Réconciliation bancaire

La réconciliation bancaire est un processus qui assure la cohérence entre les flux enregistrés en comptabilité et les mouvements réellement constatés sur le compte bancaire d’une entreprise. Réalisée régulièrement, elle sécurise la gestion financière, évite les erreurs, apporte une meilleure visibilité sur la trésorerie et facilite la préparation du bilan.

Aussi appelée rapprochement bancaire, la réconciliation bancaire consiste à comparer deux sources d’information pour l’entreprise :

• les opérations figurant sur le relevé bancaire du compte professionnel ;
• les écritures enregistrées en comptabilité sur le compte 512 “Banque”.

L’objectif est de vérifier que chaque transaction financière enregistrée en comptabilité correspond à une opération effective sur le compte bancaire de l’entreprise. Elle doit avoir été passée à la bonne date et pour le bon montant.

La comparaison se fait dans un tableau composé deux colonnes :

• une pour les mouvements bancaires ;
• une pour les écritures comptables.

Chaque opération identique est pointée. Les opérations non rapprochées, parce qu’elles sont absentes d'un côté ou de l’autre, ou parce qu’un montant ne correspond pas, sont consignées dans un second tableau pour analyse et régularisation.

Ces deux pratiques sont souvent confondues. Elles sont pourtant distinctes :

Si le lettrage comptable sert à suivre le règlement des créances et des dettes, le rapprochement bancaire sert à contrôler la cohérence globale des flux financiers.

Ces deux processus de comparaison se complètent. Ensemble, ils constituent un système de contrôle robuste pour les entreprises soucieuses d’assurer la fiabilité de leurs comptes.

La réconciliation bancaire est indispensable à plus d’un titre. Elle contribue à la sécurité comptable et à une gestion de trésorerie de qualité.

Les erreurs comptables sont courantes, surtout en cas de saisies manuelles :

• inversion de chiffres ;
• doublon d’enregistrement ;
• omission d'opération ;
• mauvais compte imputé.

La réconciliation bancaire permet de repérer ces irrégularités au plus tôt pour éviter qu’elles ne se répercutent sur les analyses financières, les déclarations fiscales ou la préparation du bilan.

En vérifiant chaque transaction, les entreprises peuvent repérer des opérations suspectes ou non autorisées (débit anormal, prélèvement frauduleux, etc.) et réagir immédiatement.

Les dates ne coïncident pas toujours en comptabilité et en banque. En effet, les écritures comptables sont souvent enregistrées à leur date d'émission, tandis que les opérations bancaires apparaissent à leur date effective de traitement.

Ce décalage peut créer une différence temporaire entre le solde comptable et le solde bancaire. Sans rapprochement, l’entreprise peut penser disposer de liquidités qui ne sont pas réellement disponibles.

Grâce à la réconciliation bancaire, le dirigeant sait précisément :

• où se situe son solde réel ;
• quel montant est effectivement mobilisable ;
• quels flux sont en transit.

Cette visibilité facilite la prise de décisions concernant les investissements, le budget prévisionnel ou le besoin en fonds de roulement. Les dirigeants d'entreprises peuvent ainsi mieux piloter leur activité en s'appuyant sur des données fiables.

Les banques peuvent appliquer des frais qui n’apparaissent pas en comptabilité tant qu’ils n’ont pas été enregistrés. Il peut s’agir de commissions, d’agios, d’intérêts débiteurs ou de frais d’incident par exemple.

Cette identification rapide permet de contacter la banque pour négocier ou éviter l'augmentation de ces frais, et d'anticiper leur impact sur la trésorerie.

La fréquence à laquelle faire une réconciliation bancaire dépend de la taille de l’entreprise, du nombre de transactions effectuées et du niveau de surveillance souhaité.

Une réconciliation mensuelle permet de traiter un nombre raisonnable d'opérations bancaires à chaque séance. Elle offre une vision suffisamment actualisée de la trésorerie pour prendre les bonnes décisions.

Les entreprises avec un volume élevé de transactions peuvent envisager une réconciliation plus fréquente, hebdomadaire voire quotidienne dans certains cas. Cette approche permet une détection rapide des anomalies et limite le risque d'erreurs cumulatives.

À l'inverse, les très petites structures avec peu de mouvements peuvent se contenter d'une réconciliation trimestrielle, bien qu'une fréquence mensuelle reste recommandée pour maintenir une bonne maîtrise des flux financiers.

Dans tous les cas, le rapprochement bancaire doit être réalisé avant la clôture de l'exercice comptable pour s’assurer que tous les comptes sont à jour et que les états financiers annuels reflètent fidèlement la situation de l'entreprise.

Il peut aussi être réalisé lors de situations particulières. Par exemple :

• avant une demande de financement bancaire ;
• en préparation d'un audit ;
• si des anomalies sont suspectées.

Vous ne savez pas comment faire un rapprochement bancaire ? Voici les étapes clés pour procéder à une réconciliation bancaire :

• rassembler les documents nécessaires ;
• calculer les soldes de départ ;
• pointer les opérations une à une ;
• établir un état de rapprochement bancaire ;
• régulariser les écritures comptables.

