Automatiza y optimiza la facturación a tus clientes

En España, la facturación electrónica se encuentra regulada por el Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre. Esta ley define las pautas y requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas para ser legalmente válidas dentro del sistema fiscal español.

La aprobación de este decreto confirmó la facturación electrónica como una alternativa legal a las facturas de papel. También reguló todo un conjunto de elementos de la factura electrónica a tener en cuenta:

• Formato electrónico. Las facturas electrónicas deben ser emitidas y almacenadas en un formato digital que cumpla los requisitos técnicos definidos por la Agencia Tributaria con al intención de garantizar la integridad y autenticidad de estos documentos.
• Firma electrónica. La autenticidad de la factura electrónica debe estar avalada por una firma electrónica avanzada o un certificado electrónico reconocido por la autoridad que competa. Esta es una forma de garantizar que el documento no ha sido modificado de forma posterior a su emisión.
• Contenido obligatorio. Una factura electrónica debe incluir toda una serie de información esencial: datos fiscales de emisor y receptor, número de factura único, fecha de emisión, descripción de los bienes o servicios facturados, importe total, impuestos e importe final con los impuestos añadidos.
• Conservación. Todas las facturas electrónicas se deben conservar en formato digital durante un tiempo concreto, normalmente seis año. Este es el tiempo en el que la Agencia Tributaria puede solicitar una inspección para realizar comprobaciones sobre posibles irregularidades en la facturación.
• Obligaciones para proveedores y clientes. Tanto los proveedores como los clientes también han de cumplir ciertas obligaciones en lo concerniente a la facturación electrónica. Los proveedores, por ejemplo, deben enviar las facturas en el forma y plazo acordados. Y los clientes, por su parte, deben aceptar y conservar esas facturas en formato digital.

En septiembre de 2022 se aprobó la “Ley Crea y Crece”, que sienta las bases para establecer la facturación electrónica como esll sistema obligatorio para las relaciones comerciales ente empresas y autónomos en España. Esta iniciativa establece un marco perfecto para procesar pagos con más agilidad y mayor control, además de reducir la morosidad e incentivar el crecimiento de las empresas.

El futuro de la facturación pasa por un marco legal que priorice lo digital. Pero las ventajas de implantar la facturación electrónica a día de hoy son múltiples.

1. Ahorro de tiempo en la gestión de las facturas a los clientes. Recibir una factura, pagarla, procesar los documentos… Este proceso puede llevar mucho tiempo y, en el ámbito empresarial, perder tiempo significa perder dinero. Con la implementación de la factura electrónica, una empresa agiliza todo este proceso de administración y hace posible que exista un rápido retorno de la inversión.

Además de simplificar la gestión empresarial, una solución online de digitalización de la facturación puede mejorar y fortalecer la relación con los clientes. Qonto incluye una potente herramienta para centralizar y digitalizar tus facturas a clientes. Una única e intuitiva interfaz te permite:

• Digitalizar una factura a partir de una simple fotografía.
• Detectar automáticamente tanto el IVA como los datos de tus clientes.
• Preparar pagos con una funcionalidad que detecta datos esenciales como el IBAN, al fecha de vencimiento de la factura o el importe total.
• Control en tiempo real de las facturas pendientes.

2. Cumplimiento de la ley. Tarde o temprano, la factura electrónica será una obligación legal. Pero, incluso a día de hoy, apostar por este formato digital implica múltiples beneficios:

• Gestión en tiempo real y desde cualquier dispositivo.
• Procesos actualizados automáticamente.
• Software en constante renovación y mejora.
• Reducción del uso de papel y del impacto de una empresa sobre el planeta.

3. Reducción del riesgo de fraude. La lucha contra el fraude fiscal es una de las principales motivaciones del gobierno a la hora de regular y legalizar la facturación electrónica. Este tipo de documento digital limita los pagos fraudulentos que pueden afectar a las empresas.

Qonto ofrece una herramienta para centralizar tus facturas y para estructurar tu equipo de forma más eficiente. Lo único que tienes que hacer es:

• Supervisar las autorizaciones de facturas.
• Establecer un circuito de validación.

4. Facilitar el trabajo de tu contable. La gestión de facturas de clientes es una tarea contable que consume mucho tiempo y que deja demasiado espacio para el error humano. La facturación electrónica reduce la necesidad de trabajo manual, lo que implica también una disminución de la posibilidad de error humano.

Gracias a la digitalización de las facturas, los trabajadores de una empresa pueden centrarse en otras tareas como:

• Implementar un proceso de transformación digital.
• Realizar un seguimiento de anomalías.
• Analizar en profundidad los gastos mediante estadísticas e informes.

