Comment calculer le prix du km pour un déplacement professionnel ?

Le prix du kilomètre pour un trajet pro se calcule sur base de plusieurs critères : le type de moyen de transport utilisé ; la puissance administrative en CV du véhicule ; le nombre de kilomètres parcourus pendant l’année. Une fois ces éléments connus, il vous suffit de vous référer aux barèmes de l’URSSAF. Pour gagner du temps et éviter les erreurs, nous vous recommandons d’utiliser un simulateur comme le nôtre pour le calcul des frais kilométriques des déplacements professionnels de vos collaborateurs.

Comment calculer l’indemnité kilométrique pour un trajet aller-retour ?

Les frais kilométriques pour un aller-retour se calculent de la même façon que pour un aller simple. Il suffit de se référer au barème de l’URSSAF et de multiplier par deux la distance parcourue entre le lieu de travail et la destination. Dans le cadre du remboursement du trajet domicile-travail, la prise en compte du kilométrage se limite à 40 kilomètres pour l’aller-retour.

Comment justifier ses frais kilométriques dans sa déclaration d’impôt ?

Si vous optez pour la déduction des indemnités kilométriques dans votre déclaration de revenus, vous devez fournir le détail de vos frais réels déductibles à l’administration fiscale. Vous n’avez pas besoin de fournir les justificatifs de vos trajets professionnels aux impôts. En effet, indiquez le montant de vos frais kilométriques dans la rubrique « Informations » lorsque vous effectuez votre déclaration en ligne. Cependant, vous devez conserver précieusement vos justificatifs pendant une période de 3 ans en cas de contrôle par l’administration fiscale.

Peut-on déclarer 2 allers-retours par jour ?

Quelle que soit la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’employeur ne peut pas verser des indemnités kilométriques pour 2 allers-retours par jour sauf si le salarié est soumis à des contraintes particulières : problèmes personnels de santé ; personnes nécessitant la présence du salarié à son domicile ; heures de travail atypiques ; etc.

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur est-il obligatoire ?

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur est obligatoire dès lors que le salarié remplit les conditions suivantes : justifier d’un lien avec l’entreprise, comme un contrat de travail ; réaliser les trajets depuis son lieu de travail ; utiliser un moyen de transport personnel, ce qui exclut les trajets professionnels effectués avec les véhicules de fonction ; fournir une note de frais kilométrique sur laquelle apparaît le trajet, la date, la destination, l’objet du déplacement et la distance parcourue. Notez que la prise en charge des frais pour le trajet domicile-travail est facultative si le salarié se déplace avec un véhicule personnel. Dans ce cas, plusieurs options sont possibles : indemnité kilométrique ; prime de transport ; forfait mobilités. Si le salarié utilise les transports en commun, l’employeur doit obligatoirement prendre en charge 50 % du coût. Sachez que certains frais liés au trajet du salarié peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur. Par exemple : frais de péage ; frais de stationnement.

Simulateur pour le calcul des frais kilométriques

Vos collaborateurs se servent de leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels ? Réalisez le calcul des frais kilométriques en quelques clics avec notre simulateur gratuit.

Le montant de vos frais kilométriques:

0 €

Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ? Quel est le barème kilométrique en 2024 ? Comment fonctionne le simulateur de frais kilométriques ? Comment calculer les frais réels kilométriques ?

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Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?

Une indemnité kilométrique, également appelée frais kilométrique, désigne une somme versée aux employés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle.

L’objectif des indemnités kilométriques consiste à couvrir les frais engagés par vos collaborateurs. À savoir :

usure du véhicule ;
frais de carburant ;
primes d’assurance.

Tous les salariés d’une entreprise ont droit au versement d’une indemnité kilométrique, même s’ils travaillent à temps partiel ou à mi-temps.

Les frais kilométriques ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu. Par conséquent, ils constituent un avantage fiscal pour les employés.

En savoir plus sur l’indemnité kilométrique

Quel est le barème kilométrique en 2024 ?

Chaque année, l’URSSAF revalorise le barème des frais kilométriques afin de tenir compte des coûts réels pour les salariés lorsqu’ils utilisent un moyen de transport personnel pour un déplacement professionnel.

Le barème de l’indemnité kilométrique se base sur une estimation des coûts suivants :

amortissement ;
dépréciation dans le temps ;
consommation de carburant ;
coût de l’assurance annuelle ;
frais de nettoyage, d’entretien et de réparation, comme les dépenses de pneumatiques.

Sachez que chaque type de moyen de transport possède son propre barème de frais kilométriques :

voiture ;
moto ;
scooter ;
vélo.

À titre d’exemple, voici le barème des frais kilométriques applicable aux voitures en 2024 :

Puissance administrative (en CV)	Distance (d) jusqu’à 5 000 km	Distance (d) de 5 001 à 20 000 km	Distance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

Le montant de l’indemnité kilométrique pour un véhicule électrique est majoré de 20 %.

Consulter le barème des frais kilométriques

Comment fonctionne le simulateur de frais kilométriques ?

Notre simulateur de frais kilométriques vous permet de calculer rapidement et gratuitement l’indemnité kilométrique pour chaque déplacement professionnel de vos collaborateurs.

Pour effectuer un calcul de frais kilométriques, saisissez les informations suivantes dans notre simulateur :

type de véhicule utilisé lors du trajet ;
moyen de transport ;
puissance fiscale du véhicule ;
kilométrage annuel parcouru pour des déplacements professionnels.

Pour plus de détails sur ces critères, consultez le paragraphe suivant.

Comment calculer les frais réels kilométriques ?

L’administration fiscale établit chaque année le montant des frais kilométriques à appliquer en fonction de 3 critères.

Type de moyen de transport utilisé

Le type de véhicule utilisé par l’employé lors de son déplacement professionnel constitue le premier critère pour réaliser le calcul des frais kilométriques.

En effet, l’indemnité kilométrique pour les voitures n’est pas la même que pour les deux-roues, car les frais diffèrent d’un véhicule à l’autre.

Par exemple, elle varie entre 0,370 et 0,697 euro par kilomètre parcouru pour une voiture tandis que son montant oscille entre 0,248 et 0,606 euro pour une moto.

Puissance fiscale du véhicule

En plus du type de moyen de transport, sa puissance en chevaux fiscaux (CV) impacte le calcul des frais kilométriques. En effet, les cylindrées supérieures bénéficient d’une indemnité plus élevée.

La puissance fiscale en CV d’un véhicule est indiquée dans la case P.6 de la carte grise ou du certificat d’immatriculation.

Par conséquent, le salarié doit fournir à son employeur une copie de la carte grise du véhicule utilisé lors de son déplacement professionnel pour réaliser le calcul des frais kilométriques.

Distance annuelle parcourue

Le kilométrage annuel parcouru correspond à la totalité de la distance parcourue au titre des déplacements professionnels par chaque collaborateur au cours de l’année.

Pour le calcul des frais kilométriques des voitures, la formule à utiliser diffère pour :

une distance inférieure à 5 000 kilomètres par an ;
une distance comprise entre 5 001 et 20 000 kilomètres par an ;
une distance supérieure à 20 000 kilomètres par an.

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