Avant de commencer, il faut réunir les documents suivants :

• les relevés de compte bancaire de la période contrôlée ;
• le grand livre ou l’extrait du compte 512 ;
• le dernier état de rapprochement bancaire, le cas échéant ;
• tous les justificatifs des mouvements de trésorerie : bordereaux de remise de chèques ou d’espèces, avis de virement, paiements par carte, retraits d’espèces, etc.

Cette première étape garantit une vision claire des flux financiers, côté banque et côté comptabilité.

Commencez par établir les soldes initiaux :

• d'un côté le solde du compte bancaire tel qu'il apparaît sur le relevé ;
• de l'autre le solde du compte 512 dans la comptabilité.

S’ils ne correspondent pas, il faut déterminer la source du décalage avant d’aller plus loin.

Cette étape est le cœur du rapprochement bancaire. Elle consiste à pointer chaque opération inscrite dans le relevé bancaire avec les écritures enregistrées dans le compte 512.

Chaque écriture présente dans les deux documents est pointée sur la même ligne dans le tableau de rapprochement.

Les différences constatées entre les deux sources d’information doivent être étudiées ligne par ligne.

Les principaux écarts recensés sont généralement liés à :

• des erreurs humaines de saisie ;
• des frais bancaires non enregistrés en comptabilité (agios, commissions, etc.) ;
• des intérêts débiteurs ;
• des dépôts d’espèces ou des prélèvements en cours de traitement ;
• des chèques non encaissés ;
• des oublis d’enregistrement.

L'état de rapprochement bancaire se présente sous la forme d'un tableau en deux parties.

La première partie est dédiée au compte bancaire et commence par le solde du relevé bancaire à la date du rapprochement. Elle inclut deux colonnes pour enregistrer les montants débiteurs et créditeurs qui apparaissent en comptabilité mais pas encore sur le relevé bancaire.

La seconde partie concerne le compte 512 et débute par le solde comptable. Elle comporte également deux colonnes pour noter les montants débiteurs et créditeurs présents sur le relevé bancaire mais absents de la comptabilité.

La dernière étape consiste à régulariser toutes les anomalies détectées en passant les écritures comptables nécessaires. Cette régularisation permet de rétablir la concordance entre la comptabilité et la réalité bancaire.

Pour les opérations présentes sur le relevé bancaire mais absentes en comptabilité, vous devez créer les écritures manquantes dans le compte 512.

Inversement, les opérations enregistrées en comptabilité mais n'apparaissant pas encore sur le relevé bancaire ne nécessitent généralement pas de correction immédiate. Ce sont des opérations en transit qui se régulariseront naturellement lors du prochain rapprochement, une fois que la banque les aura traitées.

Pour les erreurs de saisie identifiées, effectuez les corrections nécessaires en annulant l'écriture erronée et en passant l'écriture correcte. Conservez une trace claire de ces corrections pour maintenir la traçabilité des opérations.

Une fois toutes les régularisations effectuées, le solde comptable du compte 512 devrait être cohérent avec le solde bancaire. Cet état validé constitue la base de départ du prochain rapprochement bancaire.

Plusieurs solutions existent, chacune présentant des avantages et des limites selon la taille de l'entreprise et le volume de transactions à traiter. Par exemple :

• le tableur Excel ;
• les logiciels de comptabilité ;
• les logiciels de rapprochement bancaire.

Excel est un outil utilisé par de nombreuses entreprises pour effectuer leur réconciliation bancaire. Il offre la flexibilité nécessaire pour créer des tableaux personnalisés adaptés aux besoins des petites entreprises.

Facilement accessible et gratuit, ce tableur permet de :

• automatiser certaines formules de calcul pour les totaux et les soldes ;
• personnaliser la présentation du tableau de rapprochement ;
• conserver un historique des réconciliations précédentes dans des onglets séparés.

Toutefois, Excel présente des limites lorsque le volume de transactions augmente. En effet :

• la saisie manuelle est chronophage ;
• le risque d’erreur est élevé ;
• la collaboration entre différents utilisateurs est compliquée ;
• l’automatisation du pointage des écritures est limitée.

Les logiciels de comptabilité intégrant un module de réconciliation bancaire automatisent une grande partie du processus.

Plusieurs fonctionnalités sont intégrées, comme :

• l'import des relevés bancaires ;
• le rapprochement automatique des opérations par reconnaissance des libellés ou des montants ;
• la suggestion intelligente des correspondances possibles ;
• une synchronisation bancaire en temps réel.

Les logiciels de comptabilité permettent aussi la traçabilité des opérations de rapprochement, avec un historique des validations et des corrections effectuées. Ils réduisent le temps consacré au pointage manuel et limitent drastiquement les risques d’erreur.

Il existe également des logiciels de rapprochement bancaire qui disposent de fonctionnalités avancées dédiées aux PME ayant un volume important de transactions.

Ces logiciels simplifient le processus de réconciliation bancaire. Ils offrent deux avantages majeurs :

• éviter les erreurs de saisie manuelle ;
• avoir une vue d’ensemble de sa situation financière.

Plusieurs outils sont disponibles sur le marché, comme Qonto qui propose une solution tout-en-un pour aider les TPE / PME dans leur gestion quotidienne.

Son interface intègre le rapprochement des factures avec les transactions bancaires et propose d’autres fonctionnalités, telles que la création de factures ou l’accès à des tableaux de bord pour mieux gérer ses finances d’entreprise.