¿Quieres abandonar ya las facturas en papel antes de que la facturación electrónica se convierta en una obligación legal? Para garantizar una transición sencilla y sin problemas, a continuación tienes cinco consejos que te ayudarán a implementar tu proyecto de digitalización:1. Comprueba que tus facturas cumplen con los requisitos de tus clientes y con la legislación vigente (información obligatoria en cada factura, formato electrónico y método de transmisión).2. Elige un método de firma electrónica compatible con el software de contabilidad de tus clientes.3. Implementa un software de digitalización de facturas que tenga reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para facilitar la recopilación y el procesamiento de datos.4. Realiza una prueba en el contexto de una transacción específica antes de implementar definitivamente este proceso de automatización de facturas de proveedores.5. Crea un protocolo de intercambio con tus clientes comerciales comercial, como la creación de un portal de proveedores o el diseño de áreas dedicadas a los clientes.

A la hora de decidir cuál es el mejor software para pasar de las facturas en papel a las digitales, una empresa debe asegurarse de que la herramienta elegida se ajusta a sus necesidades y es capaz de realizar todas las tareas imprescindibles.

En Qonto cumplimos con todos los requerimientos exigidos por la regulación española. A continuación tienes algunas de las funciones que deberías pedir a tu software de facturación.

1. Recopilación y procesamiento de datos de facturas a clientes. Tu herramienta de facturación debe incluir una opción para extraer los datos de las facturas y descifrarlos usando la inteligencia artificial. También tiene que transmitir la información a tu ERP o software contable para así realizar asientos contables de forma automáticas.

2. Configurar un proceso de validación. Para digitalizar tu facturación con éxito, deberás elegir una herramienta que te permita configurar de forma precisa tu proceso de administración y validación de facturas. En primer lugar, el software debe permitir la configuración de perfiles de usuario con diferentes accesos y permisos. De esta forma, podrás designar a un responsable para la validación de facturas de clientes.

También es importante contar con funciones como las notificaciones que te avisen del recibimiento de una nueva factura. Y un sistema de etiquetas para categorizar a los clientes y así establecer reglas específicas de gestión puede ser de gran ayuda.

3. Almacenar digitalmente las facturas. Cada factura recibida o emitida debe conservarse entre 6 y 10 años desde el final del ejercicio fiscal en el que fue emitida. En el caso de una auditoría por parte de la Agencia Tributaria, tu empresa debe tener la posibilidad de acceder a los documentos justificativos de forma rápida y eficiente.

Tu software de facturación electrónica, por lo tanto, te ayudará en tareas como:

• Búsqueda rápida de documentos.
• Eliminación de los originales en papel.
• Reducción del espacio de almacenamiento físico necesario.

La herramienta de facturación de Qonto no solo incluye todas estas funciones, sino que añade muchas otras que ta ayudarán a optimizar tu gestión empresarial:

• Métodos de pago adaptados a tu actividad profesional.
• Gestión de viajes de empresa.
• Paneles de control personalizables.
• Conexión con más de 80 softwares de contabilidad.

La activación de un proceso de autorización de gestión de facturas de clientes permite al gestor realizar todo un conjunto de operaciones como las que siguen:

• Descargar facturas.
• Ver, descargar y eliminar cualquier factura de la empresa.
• Modificar los datos de una factura ya descargada, como datos de proveedores o IBAN.
• Pagar las cuentas pendientes.
• Marcar las facturas como pagadas y conciliarlas con la transacción bancaria correspondiente.
• Solicitar pagos.

¿Eres usuario de Qonto y quieres activar la autorización para la gestión de facturas de clientes? A continuación tienes todos los pasos que debes seguir:

1. En el menú, haz clic sobre «Gastos del equipo» y luego en «Miembros».

2. Selecciona el administrador al que deseas aplicar este permiso y luego haz clic en el ícono de lápiz en el lado derecho en «Autorizaciones de gastos».

3. Habilita el permiso «Descargar y configurar facturas de proveedores» para permitirles contribuir y editar facturas de clientes y solicitar sus pagos.

4. Activa la autorización «Realizar y validar transferencias y reembolsar informes de gastos» para permitirles pagar facturas de proveedores directamente. Ten en cuenta que, si estableces límites de transferencia, si una transferencia supera ese límite deberá ser aprobadas por el Titular, los Administradores o los Gerentes.

5. Haz clic en «Confirmar» para aplicar estos permisos.

Ten en cuenta que puedes limitar el permiso a un solo equipo. Para ello, selecciona el equipo en cuestión en lugar de «Toda la empresa» en el paso 2.