L’océrisation, qu’est-ce que c’est ?

De nombreuses entreprises retranscrivent à la main les données contenues sur leurs factures ou leurs notes de frais dans leur logiciel comptable. Pourtant, il existe une solution sécurisée qui réduit considérablement le temps passé sur ces tâches peu valorisantes : l’océrisation. Découvrez comment la reconnaissance optique des caractères peut alléger votre quotidien professionnel.

L’océrisation est une technique qui tire son nom de l’optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français.

L’océrisation désigne le fait d’extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification. Elle permet de récupérer les données contenues sur plusieurs pages automatiquement, sans avoir à les saisir manuellement.

Intégrée à certains logiciels, l’océrisation permet de retranscrire une image en texte au sein d’un fichier grâce à un scan. Le logiciel OCR recherche et déchiffre les caractères de l’image avec précision.

Il les transforme ensuite en textes et les stocke sous la forme de données, généralement au format XML.

Enfin, il enregistre les fichiers dans un format permettant d’éditer du texte, en conservant la mise en forme du document originel.

Le document à scanner peut être :

• une page imprimée ;
• une image numérique ou une capture d’écran au format svg, jpeg, heic, etc. ;
• un document écrit à la main.

C’est par exemple la fonctionnalité OCR qui permet de convertir un fichier PDF dans une version Word pour le retravailler à volonté.

La technologie OCR est utilisée dans de nombreux domaines professionnels comme la finance et la comptabilité. Elle permet notamment de dématérialiser des factures, de numériser des notes de frais ou d’archiver des données.

L’océrisation fonctionne comme un scanner. Elle est utilisée pour inspecter un document (image ou texte) et identifier chaque information contenue afin d’en exploiter les données.

Sur le plan technique, l’océrisation se déroule en plusieurs étapes :

• la qualité de l’image est améliorée pour que le logiciel OCR puisse fonctionner. Elle peut être redressée, recadrée et rognée. Le niveau de luminosité et le contraste peuvent aussi être ajustés ;
• les caractères contenus dans l’image sont inspectés pixel par pixel, analysés avec précision et isolés ;
• le logiciel OCR reconnaît chaque caractère identifié comme étant une lettre, un chiffre ou un symbole grâce à des méthodes variées ;
• un texte est généré au format souhaité et disponible pour une éventuelle réédition.

Prenons un exemple plus concret. Si vous souhaitez océriser la version papier d’une facture pour l'enregistrer en comptabilité, vous devez en faire une photo avec votre téléphone pour la transmettre au logiciel OCR utilisé.

Ce dernier analyse l’ensemble des lignes et des caractères contenus dans votre document. Toutes les données sont numérisées et traitées par le logiciel qui transforme l’image dans une nouvelle version. Ce nouveau format est alors exploitable dans un traitement de texte.

L’océrisation des documents est l’une des méthodes qui ont beaucoup facilité le quotidien des professionnels, notamment dans le domaine de la comptabilité. En effet, la retranscription des écritures comptables constitue un enjeu majeur pour la profession.

L’opération est minutieuse et il faut éviter les erreurs (inversion de chiffres, enregistrement en doublon d’un même montant, etc.). L’OCR offre d’excellents résultats en réduisant, voire annulant, le risque d’erreurs, tout en améliorant la productivité des collaborateurs.

La saisie des données étant une tâche chronophage, l’océrisation permet de gagner un temps considérable. Avec la reconnaissance optique des caractères, les professionnels peuvent extraire les données facilement, les transférer et mieux gérer les pièces comptables.

Les informations sont automatiquement ajoutées aux champs correspondants, permettant ainsi aux professionnels de se concentrer sur un projet à plus forte valeur ajoutée.

L’océrisation permet de scanner les documents et de traiter les données qu’ils contiennent de manière sécurisée.

Cette méthode permet d’éliminer la version papier des documents des entreprises (factures fournisseurs, notes de frais, etc.) en les numérisant. Ils sont stockés en ligne, réduisant ainsi l’espace consacré au stockage papier.

Au quotidien, plusieurs logiciels dotés de la technologie OCR peuvent être utilisés, comme :

• PDFelement qui analyse les caractères et retranscrit les documents qui lui sont soumis dans différentes langues ;
• Simple OCR, un outil gratuit qui convertit les documents scannés au format TXT ou RTF au format Word ;
• i2OCR, un outil en ligne qui prend en charge les principaux formats d’images (jpeg, png, svg, etc.) et les convertit dans une version compatible avec Adobe PDF ;
• Tesseract OCR, un outil Open Source créé par des ingénieurs à la fin des années 80.

Il existe aussi des logiciels spécialisés dans la gestion des notes de frais qui sont équipés de la technologie OCR. Ces logiciels permettent de dématérialiser les justificatifs fournis par les collaborateurs souhaitant obtenir le remboursement de leurs frais professionnels.

La gestion de ces dépenses peut prendre un temps considérable. L’océrisation fait partie des méthodes à utiliser pour mieux gérer les notes de frais. Intégrée à un logiciel dédié, la reconnaissance optique des caractères permet de remonter automatiquement des informations comme :

• la langue utilisée ;
• le nom du collaborateur concerné ;
• la nature de l’opération ;
• la date à laquelle a été faite la dépense ;
• le montant de la dépense professionnelle ;
• le taux de TVA.

Le fonctionnement des logiciels OCR est très simple. Il suffit de prendre en photo le justificatif concerné pour que l’outil puisse traiter les données contenues dans l’image. La saisie des frais en comptabilité est automatisée. Il n’y a qu’à opérer un contrôle pour s’assurer que les informations intégrées sont justes.

L’essentiel est de choisir un logiciel de notes de frais qui soit équipé de la technologie OCR et qui réponde à vos besoins. Il doit permettre :

• la remontée de tous types de frais professionnels, comme les frais de repas et les frais kilométriques ;
• l’intégration des barèmes de l’URSSAF ;
• l’archivage à valeur probante ;
• la mise en place d’un process de validation des notes de frais ;
• un accès facilité à une version de l’outil pour les collaborateurs.

Qonto est doté de la technologie OCR. La reconnaissance optique de caractères permet d’extraire automatiquement les données contenues dans vos factures fournisseurs et dans vos justificatifs.

Qonto vous permet aussi d’associer vos factures aux transactions existantes sur votre compte professionnel.

Doté de la technologie OCR, l’outil détecte toutes les informations comptables importantes. Qonto peut aussi être connecté à votre logiciel comptable et permet la certification à valeur probante de vos justificatifs. Bien qu’ils soient numérisés au format PDF, ces justificatifs ont ainsi la même valeur juridique que les documents conservés en version papier.

Grâce à ses multiples fonctionnalités, Qonto vous fait gagner un temps précieux. Essayez notre solution dès à présent et simplifiez votre gestion comptable au quotidien.