Comment optimiser la gestion budgétaire de votre entreprise ?

Pour de nombreux dirigeant(e)s, fixer le budget de son entreprise représente un vrai casse-tête. Souvent, le même scénario se répète d’une année sur l’autre.

Vous passez du temps à peaufiner le budget de votre entreprise. Vous tentez d’estimer, avec plus ou moins de certitude, les dépenses et les revenus que vous allez générer sur le prochain exercice comptable. Vous demandez conseil auprès de votre directeur financier et administratif. Bref, vous essayez d’anticiper les moindres détails pour ne rien oublier. Un an plus tard, vous constatez que malgré vos efforts, le budget a (encore une fois) été dépassé. Certaines équipes n’ont pas respecté les montants dédiés à leur projet. Des dépenses imprévues sont intervenues.
En réalité, fixer un budget en entreprise n’est pas un exercice facile. D’une part, tout le monde n’est pas à l’aise avec les calculs, les projections et les prévisionnels. Et d’autre part, aucune société n’est à l’abri d’un aléa, d’une difficulté (ou même d’une pandémie).
 
Pour autant, il existe de bonnes pratiques simples et efficaces pour optimiser sa gestion budgétaire et limiter les risques de dépassement. Nous vous expliquons tout dans cet article.

Commençons par définir quelques fondamentaux avant d’entrer dans le cœur du sujet. Un budget d’entreprise, c’est tout simplement une estimation de toutes les dépenses et de tous les revenus d’une entreprise sur une période donnée, généralement une année complète. Cette estimation est formalisée par un document financier que l’on appelle le budget prévisionnel. Celui-ci est fixé à la fin de chaque exercice comptable. Le budget va permettre de fixer un cap et des objectifs. Chaque dépense prévue vient servir un objectif financier, et plus largement, le développement de l’entreprise.

En tant que dirigeant(e) de votre entreprise, vous êtes le capitaine du navire. Vous décidez de la destination que vous souhaitez atteindre, et des moyens pour y parvenir. Or, faire l’impasse sur le budget prévisionnel revient à naviguer à vue, sans carte ni direction précise, dans le brouillard.

Sans budget bien défini, vous risquez de prendre de mauvaises décisions, de cumuler les dépenses superflues et de surestimer vos revenus. Bref, de mettre en péril la pérennité de votre entreprise.

Au contraire, une projection financière rigoureuse offre de nombreux avantages.

Vous avez une meilleure visibilité sur vos dépenses et vos revenus. Vous pouvez donc prendre des décisions éclairées et piloter au mieux votre entreprise. Vous avez plus de clarté, et pouvez fixer un cap pour l’avenir.

Vous affectez les ressources appropriées aux différents projets de votre entreprise, et avez plus de recul pour calculer les retours sur investissement. Les choses avancent aussi plus vite dans l’entreprise : les collaborateurs se sentent plus motivés, plus valorisés dans leurs missions et dans leurs projets.

Vous limitez les mauvaises surprises. Vous évitez les dépenses imprévues et limitez les difficultés de trésorerie. En bref, vous gérez votre argent plus efficacement.

Passons maintenant au concret. Qu’est-ce qu’un bon budget d’entreprise, et quels sont les éléments qui doivent obligatoirement y être intégrés ?

Pour répondre à cette question, rappelons que le budget sert à estimer les dépenses et les revenus de l’entreprise, souvent sur l’année à venir. Le prévisionnel doit donc intégrer deux grandes données.

Dans un premier temps, il faut estimer le chiffre d’affaires réalisé par la société sur l’année à venir. Autrement dit, vous devez répondre, avec plus ou moins de précision, à la question suivante : quelles sont les ventes que l’on projette pour la période budgétaire ? Cet exercice est loin d’être simple. Heureusement, il existe des méthodes qui ont fait leurs preuves pour anticiper ses entrées d’argent. Nous y revenons un peu plus bas, dans le paragraphe d’après.

Dans un second temps, il faut estimer l’ensemble des dépenses auxquelles la société devra faire face sur la période budgétaire.

Ici, plusieurs types de coûts sont pris en compte.

1ère catégorie : les coûts directs des ventes (aussi appelés coûts de biens vendus).

Ce sont les dépenses directement engagées par l’entreprise pour fabriquer un produit ou fournir un service. Ils incluent notamment :

2ème catégorie : les coûts indirects et les frais généraux.

Les coûts indirects sont nécessaires à la production du bien ou à la fourniture du service, mais ils n’y sont pas directement liés.

Ils regroupent l’ensemble des frais qui n’entrent pas dans la catégorie des coûts directs des ventes.

Parmi eux figurent les frais généraux. Les frais généraux désignent simplement l’ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Par exemple, ils englobent :

L’ensemble de ces frais doit être inclus dans le budget prévisionnel de votre entreprise. Veillez à bien les regrouper : un oubli risquerait de fausser l’ensemble de vos prévisions. 

Vous avez désormais en tête les éléments à inclure à votre budget, à savoir vos futurs coûts et revenus. Mais encore faut-il savoir les estimer… Et c’est là que se trouve le nœud du problème lorsque l’on établit un budget pour son entreprise. Anticiper ses revenus et ses charges n’est pas facile. En réalité, il est impossible de le faire avec exactitude, à l’euro près. L’objectif est de réaliser des projections les plus réalistes possibles tout en gardant en tête qu’un aléa est toujours possible.

Pour cela, il existe différentes méthodes de budgétisation.

La plus connue et la plus utilisée est la méthode basée sur l’historique. Concrètement, il s’agit de se baser sur les éléments que l’on connait déjà, à savoir les chiffres des années précédentes. Ces données vous serviront de guide pour estimer vos ventes et vos coûts probables.

