Remboursement des trajets domicile-travail : quelles sont les règles ?

Que ce soit en voiture, à vélo, en métro ou en bus, de nombreux salariés utilisent les transports en commun ou leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail. Des déplacements qui impliquent des dépenses pour ces professionnels. Heureusement, les trajets domicile-travail peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur. Qonto fait le point avec vous sur les règles applicables en la matière afin d’optimiser la gestion des déplacements de vos salariés.

Le remboursement par l’employeur des trajets domicile-travail réalisés en transports en commun est obligatoire. Il concerne :

• les employeurs de droit privé et de droit public ;
• tous les salariés de l’entreprise, y compris les stagiaires et ceux qui travaillent à temps partiel ;
• les différents transports publics accessibles comme le métro, le train, le bus, le tramway et la location de vélos.
  
  

L’employeur doit prendre en charge au moins 50 % du prix de l’abonnement souscrit par le salarié, quelle que soit la nature de son contrat de travail ou la durée de son abonnement (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle).

Cette obligation est valable pour la totalité du trajet domicile-travail, même si le salarié doit souscrire plusieurs abonnements pour effectuer ces déplacements.

Le remboursement est effectué sur la base d’un tarif de 2ème classe, pour l’itinéraire le plus court.

Il est effectué tous les mois lorsqu’un titre de transport au moins a été utilisé, même si le salarié ne s’est pas rendu au travail chaque jour au cours de cette période. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas pris en compte.

Les remboursements des trajets domicile-travail sont effectués à la fin de chaque mois. Ils doivent figurer sur la fiche de paie du salarié, tout comme la prime de transport ou le forfait mobilités durables, des aides avec lesquelles ils sont cumulables.

Cette prise en charge est exonérée d’impôt sur le revenu et de contributions sociales dans la limite de 800 euros par an et par salarié, ou de 50 % du prix de l’abonnement si cette option est plus avantageuse.

L’employeur peut rembourser les frais engagés par le salarié qui se rend au travail à l’aide d’un moyen de transport personnel. Cette prise en charge peut se faire par le biais d’une indemnité kilométrique ou d’une prime de transport. Toutefois, elle n’est pas obligatoire.

Le remboursement des trajets domicile-travail effectués avec un moyen de transport personnel :

• est possible sur décision de l’employeur après consultation du comité social et économique ;
• peut être prévu par un accord collectif.
  
  

Dans un cas comme dans l’autre, tous les salariés peuvent bénéficier de cette mesure si :

• leur domicile ou leur lieu de travail habituel est situé en dehors de la région Île-de-France ou d’une zone desservie par un service de transports en commun ;
• ils sont obligés d’utiliser leur véhicule personnel en raison de leurs conditions de travail ou de leurs horaires.
  
  

La prise en charge de ces dépenses n’est pas possible lorsque :

• un avantage en nature (véhicule ou logement de fonction) est proposé par l’employeur ;
• le salarié a accès à une solution de transport gratuite pour effectuer son trajet domicile-travail.

Si l’employeur décide de verser une indemnité kilométrique pour rembourser les trajets domicile-travail de ses salariés, le montant de cette aide est déterminé à partir des barèmes fournis par l’administration fiscale.

Ces barèmes sont établis en fonction de la puissance du véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus. Ils prennent en compte :

• la dépréciation du véhicule ;
• la consommation de carburant ;
• les primes d’assurance :
• les frais de réparation et d’entretien.
  
  

Voici les barèmes sur lesquels s’appuyer pour le remboursement des frais kilométriques par l’employeur.

Le barème kilométrique pour les voitures :

Une majoration de 20 % doit être appliquée au montant de l’indemnité kilométrique calculée pour les salariés qui ont un véhicule électrique. Cette option n’est pas encore disponible chez Qonto.

Le barème kilométrique pour les motos : 

L’employeur peut aussi décider de verser une prime de transport à ses salariés. Dans ce cas, le remboursement prend la forme d’un forfait versé aux salariés quelle que soit la distance parcourue pour leurs trajets domicile-travail.

Facultative, la prime de transport vient indemniser les frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides ou à hydrogène engagés par les salariés.

Le versement de ce forfait par l’employeur peut être effectué si :

• les modalités de la prise en charge sont prévues par un accord d’entreprise ;
• le salarié utilise son véhicule personnel ;
• tout le personnel de l’entreprise peut bénéficier de ce remboursement dans les mêmes conditions.
  
  

La prime de transport est exonérée de cotisations sociales et d’impôt dans la limite de 400 euros par an pour les véhicules thermiques et de 700 euros par an pour les véhicules électriques ou hybrides.

L’employeur peut verser un forfait mobilités durables aux salariés qui se servent d’un moyen de transport personnel responsable pour se rendre sur leur lieu de travail.

Mise en place en 2020, cette aide vient notamment remplacer les indemnités kilométriques vélo. Son objectif ? Encourager les salariés à utiliser un moyen de transport écologique pour effectuer leurs déplacements (un vélo, un service de covoiturage ou un véhicule à motorisation non thermique en auto partage par exemple).

Le montant de cette allocation s’élève à 700 euros maximum en 2022 et 2023. Son versement peut être fait en une fois ou de manière lissée tout au long de l’année.

Parfois, le salarié doit se rendre temporairement dans un lieu inhabituel pour effectuer son travail.

Lorsque le trajet réalisé pour s’y rendre est plus long que le trajet domicile-travail normal et habituel, l’employeur doit verser une contrepartie au salarié. Il peut s’agir d’une contrepartie financière ou d’un repos compensateur.

C’est la convention collective à laquelle est soumise l’entreprise ou l’accord de branche qui permet à l’employeur de faire un choix entre ces deux solutions. À défaut, c’est lui qui fixe la nature et le montant de la contrepartie, après consultation des représentants du personnel.

Pour obtenir le remboursement de son abonnement de transports en commun, le salarié doit fournir un justificatif à son employeur. Il peut s’agir d’une :

• copie du titre de transport, indiquant le prix payé et la période concernée ;
• attestation sur l’honneur établie par le salarié, indiquant son lieu de résidence et l’abonnement utilisé ;
• facture annuelle établie par le transporteur.

Un accord collectif peut néanmoins prévoir des modes de preuve ou de remboursement différents.

Lorsque l’employeur verse une indemnité kilométrique à ses salariés, il doit aussi conserver une photocopie de la carte grise du véhicule utilisé. Ce document lui permet de prouver la puissance fiscale de la voiture en cas de contrôle.

Ces justificatifs peuvent être fournis en version papier ou de manière digitalisée.

Avec Qonto par exemple, vos salariés peuvent simplement transmettre leurs justificatifs et leurs notes de frais en quelques clics, depuis leur smartphone ou leur ordinateur. Un véritable gain de temps à la fois pour vous, puisque vous n’avez plus à gérer manuellement chaque document, et pour vos salariés qui sont remboursés plus rapidement.

De plus, notre outil calcule automatiquement le montant de l'indemnité kilométrique sur base du trajet indiqué et des informations relatives au véhicule utilisé.

Qonto vous permet aussi de fournir une carte de paiement à vos salariés pour qu’ils n’aient plus à régler leurs frais professionnels avec leurs fonds personnels. Ainsi, leurs frais de déplacement peuvent être payés avec cette carte, sans dépôt de garantie, ni avance de trésorerie.

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