro y siempre accesible
  Olvídate de perder documentos importantes. El almacenamiento en la nube de Qonto garantiza que tus registros financieros estén seguros, respaldados y accesibles desde cualquier dispositivo. Tanto si estás en la oficina, en casa o de viaje de negocios, tus documentos están a un solo clic.

• Conciliación automática: cotejo inteligente de documentos y transacciones
  Ya no necesitas cotejar manualmente los recibos con los extractos bancarios. El sistema inteligente de Qonto empareja automáticamente los documentos cargados con las transacciones correspondientes, desde recibos de autónomos hasta facturas de proveedores. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos en tu contabilidad.

• La IA al servicio de la contabilidad: seguimiento y categorización del IVA
  Deja que la inteligencia artificial elimine la tediosa tarea que representa la preparación de impuestos. La IA de Qonto puede detectar y categorizar el IVA en tus recibos y facturas, haciendo que el pago de impuestos sea menos estresante y más preciso. Está programado para esta siempre alerta y trabajando las veinticuatro horas del día para mantener tus finanzas en orden.

En Qonto hemos perfeccionado nuestras herramientas de recopilación de documentos para hacerte la vida más fácil. Esto es lo que aportamos:

Olvídate de la introducción manual de datos. Qonto importa automáticamente las facturas de proveedores y clientes, integrándose a la perfección con los servicios que más utilizas, desde tiendas online (como Amazon Business) hasta software empresarial. Un sistema que no malgasta tu energía mental ni tu tiempo, garantizando que ninguna factura pase desapercibida.

Nuestra tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es como un mago de las finanzas, que transforma las imágenes de los documentos en datos utilizables. No se limita solo a leer; sino que comprende, categoriza y coteja las transacciones automáticamente. ¿Error humano? Con nosotros no.

¿Te preocupa la temporada de impuestos? Nuestro sistema detecta y clasifica el IVA automáticamente. Es como tener a un experto fiscal a tu disposición 24 horas al día, 7 días a la semana, para garantizar que siempre cumplas las normas y estés preparado.

Recibos digitales con valor probatorio, cero papeleo. Nuestros recibos digitales tienen la misma validez legal que los recibos en papel: olvídate de tener que archivar papeles a rebosar. No es solo una cuestión de espacio físico, sino también de tranquilidad.

Imagina un día típico como propietario de una pyme que utiliza la recopilación de documentos de Qonto. Empiezas la mañana con un café junto a tu equipo, aprovechando para sacar fotos rápidas de los recibos con tu smartphone. En unos instantes, esos recibos se suben, se categorizan y se vinculan a las transacciones de tu cuenta de Qonto. Tu contable te lo agradecerá cuando llegue el momento de revisar las cuentas.

Al llegar a la oficina, accedes al panel de control de Qonto desde tu ordenador y ves de un vistazo todas las transacciones recientes con los documentos adjuntos. ¿Necesitas encontrar una factura específica del mes pasado? Con nuestra función de búsqueda avanzada, localizar cualquier documento es cuestión de segundos, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo.

A lo largo del día, te das cuenta de lo bien que funciona la colaboración en equipo gracias a los accesos personalizados de Qonto. Tu equipo de ventas sube las facturas de los clientes sin complicaciones, mientras que el director de la oficina se encarga de las facturas de los proveedores, teniendo cada uno acceso solo a la información que necesita y manteniendo la confidencialidad de los datos sensibles. Esta personalización asegura una colaboración eficiente sin comprometer la seguridad.

Más tarde, cuando vas a una reunión con un cliente, necesitas verificar si han pagado su última factura. No hay problema: con la app móvil de Qonto, puedes consultar cualquier documento financiero que necesites desde tu teléfono. Esta capacidad de tomar decisiones informadas al momento no solo impresiona a tus clientes, sino que también demuestra la agilidad y preparación de tu empresa.

Desde el primer café de la mañana hasta las reuniones del final del día, la recopilación de documentos de Qonto se adapta perfectamente a tu rutina, transformando la manera en que gestionas las finanzas de tu negocio.

Sabemos que las operaciones de tu empresa se mueven y desarrollan dentro de un ecosistema. Por eso Qonto puede integrarse con diversas herramientas estratégicas:

¿Utilizas Xero, Zoho books u otras plataformas de contabilidad? Intégralas con Qonto para gestionarlo todo desde una única plataforma. Piensa en Qonto como un adaptador universal que conecta tus datos financieros con tus herramientas diarias.

Dale a tu contable un lugar virtual en el centro de control de tus finanzas. Compartir en tiempo real significa datos actualizados y menos intercambios de correos electrónicos con tu contable, que será más autónomo y podrá gestionar tus cuentas con mayor fluidez.

¿Por qué hacer malabarismos con varias aplicaciones bancarias cuando puedes tenerlo todo en un solo lugar? Nuestra funcionalidad de agregación de cuentas reúne todos tus datos financieros bajo un mismo techo. Visibilidad total, siempre al alcance de la mano.

