Cierre anual de empresas: un dolor de cabeza para contables que se cura con tecnología

El cierre anual de una empresa ha sido, durante años, un proceso tedioso y lleno de dolores de cabeza para contables y departamentos financieros. De él dependen los resultados finales que presenta una corporación. Al mismo tiempo, y si está correctamente realizado, es una excelente fuente de información para la toma de decisiones estratégicas.

Pero el proceso requería horas y horas de trabajo semanal marcando movimientos, conciliando saldos bancarios, comprobando documentos justificativos de operaciones… Dolores de cabeza que han encontrado en la tecnología su aspirina.

El cierre anual es un proceso contable en el que empresas y autónomos verifican todos los registros del año en relación con sus operaciones.

Durante el cierre anual se comprueba que esas anotaciones son correctas, están debidamente justificadas y cuantifican adecuadamente tanto impuestos como cifras totales para el periodo dado.

Para la mayoría de las corporaciones la fecha final de cierre es el 31 de diciembre. Por lo que estamos en un momento muy «divertido» del año para contables, departamentos financieros y empresas en general. Que coincide, además, con la planificación de las partidas presupuestarias de cara al próximo año, aprobación de presupuestos, planes de acción…

Por ello, y tal y como veremos en este artículo, la tecnología juega un papel fundamental para acelerar este proceso y asegurar que sale adelante sin fallos y sin perder la cabeza. Con las herramientas oportunas no debería complicarse.

El principal objetivo es determinar cómo ha ido el año desde un punto de vista económico. Confirmar cuáles han sido los gastos e ingresos reales para evaluar los resultados económicos de la actividad.

También se trata de una excelente oportunidad para analizar gastos según finalidad, proveedor o cualquier otro parámetro. Así como para desgranar ingresos por tipo de cliente, servicio o bien. Información de relevancia que puede resultar determinante para la toma de decisiones estratégicas de cara al próximo año.

Por ejemplo, puede servir para identificar el aumento del gasto en electricidad, que podría aprovecharse de excusa para analizar otros proveedores. O bien la necesidad de implantar ciertas herramientas para evitar costes derivados del aumento de las exportaciones, por citar otro ejemplo que podría darse en una organización.

En segundo lugar, sirve para determinar posibles errores en los apuntes contables. Ciertas discrepancias pueden alertarnos de errores en la documentación, gastos no computados o facturas no cobradas, entre otras cuestiones.

Todos estos puntos marcarán el estado de salud de la organización o actividad profesional. De ahí que sea tan relevante. Ejecutarlo correctamente también nos protege frente a multas de Hacienda, al detectar errores de contabilidad que deben ser subsanados antes de un requerimiento por parte de la Agencia Tributaria.

Todas las empresas están obligadas a realizar sus cuentas anuales, derivadas del proceso de cierre contable, pasados tres meses tras cerrar el año, como máximo. En este caso, si una empresa finaliza su año fiscal el 31 de diciembre tendrá hasta el 31 de marzo para cerrar sus cuentas.

Otra regla importante para evitar sanciones, en el caso de las Sociedades, es que las cuentas deben ir firmadas por los Administradores. Que acompañarán, además, una declaración responsable en la que confirman que los datos presentados son fruto de un proceso que deriva en unas cuentas claras, reales y completas.

Las sanciones al incumplir estas normas van desde los 1200 hasta los 60 000 euros, dependiendo de la magnitud del error y la cantidad de dinero a la que afecte. Es importante recordar, además, que un autónomo no tiene obligación de presentar las cuentas anuales ante Hacienda. Aunque sí debería realizar su cierre anual, para verificar el estado de salud de su actividad.

Para realizar adecuadamente el cierre anual es necesario ejecutar una serie de procesos que nos llevarán a resultados fiables y reales.

