Optimiza tu conciliación de facturas

En un marco empresarial, la conciliación de facturas se refiere a un proceso contable que implica comprobar que las facturas recibidas de los proveedores se corresponden con las órdenes de compra, extractos bancarios o albaranes de entrega.

Esta operación de comprobación tiene como objetivo garantizar que las facturas sean:

1. Precisas en todos los importes incluidos.
2. Completas en todos los datos requeridos.
3. Conformes con la legislación vigente y las condiciones previamente acordadas con los clientes o proveedores.

Además, la conciliación de facturas hace posible que una empresa pueda identificar posibles discrepancias, errores u omisiones entre las facturas recibidas y otros documentos (órdenes de compra, albaranes, etc.). Estas discrepancias se pueden encontrar en diferentes puntos de las facturas:

1. Cantidades de mercancías.
2. Precios.
3. Impuestos.
4. Descuentos aplicados.
5. Condiciones de pago.

Automatizar la conciliación de facturas es fundamental a la hora de optimizar la contabilidad de una empresa. A continuación listamos algunos de los beneficios de utilizar software para mejorar este proceso.

1. Reducir el riesgo de errores y fraude. Conciliar facturas es una tarea tediosa que requiere mucho tiempo. Por tanto, automatizar este trabajo es una solución para limitar el riesgo de posibles errores humanos.

Además, la automatización de la conciliación de facturas permite a las empresas:

• Detectar errores en los detalles de las facturas más rápidamente, desde un número de factura erróneo a una discrepancia en la cantidad de mercancías facturadas.
• Identificar cualquier discrepancia entre una orden de compra y una factura de proveedor.

2. Asegurar el proceso de pedido. Automatizar la conciliación de facturas permite a la empresa garantizar que se cumplen todos los requisitos del ciclo de compra y pago. De hecho, el pago solo se produce una vez asociada la factura del cliente a los documentos correspondientes.

Desde la compra hasta el pago, la empresa se asegura de haber recibido el pedido antes de pagar la factura y de que el producto entregado sea el que consta en el formulario de pedido.

3. Reducir los costos de gestión de facturas. La automatización de la conciliación de facturas con sus correspondientes documentos contables (órdenes de compra, extractos bancarios o albaranes de entrega) permite a una empresa reducir en casi un 80% el tiempo asignado a esta tarea contable.

Por lo tanto, utilizar una herramienta diseñada específicamente para este tipo de conciliación ayuda a realizar ahorros importantes tanto en la gestión de tus facturas como en el área de contabilidad.

4. Ganar tiempo. Administrar manualmente la conciliación de facturas es una tarea que requiere mucho tiempo y energía por parte del departamento de contabilidad a pesar de que, en definitiva, aporta un escaso valor para el negocio.

El uso de un software especializado para automatizar la conciliación de facturas libera a los empleados de este tipo de desgaste. De esta manera, pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido.

5. Mejorar la relación con los socios comerciales. Con una conciliación de facturas fluida y eficiente, se reduce el riesgo de errores y se brinda una mayor transparencia a los proveedores.

Además, la empresa evitará los típicos retrasos en los pagos que pueden derivarse del rechazo de una factura o de los errores en el proceso de facturación. Como resultado, la relaciones entre cliente y proveedor mejora considerablemente.

El albarán de entrega es un documento que acredita la recepción de una mercancía o la realización de un servicio. Sin embargo, el albarán de entrega no es indicador de que el proveedor haya recibido el pago por esa misma mercancía o servicio. Además, un albarán de entrega sin firmar por el cliente no tiene valor legal.

En cuanto a la factura, se refiere a un documento en el que se solicita al cliente el pago del servicio. Además de ser un documento contable, la factura tiene valor legal. Es necesario tener en cuenta que la información obligatoria en una factura puede diferir de la que figure en un albarán de entrega.

La conciliación forma parte de un proceso contable mucho más amplio en el que una factura queda registrada en el libro contable de una empresa. El registro de una factura en el libro de contabilidad requiere el cumplimiento de un procedimiento específico:

• Verificación de los datos de facturación, entre los que destacan los datos de la empresa o el importe a pagar.
• Asignación de la factura a las cuentas de gastos correspondientes.
• Conciliación de la factura con los documentos comerciales pertinentes, ya sea un extracto bancario, una orden de compra o un albarán.
• Validación de la factura y preparación del pago.
• Activación del pago al vencimiento de la factura.

Ya has creado una factura pero, al revisarla, te das cuenta de que contiene errores u omisiones. ¡No entres en pánico! Tienes diferentes posibilidades a la hora de rectificarla.

1. Modificar una factura no enviada. Si estás de suerte y todavía no has enviado la factura a tu cliente, tienes total libertad para reeditarla y así corregir cualquier error. Puedes cambiar el precio de cada unidad o la cantidad de mercancías, por ejemplo, o cualquier otra información que contenga errores.

2. Emitir una factura rectificativa. Si ya enviaste la factura al cliente, deberás emitir una factura rectificativa. De hecho, la ley prohíbe modificar o eliminar una factura una vez que haya sido enviada por una parte y recibida por la otra. Debes tener en cuenta que solo se puede emitir una factura rectificativa, sin embargo, si el cliente todavía no ha pagado el importe pertinente.

3. Creación de una nota de crédito. Una vez se ha recibido el pago del cliente, ya no es posible emitir una factura rectificativa. Así que la única solución para corregir posibles errores es emitir una nota de crédito.

En este caso, el importe de esta factura siempre será negativo y se ofrecerán dos opciones para rectificarla:

1. Realizar un pago al cliente para reembolsarle el sobrepago.
2. Deducir el importe de una factura futura.

La conciliación bancaria es uno de los trabajos más importantes que se realizan durante el cierre contable del ejercicio fiscal de una empresa. Es un informe que en el que se concilian las transacciones que aparecen en el extracto bancario de la cuenta corriente con los movimientos financieros registrados en los libros de contabilidad.

La conciliación bancaria tiene varios beneficios para una negocio:

1. Garantiza la fiabilidad de la contabilidad.
2. Detecta cargos bancarios inesperados.
3. Identifica posibles anomalías o errores contables.
4. Identifica discrepancias entre débitos y créditos para optimizar la gestión del efectivo.