Al aprovechar las herramientas de recopilación de documentos de Qonto junto con un gran ecosistema de integraciones, no sólo estás gestionando documentos: estás dominando todo tu flujo de trabajo financiero.

En esencia, todas nuestras integraciones y procesos de recopilación de documentos pretenden ofrecerte la capacidad de gestionar tu empresa de forma más inteligente y rápida que nunca.

Empezar a utilizar la gestión automatizada de documentos de Qonto es tan fácil como transformador. Hemos diseñado nuestro sistema para que sea intuitivo y completo, y se adapte a empresas de todos los tamaños y tipos.

Las importaciones automáticas son el núcleo de la plataforma Qonto. Con conexiones a más de cientos de proveedores y 13 populares herramientas de facturación de clientes, tus documentos empiezan a funcionar sin que tú muevas un dedo. Imagina despertarte y encontrar tu última factura de teléfono o la factura de tu cliente más importante ya en tu cuenta Qonto, clasificada y lista para procesar.

Entendemos que no todos los documentos proceden del mismo lugar. Por eso ofrecemos múltiples métodos de carga para adaptarnos a tu flujo de trabajo. Reenvía correos electrónicos directamente a tu cuenta de Qonto, conecta tu almacenamiento en la nube para una integración perfecta, o utiliza nuestra aplicación móvil para escanear documentos sobre la marcha. Es la flexibilidad que se adapta a tu negocio, no al revés.

En los momentos en los que tengas que hacer frente a un gran volumen de documentos, nuestra funcionalidad de carga masiva te salvará la vida. Carga cientos de documentos a la vez y observa cómo nuestro sistema los ordena y categoriza eficazmente. Es como tener a un consultor experto revisando tus documentos a la velocidad de la luz.

La implantación de una sólida recopilación de documentos crea un efecto dominó que afecta a todos los aspectos de su empresa.

La gestión centralizada se convierte en su nueva norma. Con todos los documentos financieros en un mismo lugar, dispondrá de una única fuente de información, lo que facilitará una comunicación más clara y una toma de decisiones más informada en toda la organización.

Una mayor precisión aporta un nuevo nivel de confianza a su gestión financiera. Con el procesamiento y la categorización automáticos, el riesgo de error humano cae en picado, proporcionando una base sólida para todas sus decisiones financieras. El ahorro de tiempo y costes suele ser enorme: ahora se libera el tiempo que antes se dedicaba a la introducción manual de datos y a la organización de documentos, lo que le permite reinvertir ese tiempo y dinero en el crecimiento de su negocio. Piense en todo lo que podría conseguir con horas extra a la semana dedicadas a la estrategia o a las relaciones con los clientes.

La recopilación de documentos también fomenta la independencia y la sinergia del equipo. La capacidad de compartir sin esfuerzo información financiera aprobada rompe los silos dentro de tu organización: con un acceso personalizado, tu equipo puede acceder al instante a los datos financieros relevantes a los que les des acceso, fomentando la colaboración y permitiendo que todos trabajen con eficacia.

La recopilación de documentos de Qonto está diseñada para transformar el funcionamiento de toda tu empresa, creando un entorno más eficaz, preciso y colaborativo en el que la gestión financiera se convierte en un activo estratégico en lugar de una carga administrativa.

En Qonto, nos comprometemos a evolucionar junto con las necesidades de tu empresa. Nuestra tecnología de recopilación de documentos mejora continuamente, con interesantes avances a la vista:

• Capacidades mejoradas de IA para una categorización y extracción de datos aún más precisas.
• Opciones de integración ampliadas con una mayor variedad de herramientas y plataformas empresariales.
• Funciones de análisis avanzadas para obtener información más detallada de los documentos financieros.

La opinión de nuestros clientes es fundamental en nuestro proceso de desarrollo. A través de encuestas periódicas a usuarios, programas de pruebas beta y canales de comunicación directa, nos aseguramos de que nuestras mejoras se adapten a tus necesidades reales. 

Este enfoque centrado en el usuario nos mantiene a la vanguardia de la innovación en tecnología financiera, garantizando que, a medida que tu negocio crece, nuestras herramientas crezcan contigo.

• La recopilación automatizada de documentos está diseñada para ahorrar tiempo, reducir errores y proporcionar información financiera valiosa.
• La solución de Qonto ofrece una integración perfecta, accesibilidad en tiempo real y potentes herramientas de organización.
• El efecto dominó de la gestión eficaz de documentos afecta a todos los aspectos de tu empresa, desde las operaciones diarias hasta la estrategia a largo plazo.
• Nuestra tecnología evoluciona continuamente, impulsada por los comentarios de los usuarios y las nuevas necesidades empresariales.

No dejes que el caos siga frenando tu negocio. Implementa la recopilación automatizada de documentos de Qonto. Regístrate para una prueba gratuita y comprueba cómo nuestras herramientas pueden agilizar tus operaciones, mejorar tu claridad financiera y potenciar el crecimiento de tu negocio.

Toma el control de tus documentos; toma el control del futuro de tu negocio.