Consiste en activar una serie de procesos y buenas prácticas para asegurar que se contará con toda la información en el momento en el que se necesite. Si, por ejemplo, se trata de una empresa con muchos gastos de viaje, será importante contar con las herramientas y sistemas oportunos para mantener actualizada toda la documentación que sirva para justificar cualquier gasto.

Todas las personas o departamentos que participen en un proceso de cierre deben tener asignadas una serie de responsabilidades y tareas sobre las que hacer seguimiento. El proceso gestiona enormes cantidades de información y tipo de operaciones. Por lo que establecer responsables y asegurar con ellos la ejecución de las acciones marcadas en la planificación general será clave.

Se trata de verificar que todos los movimientos registrados en la cuenta o cuentas bancarias de la empresa se corresponden con las anotaciones realizadas en los libros contables.

Por ejemplo, si hay un pago de 2750 € en la cuenta bancaria, este debe ir asociado a un documento de gasto (factura recibida) que certifique dicha inversión. Durante un proceso de conciliación bancaria se revisarán todos los movimientos realizados en el año, y se comprobará que están correctamente asociados a una factura (emitida o recibida).

Una acción que, como comentábamos, puede ayudar a detectar, por ejemplo, a clientes que no han abonado todas las facturas que les hemos emitido, generando desajustes de tesorería que conviene solventar.

Qonto incluye una serie de funcionalidades que van a facilitar el proceso de cierre anual.

Un proceso que comprueba de forma automática si los registros de la cuenta coinciden con los documentos que los generan.

Como imaginarás, el ahorro de tiempo es abismal entre los contables que utilicen un método automatizado y los que no. Por no hablar de la prevención de posibles errores que podrían alargar aún más el proceso o favorecer una ejecución errónea del mismo.

Sin la conciliación bancaria automática de Qonto el proceso, manual, sería el siguiente:

1. Entra en tu servicio de banca online.
2. Selecciona la cuenta o cuentas sobre las que quieres hacer seguimiento.
3. Descarga tu extracto bancario anual, en el que estarán anotadas todas las operaciones que han tenido lugar a lo largo del año.
4. Relaciona cada una de esas operaciones con su documento contable correspondiente. Si se trata de una salida de dinero para una nómina, así deberá quedar registrado y asociado al documento de nómina del empleado correspondiente. Y así con las facturas de gastos, las emitidas, etc.
5. Detecta qué movimientos no están conciliados.
6. Conecta estos movimientos con el posible error que los haya generado. Por ejemplo, que falte la factura de un gasto que lo justificaría.
7. Corrige errores, ajusta saldos, registra nuevos movimientos… lo que sea necesario para conciliar los saldos y que los registros coincidan, que es la finalidad de este proceso.

Qonto incluye un servicio de generación de facturas automáticas, que se crean en cualquier momento y desde cualquier lugar. Todos estos documentos quedarán centralizados en la plataforma, y pueden consultarse en cualquier instante. Los importes totales e impuestos se calculan automáticamente y sin errores.

Qonto permite generar y abonar esas facturas de forma electrónica y en segundos, mediante enlaces de pago. Lo que, a su vez, facilita un seguimiento automático de los pagos derivados de esas facturas emitidas.

La gestión contable de los gastos del equipo suele ser uno de los principales motivos de discrepancia en las cuentas anuales. Qonto asocia tarjetas Mastercard de los empleados con sus gastos y cuentas bancarias, facilitando este proceso y minimizando errores o falta de seguimiento sobre cualquier movimiento de gasto.

Es ideal sincronizar movimientos de otras plataformas de gestión contable para que todo esté bajo control. Además, se potencian los efectos positivos de la automatización, al incorporar más datos que faciliten otros procesos relacionados con la contabilidad empresarial.

Los contables y departamentos financieros de hace diez años hubieran soñado con las soluciones tecnológicas disponibles hoy día para ejecutar las tareas relacionadas con el cierre anual.

No solo por el enorme ahorro de tiempo en algunas acciones clave, sino también por el notable aumento de seguridad, al reducir drásticamente errores manuales.