Barème kilométrique et voiture électrique : comment ça marche ?

En France, un salarié peut obtenir le remboursement des dépenses engagées lorsqu’il utilise sa voiture personnelle pour réaliser un déplacement professionnel. Depuis 2021, les employés qui utilisent une voiture électrique ont droit à une indemnité plus avantageuse. Explications.

Lorsqu’il effectue un trajet pour motif professionnel, le salarié qui utilise son véhicule personnel a droit au remboursement de ses frais de transport sur la base d’un barème kilométrique.

Établi chaque année par l’administration fiscale, ce barème kilométrique définit le montant forfaitaire de l’indemnité attribuée aux employés en fonction de la puissance fiscale du véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus.

L’ensemble des frais engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel sont pris en compte, comme :

• les frais de réparation et d’entretien du véhicule ;
• les dépenses liées aux pneus et au carburant ;
• les cotisations d’assurance auto ;
• la dépréciation du véhicule.

En sont exclus les :

• les frais de péage et de parking ;
• les intérêts du prêt contracté pour l’achat du véhicule ;
• les frais imprévus engagés en dehors d’un trajet professionnel.

Le barème kilométrique fourni par le gouvernement permet donc aux salariés qui utilisent leur voiture personnelle dans le cadre professionnel d’obtenir une indemnité en compensation. Pour cela, il faut toutefois qu’ils fournissent une note de frais kilométrique en bonne et due forme.

L’employeur peut aussi choisir de rembourser ses collaborateurs sur la base des frais réels engagés et ne pas appliquer le barème kilométrique. Néanmoins, cette solution est plus complexe et expose son entreprise à des erreurs pénalisantes en cas de contrôle fiscal.

Les barèmes kilométriques établis par l’administration fiscale varient selon le type de véhicule utilisé par les salariés. En effet, trois barèmes sont mis à disposition par le gouvernement, adaptés aux voitures, aux motos et aux scooters. Il existe également une spécificité pour les voitures électriques.

Ainsi, les employés qui utilisent leur voiture électrique personnelle bénéficient d’une majoration de 20 % par rapport aux indemnités kilométriques versées pour l’utilisation d’un véhicule thermique. L’objectif du gouvernement ? Encourager le passage à la mobilité électrique. Attention, cette option n’est pas encore disponible chez Qonto. 

De ce fait, lorsque le remboursement des frais kilométriques par l’employeur s’élève à 5 000 € pour les véhicules thermiques, il faut ajouter 20 % pour les véhicules électriques. Les voitures hybrides et les voitures hybrides rechargeables ne sont pas concernées par cet avantage fiscal.

Pour obtenir le montant des frais kilométriques remboursables par l’employeur, il faut appliquer le barème ci-dessous et y ajouter la majoration de 20 %.

Par exemple, si votre employé utilise une voiture électrique d’une puissance fiscale de 6 CV et déclare une distance totale de 10 000 km, le montant de ses indemnités atteindra : (10 000 x 0,374) + 1 457 = 5 197 x 1,2 = 6 236,40 euros.

S’il a parcouru 4 000 km dans l’année avec un véhicule électrique de 4 CV, son indemnité sera de : 4 000 x 0,606 = 2 424 x 1,2 = 2 908,80 euros.

Le salarié qui utilise une moto ou un scooter électrique peut également obtenir le versement d’une indemnité kilométrique par son employeur.

Si l’un de vos employés utilise une moto électrique personnelle d’une puissance fiscale de 5 CV et déclare qu’il a parcouru 8 000 km au cours de l’année, le calcul du montant de ses indemnités se fait de la manière suivante : 8 000 x 0,275 = 2 200 x 1,2 = 2 640 euros au total.

Un salarié qui utilise son scooter électrique personnel pour effectuer des trajets professionnels a droit à une indemnité kilométrique dont le montant est calculé à partir du barème établi par l’administration fiscale.

Ainsi, un employé qui parcourt 3 500 km dans l’année avec son scooter a droit à une indemnité de : (3 500 x 0,079) + 711 = 987,50 x 1,2 = 1 185 euros.

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La gestion des frais professionnels, et plus précisément des frais kilométriques, est une tâche chronophage. Elle reste importante puisqu’elle implique le remboursement des dépenses engagées par vos employés. Des collaborateurs bien souvent pressés d’obtenir leurs indemnités.

Pour gagner un temps précieux, vous pouvez utiliser un logiciel de calcul des indemnités kilométriques comme Qonto. Grâce à cet outil, vous n’aurez plus besoin d’attendre que vos salariés vous transmettent leurs reçus. Vous pourrez simplement valider leurs notes de frais kilométriques pour les rembourser instantanément.

Vous pouvez aussi gagner du temps en fournissant une carte de paiement professionnelle à vos collaborateurs. Grâce à leur Mastercard, ils pourront engager des dépenses sans investir leur argent personnel. Bien sûr, vous gardez le contrôle. Vous pouvez définir les plafonds de paiement pour chaque carte et autoriser ou non certaines dépenses.

Vous pouvez aussi suivre les frais professionnels de vos salariés en temps réel pour optimiser le suivi des finances de votre entreprise.

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