État de rapprochement bancaire : ce qu’il faut savoir

Le rapprochement bancaire permet de suivre sa trésorerie avec précision, de détecter des erreurs de saisie comptable et de faciliter la gestion des relances clients. Découvrez ce qu’est un état de rapprochement bancaire avec Qonto et comment le mettre en place au sein de votre comptabilité.

Le rapprochement bancaire consiste à comparer les relevés bancaires et le compte 512 « Banque » d'une entreprise sur une période donnée. Les soldes de ces deux comptes doivent être en équilibre.

L’objectif du rapprochement bancaire ? Garantir la cohérence de toutes les opérations et la fiabilité de la comptabilité. En effet, il permet aux équipes financières de repérer d'éventuelles divergences entre les écritures bancaires.

L'état de rapprochement bancaire est le document de contrôle qui matérialise ce processus. Il permet de rectifier toute anomalie en mettant à jour les écritures, tout en suivant de près la trésorerie de l'entreprise.

L'état de rapprochement bancaire n'est pas obligatoire, mais il est vivement recommandé en tant qu'outil de contrôle. Il revêt un intérêt majeur pour détecter d'éventuelles erreurs de saisie comptable, notamment lorsque les montants des deux soldes ne correspondent pas.

Effectuer régulièrement un rapprochement bancaire permet de suivre précisément la trésorerie de l'entreprise. Il offre une vision claire des paiements en attente et des dépenses non débitées. Un avantage pour déterminer le moment idéal pour envoyer une relance pour facture impayée, par exemple.

Enfin, la mise en œuvre régulière d'un état de rapprochement bancaire permet aux équipes financières de gagner du temps au moment d’établir le bilan comptable. En effet, retracer et vérifier les opérations bancaires sur une année entière est une tâche complexe et fastidieuse.

Idéalement, un état de rapprochement bancaire doit être réalisé à la fin de chaque mois pour :

• garantir l'équilibre de la trésorerie ;
• consacrer le temps nécessaire aux relances clients ;
• obtenir des paiements rapides si besoin.

Cependant, établir un état de rapprochement bancaire deux à trois fois par an peut être suffisant pour les petites et moyennes entreprises. Tout dépend de la nature de votre activité et de ses spécificités.

L’expression « réconciliation bancaire » est un synonyme utilisé pour désigner le « rapprochement bancaire ». Ces deux termes ont la même signification.

Dans les deux cas, il s’agit du processus comptable qui consiste à vérifier la concordance entre les relevés de comptes bancaires et le compte 512 « Banque » d'une entreprise.

La première étape consiste à rassembler l'ensemble des documents nécessaires pour préparer l’état de rapprochement bancaire. C’est important pour gagner du temps dans la poursuite du processus.

Voici quelques exemples de documents à rassembler :

• les relevés de comptes couvrant la période étudiée ;
• les extraits du compte 512 « Banque » ;
• les justificatifs de paiement des opérations effectuées sur le compte bancaire (chèques, tickets de caisse, etc.) ;
• le dernier rapprochement bancaire effectué, le cas échéant.

À cette étape, l'objectif est de déterminer les soldes initiaux du compte 512 « Banque » et des relevés bancaires pour partir sur une base saine. Ces informations chiffrées constituent le fondement sur lequel vous devez vous appuyer tout au long du processus.

Pour rappel, l'objectif de ce contrôle comptable est d'obtenir un équilibre entre les deux soldes après avoir analysé toutes les opérations bancaires.

Cette étape est la plus chronophage du processus. Elle consiste à analyser méticuleusement chaque opération figurant à la fois sur votre relevé bancaire et sur votre compte 512 « Banque ».

Utilisez un outil conçu pour automatiser le rapprochement de vos opérations afin de vous simplifier la tâche. Ces outils se synchronisent avec votre banque et vous font gagner un temps précieux.

L'état de rapprochement bancaire se présente généralement sous la forme de deux tableaux distincts :

• l’un pour les opérations liées au compte 512 « Banque » ;
• l'autre pour les opérations indiquées sur les relevés bancaires.

Ces tableaux doivent inclure une liste détaillée des opérations en débit et en crédit, ainsi que les montants correspondants.

Ils fournissent une vue claire et synthétique des opérations effectuées, facilitant ainsi l'identification des correspondances et des écarts éventuels entre les deux sources d'information.

Vous pouvez utiliser un tableur, comme Excel, pour réaliser un rapprochement bancaire manuel. Cet outil vous permet de créer votre propre modèle de tableau en toute simplicité pour tracer plus facilement les opérations bancaires.

Attention, réaliser un rapprochement bancaire manuellement ne garantit pas une sécurité optimale des données chiffrées. Une simple erreur de saisie ou une virgule mal placée peut avoir un impact significatif sur la précision de votre contrôle.

De plus, réaliser ce document manuellement est très chronophage. Cela peut empêcher les équipes comptables de se concentrer sur leur cœur de métier, à savoir l'analyse financière et le conseil.

Dans cette optique, il est préférable d’utiliser des solutions automatisées conçues pour le rapprochement bancaire. Elles :

• offrent une sécurité plus importante des données ;
• réduisent les risques d'erreurs humaines ;
• permettent aux professionnels de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Externaliser cette tâche fastidieuse auprès d’un cabinet d'expertise-comptable présente un sérieux avantage. En effet, vous gagnez du temps tout en garantissant un résultat fiable et professionnel.

Bien sûr, la prestation d'un expert-comptable engendre un coût financier qu'il faut prendre en compte dans votre budget. Cependant, cet investissement est un moyen :

• d'assurer une gestion comptable de qualité ;
• de minimiser les risques d'erreurs ;
• de bénéficier de conseils avisés en matière financière.

En déléguant votre rapprochement bancaire à des professionnels compétents, vous vous libérez des contraintes opérationnelles tout en profitant de leur expertise.

Vous ne voulez pas réaliser l'état de rapprochement bancaire de votre comptabilité manuellement ou faire appel à un expert-comptable ? Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion financière intelligent ou un logiciel de réconciliation bancaire.

Ces outils offrent diverses fonctionnalités, telles que :

• le rapprochement bancaire automatique ;
• l'accès à des rapports financiers ;
• la simplification des notes de frais.

Avec Regate by Qonto par exemple, vous pouvez automatiser votre rapprochement bancaire pour obtenir rapidement des comptes fiables et à jour.