Prime de découchage : quand faut-il la verser et pour quel montant ?

Un salarié qui effectue un déplacement professionnel ne lui permettant pas de rentrer chez lui le soir peut prétendre à une prime de découchage. Plusieurs catégories de travailleurs sont concernées, comme les conducteurs d’engins opérant sur les chantiers, les collaborateurs participant à une formation ou encore ceux assistant à un salon professionnel. En quoi consiste cette prime de découchage ? Qonto vous explique.

On parle de découchage lorsqu’un salarié ne peut pas rejoindre son domicile à la fin de sa journée de travail dans le cadre d’un déplacement professionnel. Il doit alors engager des dépenses pour se nourrir et se loger, ce qui impacte naturellement sa rémunération.

Pour compenser ces frais professionnels et les contraintes personnelles que cela a pu engendrer (garde d’enfants, rendez-vous personnels annulés, etc.), l’employeur peut verser une prime de découcher à ses collaborateurs.

Au même titre que la prime d’habillage ou la prime de pénibilité, elle constitue donc un complément de salaire.

Le montant de cette indemnité est variable en fonction de :

• la durée de la mission professionnelle ;
• sa localisation ;
• les coûts engagés par le salarié.

Néanmoins, il dépend de la politique pratiquée en entreprise. En effet, certaines appliquent des conditions standards tandis que d’autres négocient les montants au cas par cas.

Par exemple, les primes de découcher sont très utilisées dans le milieu du BTP. Dans ce secteur d’emploi, c’est la convention collective nationale du BTP qui vient préciser les modalités du remboursement des frais de déplacement et des frais de repas des ouvriers.

La prime de découchage est bien souvent corrélée à la réalisation d’un grand déplacement par le salarié concerné. Elle peut donc être versée lorsqu’il effectue un déplacement qui réunit les conditions suivantes :

• la distance entre son domicile et le lieu de la mission est supérieure ou égale à 50 km ;
• le temps de trajet à effectuer pour rejoindre son domicile depuis le lieu de sa mission est supérieur ou égal à 1h30 en transports en commun.

Attention, le grand déplacement réalisé par le salarié ne doit pas être supérieur à :

• 90 jours consécutifs ;
• 180 jours dans l’année.

Au-delà, on ne parle plus d’un déplacement donnant droit à une indemnité de grand déplacement, mais d’un détachement ou d’une expatriation. Dans ce cas, l’employeur devra insérer une clause de mobilité dès la signature du contrat de travail ou d’un avenant.

En droit français, un employeur peut imposer à ses collaborateurs de réaliser une mission en dehors de leur lieu de travail habituel si elle présente un intérêt pour l’entreprise. Cette mission doit être temporaire et n’a pas à faire l’objet d’une modification du contrat de travail.

En principe, le refus d’un déplacement impliquant un découchage est donc impossible. Il faut toutefois que l’employeur respecte un délai de prévenance raisonnable.

Bien sûr, les déplacements sur les chantiers sont naturellement justifiés dans certains secteurs d’emploi comme le BTP. Ces professionnels ne peuvent pas refuser un grand déplacement, même si aucune clause de mobilité n’est incluse dans leur contrat de travail.

Pour obtenir une prime de découchage, le salarié doit :

• effectuer un déplacement professionnel rendu obligatoire par l’employeur ;
• dormir à l’extérieur de son domicile au moins une nuit.

De plus, le salarié doit fournir des justificatifs de dépenses pour prouver le montant des frais d’hébergement, de nourriture et de déplacement engagés.

Selon l’entreprise concernée, d’autres critères peuvent être nécessaires pour obtenir le versement d’une indemnité de découchage.

Dans le secteur des travaux publics par exemple, la convention collective nationale du BTP précise qu’un salarié doit respecter les conditions qui caractérisent un grand déplacement pour obtenir une prime de découchage.

De même, le versement de cette indemnité est dû lorsque ces conditions sont réunies, même si le salarié décide de rentrer chez lui après sa journée de travail.

Pour que la prime de découchage (ou indemnité de grand déplacement) soit exonérée de cotisations sociales, l’employeur doit pouvoir justifier que le salarié se trouve dans l’impossibilité de regagner son domicile. 

L'administration fiscale et l'URSSAF vérifient les deux conditions cumulatives suivantes :

• critère de distance : le lieu de travail se situe à une distance d'au moins 50 km (trajet aller) du domicile du salarié ;
• critère de temps : les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins de 1h30 (trajet aller).

