Automatisez la gestion des factures fournisseurs

1. factures papier, que l’entreprise peut numériser pour les stocker au format PDF ;
2. factures dématérialisées de type EDI (Échange de Données Informatisées) ;
3. factures sécurisées selon le principe RGS (Référentiel Général de Sécurité).
   
   

Toutefois, les choses vont encore évoluer à partir du 1er juillet 2024 avec la généralisation de la facture électronique (ou e-invoicing) pour les opérations entre professionnels. En effet, les fournisseurs auront l’obligation de transmettre des factures au format électronique à leurs clients.

Cette obligation s’appliquera aux achats de marchandises et aux prestations de services à compter du :

1. 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
2. 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
3. 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises.

Par conséquent, la dématérialisation des factures fournisseurs deviendra la norme pour tous les échanges commerciaux entre professionnels après le 1er janvier 2026.

Notez que l'outil de Qonto sera compatible avec la facturation électronique dès 2024.

1. digitalisation de la facture sur base d’une simple photo ;
2. détection automatique de la TVA et des données relatives à vos fournisseurs ;
3. préparation des paiements à l’aide de notre outil intelligent qui détecte les données essentielles (IBAN, date d’échéance ainsi que le montant) ;
4. accès en temps réel aux factures en attente d’une action de votre part.

1. prendre vos marques ;
2. mettre à jour vos process ;
3. vous assurer que votre logiciel est adapté ;
4. passer au zéro papier et ainsi réduire votre impact sur la planète.

1. encadrement des autorisations d’accès ;
2. mise en place d’un circuit de validation.

1. mise en place du processus de transformation digitale ;
2. surveillance des anomalies ;
3. analyse approfondie des coûts et des dépenses dans des tableaux de bord.

Convaincu par les atouts de la facture dématérialisée, vous souhaitez abandonner les factures papier sans attendre 2024 ? Pour assurer une transition sans accrocs, appuyez-vous sur ces 5 conseils pour construire votre projet de dématérialisation :

1.      Vérifiez que vos factures sont conformes aux exigences de votre client et à la législation (mentions obligatoires, format et mode de transmission).

2.      Optez pour une signature électronique compatible avec le logiciel comptable de votre client.

3.      Choisissez une solution de dématérialisation des factures qui dispose de la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour faciliter la collecte et le traitement des données.

4.      Effectuez un test dans le cadre d’une transaction spécifique avant de généraliser la mise en place de ce processus d’automatisation des factures fournisseurs.

5.      Convenez d’un protocole d’échange avec votre partenaire commercial, comme la création d’un portail fournisseurs ou la conception d’espaces clients dédiés.

1. retrouver facilement chaque document ;
2. vous débarrasser des originaux papier ;
3. réduire votre espace de stockage nécessaire.

1. moyens de paiement adaptés à votre activité ;
2. gestion des déplacements professionnels ;
3. tableaux de bord personnalisables ;
4. connexion à plus de 80 logiciels de comptabilité.

L'activation de l'autorisation de gestion des factures fournisseurs permet au manager de réaliser les opérations suivantes :

• télécharger des factures ;
• consulter, télécharger et supprimer l'ensemble des factures de l'entreprise ;
• modifier les informations d'une facture déjà téléchargée, comme les données fournisseurs ou l'IBAN ;
• payer les factures ;
• marquer les factures comme payées et les réconcilier avec la transaction bancaire correspondante ;
• solliciter le paiement s'il ne dispose pas des droits nécessaires.
  
  

Voici la marche à suivre pour activer l'autorisation de gestion des factures fournisseurs :

1. Dans le menu, cliquez sur Dépenses des équipes puis Membres

2. Sélectionnez le Manager auquel vous souhaitez appliquer cette permission puis cliquez sur l'icône du crayon sur le côté droit dans les Autorisations de dépenses. 

3. Activez l'autorisation "Télécharger et configurer les factures fournisseurs" pour leur permettre de contribuer et de modifier les factures fournisseurs, et de demander leurs paiements.

4. Activez l'autorisation "Faire et valider des virements, et rembourser les notes de frais" pour leur permettre de payer directement les factures fournisseurs. Notez que si vous fixez des limites de virement, au-delà de ces limites, les virements devront être approuvés par le Titulaire, les Admins ou les Managers.

5. Cliquez sur Confirmer pour appliquer ces autorisations.

Notez que vous pouvez limiter l'autorisation à une seule équipe. Pour ce faire sélectionnez l'équipe en question au lieu de "Toute l'entreprise" lors de l'étape 2.