Par exemple, vous pouvez tout à fait reprendre vos frais fixes de l’année dernière pour créer votre budget de l’année suivante.

Une bonne connaissance de votre secteur d’activité vous aidera aussi à anticiper les événements qui impacteront votre budget, comme la hausse ou la baisse d’activité durant certains mois de l’année.

Enfin, n’oubliez pas d’inclure une part d’aléa dans votre budget. Malheureusement, aucune société n’est à l’abri d’un imprévu ou d’un incident. En intégrant une marge de sécurité à votre prévisionnel, vous vous limitez le risque de connaitre des difficultés de trésorerie en cours d’année.

Tout dépend de la structure de votre entreprise. Si vous êtes à la tête d’une TPE, c’est souvent vous, dirigeant(e), qui allez piloter le projet.

Si vous êtes à la tête d’une PME, mieux vaut élaborer son prévisionnel en collaboration avec son directeur financier et administratif. L’idéal est de faire appel à un contrôleur de gestion dont la principale mission est de planifier et de contrôler les budgets de l’entreprise.

Dans tous les cas, que vous soyez à la tête d’une petite ou d’une moyenne structure, il est important d’impliquer ses équipes, ou a minima ses chefs d’équipe, dans l’élaboration du budget.

Ceci vous permettra notamment de faire le point sur les différents projets planifiés pour l’année à venir, et les besoins de chaque département. Vous allez également pouvoir comparer vos estimations et vos objectifs de vente à leur expérience de terrain pour obtenir une projection au plus près de la réalité.

De manière très concrète, voici comment pourrait s’organiser le processus pour créer un budget d’entreprise efficace au sein d’une PME.

Étape 1 : chaque chef d’équipe prépare et remet un projet de budget concernant son département au directeur financier et administratif

Étape 2 : votre directeur financier et administratif étudie l’ensemble des projets et leur faisabilité, puis établit un budget global.

Étape 3 : vous ajustez et validez le budget final.

Vous avez pris soin d’établir un budget, mais vous remarquez qu’il est systématiquement dépassé à la fin de l’année ?

Bien souvent, un tel dépassement relève moins de la mauvaise foi des collaborateurs que d’un manque d’information.

Alors, après avoir préparé votre budget avec votre équipe administrative, il est important de le diffuser auprès de tous les services concernés. Vous pouvez, par exemple, préparer un document simple qui spécifie les montants des dépenses allouées à chaque projet.

De cette manière, tout le monde dispose du même niveau d’information et peut respecter le budget, en toute connaissance de cause.

Quel dirigeant(e) n’a jamais perdu du temps à observer les comptes de son entreprise, à éplucher les relevés pour s’assurer que toutes les dépenses entraient dans le cadre du budget ?

Cette tâche est particulièrement chronophage et anxiogène. Et puis, une vérification manuelle n’est pas toujours optimale lorsqu’il faut contrôler la conformité de plusieurs centaines de données et d’opérations bancaires.

Heureusement, il existe aujourd’hui des outils très efficaces pour automatiser le suivi du budget et éviter les dépassements.

Par exemple, chez Qonto, nous vous proposons de créer des comptes multiples, en plus de votre compte professionnel principal.

Cette fonctionnalité vous permet d’ouvrir plusieurs sous-comptes sur lesquels vous déposez le budget alloué à un projet et à une équipe.

Prenons un exemple pour bien comprendre l’intérêt des comptes multiples pour le suivi de votre budget.

Imaginons que vous êtes à la tête d’une PME. Vous avez octroyé un budget de 15 000 € à votre équipe marketing et un budget de 10 000 € à votre équipe commerciale. Dans ce cas, vous pouvez tout à fait ouvrir deux sous-comptes spécifiques, un dédié à votre budget commercial, et l’autre dédié à votre budget marketing, que vous allez alimenter des montants prévus. De cette manière, vous catégorisez vos dépenses, gardez une bonne visibilité sur vos sorties d’argent et évitez les dépassements.

Il arrive parfois que les choses ne se passent pas tout à fait comme prévu. L’année 2020 nous l’a bien montré.

Sans aller jusqu’à craindre une pandémie, il peut arriver que votre marché connaisse des fluctuations (hausse ou baisse du cours des matières premières, problème logistique au niveau mondial, etc..).

Pour anticiper les dépassements, il peut être utile de réévaluer la pertinence de son budget régulièrement, tous les trimestres par exemple, à la vue des derniers éléments conjoncturels ou structurels.

Concrètement, il s’agit d’observer si vos projections correspondent à vos revenus et vos dépenses réels, et de les réajuster si ce n’est pas le cas.

Cette pratique est très courante dans les entreprises, notamment depuis la crise sanitaire. En jargon de la finance, on parle de rolling forecast ou de prévision glissante. Les prévisions glissantes vous permettent de réagir rapidement en cas d’imprévus (en reportant certains projets, par exemple) pour éviter les problèmes de trésorerie à la fin de l’année.

Élaborer un budget d’entreprise en temps de crise : le Budget base zéro (BBZ). La méthode Budget base zéro s’oppose à la méthode de budgétisation selon l’historique.

Le BBZ refuse de prendre en compte les données de l’année précédente pour anticiper les dépenses de l’année à venir.

L’idée est de repartir à zéro pour :

Cette approche va permettre de remettre en question chaque poste de dépenses afin d’optimiser les coûts et d’allouer les ressources aux activités que l’on a priorisées.

La méthode BBZ rejette l’idée de prendre pour acquises les données des années précédentes, et à ce titre, elle est tout à fait adaptée en temps de crise.

Vous êtes à la tête d'une entreprise, et vous souhaitez mieux gérer votre budget professionnel ? Qonto vous propose des fonctionnalités avancées pour optimiser la gestion de vos dépenses, en équipe.