La politique de l’entreprise conditionne fortement la méthode de calcul de la prime de découchage. Néanmoins, les entreprises appliquent généralement les barèmes mis à disposition par l’Urssaf.

Voici le barème en vigueur pour les déplacements en métropole :

Le montant de l’indemnité versé au salarié est plus important pour des déplacements réalisés à Paris ou dans sa région, le coût de la vie y étant plus élevé.

Voici le barème en vigueur pour les déplacements en Outre-mer :

Les salariés en situation de mobilité réduite ou reconnus travailleurs handicapés ont droit à une indemnité forfaitaire de 120 euros pour les dépenses d’hébergement, quel que soit le lieu de déplacement.

Les modalités de versement des indemnités de découcher à destination des chauffeurs routiers sont fixées par la convention collective nationale des transports routiers et activités auxiliaires du transport du 21 décembre 1950. Le montant de cette prime varie selon les accords des syndicats.

Actuellement, un conducteur routier a droit à un versement de :

• 13,92 € pour son indemnité de repas ;
• 44,50 € pour son indemnité de grand déplacement comprenant 1 repas et 1 découcher ;
• 58,42 € pour une indemnité de grand déplacement comprenant 2 repas et 1 découcher.

Bien que le cadre général de l'URSSAF s'applique à tous, certaines conventions collectives imposent des règles bien spécifiques, notamment dans les secteurs où la mobilité est au cœur du métier.

Dans le transport routier de marchandises ou de voyageurs, la prime de découchage est strictement encadrée par le "Protocole relatif aux frais de déplacement des ouvriers", annexé à la convention collective nationale. 

Pour le conducteur, cette indemnité est un droit acquis dès lors que sa mission l'empêche de regagner son domicile ou que l'amplitude de sa journée de travail dépasse certaines limites fixées par les partenaires sociaux.

Côté employeur, le versement de cette prime ne relève pas de l'optionnel : elle doit correspondre aux barèmes négociés par les syndicats, qui incluent généralement le repas du soir et la nuitée. 

Ces montants forfaitaires sont régulièrement revalorisés et s'imposent à toutes les entreprises du secteur, sauf accord d'entreprise plus favorable.

Pour les ouvriers du Bâtiment et des Travaux Publics, on parle davantage d'indemnité de grand déplacement. Celle-ci est due lorsque le salarié est envoyé sur un chantier éloigné qui l'empêche de rentrer chez lui le soir. 

Contrairement aux salariés sédentaires, les montants sont souvent définis par des accords régionaux ou départementaux, en plus de la convention nationale.

L'employeur doit être vigilant sur la preuve du non-retour : si la distance laisse présumer l'impossibilité de rentrer (au-delà de 50 km ou 1h30 de trajet), l'administration fiscale admet souvent le versement forfaitaire sans justificatif de découcher réel. 

En deçà, ou pour des chantiers de très longue durée, des justificatifs (frais d'hôtel, attestation) peuvent être exigés pour valider l'exonération de charges sociales.

La prime de découchage constitue un élément de la rémunération du salarié et est imposable selon le régime des traitements et salaires. Elle est donc comprise dans le calcul du revenu imposable.

Si le salarié perçoit une prime de découcher pour compenser les frais professionnels engagés et que ses dépenses sont justifiées, il peut déduire ces dépenses de son impôt sur le revenu. Il doit donc conserver précieusement l’ensemble de ses reçus et de ses justificatifs de dépense.

La gestion des frais professionnels peut être rapidement contraignante pour votre entreprise, notamment si de nombreuses notes de frais sont établies par vos collaborateurs. Heureusement, il existe une solution efficace pour réduire le temps de traitement des justificatifs de vos salariés : Qonto.

Grâce à notre outil de gestion des notes de frais, vos collaborateurs peuvent demander le remboursement de leurs frais professionnels et déposer leurs justificatifs de paiement depuis leur ordinateur ou leur smartphone. Vous n’avez plus qu’à valider leurs demandes pour les rembourser immédiatement.

Vous pouvez aussi réduire le nombre de notes de frais à gérer en fournissant une carte de paiement Qonto à vos salariés. Les avantages de cette solution sont nombreux :

• vos collaborateurs n’ont plus besoin d’engager leur argent personnel ;
• certains types de dépenses peuvent être autorisés ou non ;
• les plafonds de chaque carte sont ajustables en fonction des besoins ;
• les dépenses engagées par vos salariés sont contrôlables en temps réel.

Vous voulez en savoir plus sur les fonctionnalités proposées par Qonto ? Découvrez notre démo dès à présent.