Voiture de fonction : comment fonctionne cet avantage en nature ?

De nombreux salariés ont besoin de se déplacer régulièrement dans le cadre de leur activité professionnelle. L’entreprise peut alors leur verser des indemnités kilométriques, leur proposer un véhicule de service ou une voiture de fonction. Quel est l’intérêt de cette dernière solution ? Comment optimiser votre gestion des frais professionnels si vous proposez une voiture de fonction à vos collaborateurs ? Qonto répond à toutes vos questions.

Une voiture de fonction est confiée de manière permanente à un salarié. Il peut l’utiliser pour  tous types de trajets, qu’ils soient professionnels (trajets domicile-travail) ou personnels (week-ends, vacances, etc.).

Le salarié peut conduire lui-même son véhicule et transporter sa famille et ses amis. Son conjoint peut aussi en faire usage dans la mesure où il est déclaré comme conducteur secondaire dans le contrat d’assurance automobile.

S’il engage des frais d’essence en dehors de son temps de travail, ces dépenses restent à sa charge. En revanche, si le salarié fait le plein de son véhicule de fonction pendant son temps de travail, il doit conserver ses factures de carburant. Il pourra les transmettre à son employeur pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels.

Pour rappel, les avantages en nature sont des biens ou des services que l’entreprise fournit gratuitement à ses employés, ou en contrepartie d’une participation minimale.

La voiture de fonction constitue un avantage en nature dans la mesure où le salarié :

• peut utiliser sa voiture pour des trajets personnels ;
• peut faire usage de son véhicule pendant ses congés ou ses jours de repos ;
• n’a rien à payer pour en bénéficier, ou doit verser une contribution financière d’un montant inférieur à la valeur réelle du véhicule.

L’attribution de cet avantage en nature doit être prévue dans le contrat de travail du salarié ou dans la convention collective de l’entreprise. Elle doit également figurer sur le bulletin de paie du salarié. De même, l’entreprise ne peut pas retirer la voiture de fonction du salarié sans son accord.

Les voitures de fonction et les voitures de service (ou de société) peuvent être attribuées par l’entreprise à son dirigeant ou à ses salariés, mais elles n’ont pas la même utilité.

En effet, la voiture de fonction peut être utilisée par le salarié pour tous types de trajets tandis que la voiture de service doit servir uniquement pour des déplacements professionnels.

Les voitures de service ne sont pas attribuées à des employés en particulier. Tous les collaborateurs peuvent donc s’en servir pendant leur temps de travail. De ce fait, elles restent la propriété de l’entreprise qui peut en disposer comme elle le souhaite.

L’avantage en nature voiture peut être évalué de deux manières différentes : à partir d’un régime forfaitaire annuel ou sur la base des frais réellement engagés par le salarié.

Le calcul de l’avantage en nature véhicule dépend de plusieurs paramètres :

• les modalités d’évaluation (au forfait ou au réel) ;
• la prise en charge ou non des frais de carburant par l’employeur ;
• la date d’acquisition du véhicule.

Dans le cas d’une évaluation forfaitaire :

Dans le cas d’une évaluation au réel :

Lorsque le véhicule mis à la disposition du salarié est loué par l’entreprise, l’évaluation de cet avantage en nature dépend de :

• la méthode d’évaluation (forfaitaire ou au réel) ;
• la prise en charge ou non des frais de carburant par l’employeur.

Lorsque le véhicule loué est évalué au forfait :

Lorsque le véhicule loué est évalué au réel :

Lorsque l’employeur fournit une voiture de fonction électrique à ses collaborateurs, les frais d’électricité qui sont à sa charge n’entrent pas dans l’évaluation de l’avantage en nature. De même, un abattement de 50 % est appliqué sur l’avantage en nature.

S’il est évalué de manière forfaitaire, l’avantage en nature voiture électrique correspond à 30 % du coût total du véhicule à l’année.

Plus de 500 000 entreprises et indépendants font déjà confiance à Qonto pour leur gestion financière. En particulier, le logiciel centré sur le client et facile à utiliser ainsi que le service client qui est à votre disposition sept jours sur sept ont reçu de nombreuses récompenses de G2.

L’employeur doit prendre en charge l’ensemble des frais d’utilisation du véhicule de fonction qu’il fournit à ses collaborateurs. Chaque dépense qu’ils engagent doit être justifiée par des factures et des notes de frais.

Pour faciliter cette tâche, Qonto met à votre disposition un outil de gestion des notes de frais qui vous permet notamment de :

• centraliser les justificatifs de paiement sur une même interface ;
• limiter les erreurs de saisie liées à la gestion manuelle des notes de frais ;
• accélérer le remboursement de vos salariés pour les fidéliser sur le long terme.

Vous pouvez aussi limiter le flux de notes de frais à gérer en mettant une carte carburant pro à disposition de vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi :

• leur permettre de faire leur plein dans la station de leur choix ;
• personnaliser les limites de paiement pour chaque salarié ;
• suivre en temps réel leurs dépenses de carburant.

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