Anticipez le paiement de vos fournisseurs

À ce jour, plusieurs formats sont acceptés par les entreprises pour les factures fournisseurs :

✓ factures papier, que l’entreprise peut numériser pour les stocker au format PDF ;
✓ factures dématérialisées de type EDI (Échange de Données Informatisées) ;
✓ factures sécurisées selon le principe RGS (Référentiel Général de Sécurité).

En vertu de l’article A102 B-1 du Livre des procédures fiscales, la dématérialisation des documents commerciaux (comme les contrats ou les factures fournisseurs) est autorisée par la loi sous réserve que la copie soit intégralement conforme à l’originale.

Toutefois, les choses vont encore évoluer à partir du 1er juillet 2024 avec la généralisation de la facture électronique (ou e-invoicing) pour les opérations entre professionnels. En effet, les fournisseurs auront l’obligation de transmettre des factures au format électronique à leurs clients.

Cette obligation s’appliquera aux achats de marchandises et aux prestations de services à compter du :

✓ 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
✓ 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
✓ 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises.

Par conséquent, la dématérialisation des factures fournisseurs deviendra la norme pour tous les échanges commerciaux entre professionnels après le 1er janvier 2026.

Sans attendre l’obligation de passer à la facture électronique, la numérisation des factures fournisseurs présente plusieurs atouts pour les entreprises. Zoom sur les 4 principaux avantages.

1. Gagner du temps pour la gestion de ses factures fournisseurs

Entre sa réception et le paiement de la facture, le traitement des factures fournisseurs prend du temps et vous coûte de l’argent.

Avec la mise en place d’un projet de dématérialisation, vous fluidifiez le processus de gestion des factures papier au sein de votre entreprise. Ce qui permet d’obtenir un retour sur investissement rapide.

Qonto vous apporte une solution efficace pour la centralisation et la dématérialisation de vos factures fournisseurs au sein d’une interface claire :

✓ digitalisation de la facture sur base d’une simple photo ;
✓ détection automatique de la TVA et des données relatives à vos fournisseurs ;
✓ préparation des paiements à l’aide de notre outil intelligent qui détecte les données essentielles (IBAN, date d’échéance ainsi que le montant) ;
✓ accès en temps réel aux factures en attente d’une action de votre part.

En plus de faciliter la gestion de votre entreprise, s’appuyer sur une solution de digitalisation des factures renforce les relations avec fournisseurs.

2. Se mettre en conformité avec la loi dès aujourd’hui

Comme évoqué précédemment, la facture électronique obligatoire rentrera en vigueur à partir du 1er juillet 2024 pour les factures émises par vos fournisseurs.

Passer dès aujourd’hui à la dématérialisation présente de multiples avantages :

✓ prendre vos marques ;
✓ mettre à jour vos process ;
✓ vous assurer que votre logiciel est adapté ;
✓ passer au zéro papier et ainsi réduire votre impact sur la planète.

3. Réduire le risque de fraudes

La lutte contre la fraude à la TVA constitue l’une des principales motivations du gouvernement pour l’entrée en vigueur de nouvelles réglementations sur la facturation électronique.

De plus, les factures électroniques limitent les tentatives de fraude au paiement qui frappent régulièrement les entreprises.

Avec Qonto, vous disposez d’un outil de centralisation de vos factures qui se transforme en un véritable allié pour structurer plus efficacement votre équipe :

✓ encadrement des autorisations d’accès ;
✓ mise en place d’un circuit de validation.

4. Faciliter la tâche de son comptable

L’encodage des factures fournisseurs est une tâche chronophage à faible valeur ajoutée. Avec l’avènement de la facture électronique, le travail de saisie va progressivement disparaître et le risque d’erreurs va diminuer.

Grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs, votre service de comptabilité fournisseur se concentre sur des missions cruciales, telles que :

✓ mise en place du processus de transformation digitale ;
✓ surveillance des anomalies ;
✓ analyse approfondie des coûts et des dépenses dans des tableaux de bord.

Convaincu par les atouts de la facture dématérialisée, vous souhaitez abandonner les factures papier sans attendre 2024 ? Pour assurer une transition sans accrocs, appuyez-vous sur ces 5 conseils pour construire votre projet de dématérialisation :

1.      Vérifiez que vos factures sont conformes aux exigences de votre client et à la législation (mentions obligatoires, format et mode de transmission).

2.      Optez pour une signature électronique compatible avec le logiciel comptable de votre client.

3.      Choisissez une solution de dématérialisation des factures qui dispose de la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour faciliter la collecte et le traitement des données.

4.      Effectuez un test dans le cadre d’une transaction spécifique avant de généraliser la mise en place de ce processus d’automatisation des factures fournisseurs.

5.      Convenez d’un protocole d’échange avec votre partenaire commercial, comme la création d’un portail fournisseurs ou la conception d’espaces clients dédiés.

Pour déterminer quel est le meilleur logiciel pour passer des factures papier à la dématérialisation des factures fournisseurs, les entreprises doivent s’assurer que l’outil est en mesure de réaliser l’ensemble des opérations majeures.

Récupération et traitement des données des factures fournisseurs

À l’exception des factures EDI, votre solution de dématérialisation des factures doit être en mesure d’extraire les données puis de les déchiffrer à l’aide de l’intelligence artificielle. Puis, il transmet les informations à votre ERP ou à votre logiciel de comptabilité pour saisir les écritures comptables automatiquement.

Mise en place d’un processus de validation

Pour mener à bien votre projet de dématérialisation, vous devez sélectionner une solution qui vous permet de paramétrer avec précision votre processus de gestion et de validation des factures.

Tout d’abord, le logiciel doit permettre de déterminer les utilisateurs qui peuvent valider les factures fournisseurs ainsi que le mode opératoire. Par exemple, l’envoi d’un e-mail dès réception d’un nouveau document numérique.

Ensuite, prenez en compte la possibilité de classer vos différents partenaires commerciaux par catégories pour fixer des règles de gestion spécifiques. Ainsi, vous définissez des processus propres à chaque cas.

Archivage des factures fournisseurs

Chaque facture reçue ou émise doit être conservée pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. En cas de contrôle de l’administration fiscale, vous devez pouvoir disposer rapidement de ces pièces justificatives.

Par conséquent, votre solution de dématérialisation des factures doit impérativement vous proposer un système d’archivage à valeur probante. Ainsi, vous pouvez :

✓ retrouver facilement chaque document ;
✓ vous débarrasser des originaux papier ;
✓ réduire votre espace de stockage nécessaire.

En plus de réunir toutes ces caractéristiques, Qonto offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion de votre entreprise au quotidien. Par exemple :

✓ moyens de paiement adaptés à votre activité ;
✓ gestion des déplacements professionnels ;
✓ tableaux de bord personnalisables ;
✓ connexion à plus de 80 logiciels de comptabilité.