Bonne pratique #1 : Communiquer le budget aux équipes concernées pour éviter les dépassements.
Vous avez pris soin d’établir un budget, mais vous remarquez qu’il est systématiquement dépassé à la fin de l’année ?
Bien souvent, un tel dépassement relève moins de la mauvaise foi des collaborateurs que d’un manque d’information.
Alors, après avoir préparé votre budget avec votre équipe administrative, il est important de le diffuser auprès de tous les services concernés. Vous pouvez, par exemple, préparer un document simple qui spécifie les montants des dépenses allouées à chaque projet.
De cette manière, tout le monde dispose du même niveau d’information et peut respecter le budget, en toute connaissance de cause.
Bonne pratique #2 : Automatiser le suivi du budget alloué
Quel dirigeant(e) n’a jamais perdu du temps à observer les comptes de son entreprise, à éplucher les relevés pour s’assurer que toutes les dépenses entraient dans le cadre du budget ?
Cette tâche est particulièrement chronophage et anxiogène. Et puis, une vérification manuelle n’est pas toujours optimale lorsqu’il faut contrôler la conformité de plusieurs centaines de données et d’opérations bancaires.
Heureusement, il existe aujourd’hui des outils très efficaces pour automatiser le suivi du budget et éviter les dépassements.
Par exemple, chez Qonto, nous vous proposons de créer des
comptes multiples, en plus de votre compte professionnel principal.
Cette fonctionnalité vous permet d’ouvrir plusieurs sous-comptes sur lesquels vous déposez le budget alloué à un projet et à une équipe.
Prenons un exemple pour bien comprendre l’intérêt des comptes multiples pour le suivi de votre budget.
Imaginons que vous êtes à la tête d’une PME. Vous avez octroyé un budget de 15 000 € à votre équipe marketing et un budget de 10 000 € à votre équipe commerciale. Dans ce cas, vous pouvez tout à fait ouvrir deux sous-comptes spécifiques, un dédié à votre budget commercial, et l’autre dédié à votre budget marketing, que vous allez alimenter des montants prévus. De cette manière, vous catégorisez vos dépenses, gardez une bonne visibilité sur vos sorties d’argent et évitez les dépassements.
Bonne pratique #3 : examiner et réévaluer son budget fréquemment
Il arrive parfois que les choses ne se passent pas tout à fait comme prévu. L’année 2020 nous l’a bien montré.
Sans aller jusqu’à craindre une pandémie, il peut arriver que votre marché connaisse des fluctuations (hausse ou baisse du cours des matières premières, problème logistique au niveau mondial, etc..).
Pour anticiper les dépassements, il peut être utile de réévaluer la pertinence de son budget régulièrement, tous les trimestres par exemple, à la vue des derniers éléments conjoncturels ou structurels.
Concrètement, il s’agit d’observer si vos projections correspondent à vos revenus et vos dépenses réels, et de les réajuster si ce n’est pas le cas.
Cette pratique est très courante dans les entreprises, notamment depuis la crise sanitaire. En jargon de la finance, on parle de rolling forecast ou de prévision glissante. Les prévisions glissantes vous permettent de réagir rapidement en cas d’imprévus (en reportant certains projets, par exemple) pour éviter les problèmes de trésorerie à la fin de l’année.