Avantage en nature logement : comment en estimer la valeur ?

Un employeur peut rémunérer ses salariés de différentes manières. Il peut leur attribuer des avantages en nature en plus du salaire qu’il leur verse, par exemple sous la forme d’un avantage en nature logement. De quoi s’agit-il ? Comment fonctionne-t-il ? Comment en estimer la valeur pour mieux maîtriser vos dépenses professionnelles ? Qonto vous dit tout sur le sujet.

Un employeur peut mettre à disposition de ses salariés des biens ou des services gratuitement comme une voiture de fonction. On parle alors d’avantages en nature.

L’employeur peut aussi mettre un logement de fonction à disposition d’un employé, dont il est propriétaire ou locataire. Il lui attribue alors un avantage en nature logement.

Cet avantage en nature est assimilé à une rémunération et est soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. La valeur du logement fourni au salarié doit donc être évaluée. Il en est de même si l’employeur prend en charge la taxe d’habitation ou la prime d’assurance du logement par exemple.

Ainsi, pour considérer qu’un logement constitue un avantage en nature, il faut que :

• l’employeur en soit locataire ou propriétaire ;
• le logement soit proposé gratuitement au salarié ;
• il soit soumis aux cotisations sociales.

L’employeur doit évaluer la valeur de l’avantage en nature logement qui est soumis aux cotisations sociales chaque mois ou chaque semaine. Il peut le faire en appliquant un barème spécifique ou en utilisant la valeur locative brute.

En principe, la valeur d’un logement de fonction est évaluée au forfait. L’employeur doit alors appliquer le barème de l’avantage en nature logement mis à disposition chaque année par l’administration fiscale.

Voici le barème en vigueur pour l’année 2023 :

Ce barème permet d’estimer la valeur d’un avantage en nature logement en fonction de :

• la rémunération brute mensuelle du salarié, primes et gratifications comprises, déduction faite du remboursement pour frais professionnels de l'employeur ;
• le nombre de pièces principales du logement, à savoir les pièces destinées au séjour et au sommeil.

Il tient également compte des frais accessoires comme l’eau, le gaz ou l’électricité.

Exemple de calcul :

Si un salarié perçoit une rémunération brute mensuelle de 1 700 €  et que son employeur lui attribue un logement de fonction de 4 pièces principales, la valeur de son avantage en nature logement est de 4 x 40,40 € = 161,60 €

Si sa rémunération varie en cours d’année, l’employeur peut réévaluer la valeur du logement de fonction chaque mois.

De même, en cas d’entrée ou de sortie du logement en cours de mois, l’évaluation se fait par semaine. La valeur de l’avantage en nature logement est donc calculée pour un mois, puis divisée par 4.

Enfin, si le salarié ne perçoit pas de rémunération pendant un mois et qu’il bénéficie exclusivement d’avantages en nature, le logement est évalué sur la base de la première tranche du barème.

S’il le souhaite, l’employeur peut calculer la valeur de l’avantage en nature logement à partir de la valeur locative brute du logement mis à disposition.

La valeur locative brute figure sur l’avis d’imposition de la taxe d’habitation du logement de fonction. Si l’administration fiscale ne peut pas la communiquer, l’avantage en nature logement est évalué en fonction des loyers pratiqués sur des logements identiques.

Si le loyer payé par l’employeur est inférieur à celui qui est appliqué dans la commune, c’est le montant de ce loyer qui doit être pris en compte pour l’estimation de la valeur du logement.

Lorsque le salarié a besoin d’être logé dans le logement fourni par l’employeur pour exercer son activité professionnelle, l’employeur doit appliquer un abattement de 30 % sur la valeur forfaitaire calculée ou sur la valeur locative brute.

Cet abattement vaut pour le logement de fonction, mais pas pour les avantages accessoires financés par l’employeur (eau, gaz, électricité, chauffage, garage).

Lorsque l’employeur fournit un logement destiné à la fois à un usage privé et professionnel, il doit en calculer la valeur au prorata. Cette méthode de calcul est valable uniquement si le contrat de mise à disposition du logement indique le nombre de pièces qui sont réservées à l’usage professionnel.

Les avantages accessoires (eau, gaz, etc.) payés par l’employeur bénéficient également de cette proratisation.

En principe, la valeur d’un avantage en nature logement est évaluée au réel lorsque c’est le dirigeant de l’entreprise qui en bénéficie.

S’il dispose également d’un contrat de travail en plus de son mandat social, la valeur de son avantage en nature logement peut être estimée au forfait à l’aide du barème fourni par l’administration fiscale.

Dans certains cas, le salarié peut payer un loyer à l’employeur au titre du logement fourni. Si le montant de ce loyer est égal ou supérieur à la valeur locative du bien, il n’y a pas d’avantage en nature.

Au contraire, si le loyer est inférieur au forfait ou à la valeur locative, la différence constitue un avantage en nature qui est donc soumis à l’impôt et aux cotisations sociales.

Lorsque deux conjoints travaillent dans la même entreprise, l’avantage en nature figure sur la fiche de paie de celui qui en bénéficie dans son contrat de travail.

Si le contrat de chaque conjoint prévoit l’attribution d’un logement de fonction, l’avantage en nature est partagé entre eux. Dans ce cas, sa valeur est calculée en fonction de leur rémunération respective.

L’avantage en nature logement représente un levier de fidélisation et de recrutement pour vos salariés. Il leur permet notamment de se loger dans les grandes villes et les agglomérations où trouver un logement est difficile et où le montant des loyers est souvent très élevé.

En lui fournissant des avantages en nature comme un véhicule ou un logement, le salarié fait l’économie de frais qu’il aurait eus dans le cadre de son travail. Il s’agit donc d’éléments de rémunération qui peuvent avoir un impact sur sa motivation et son envie de rester dans l’entreprise.

La rapidité du remboursement des dépenses professionnelles engagées par vos collaborateurs, par exemple de leurs frais de repas, contribue aussi à les fidéliser.

Pour cela, vous pouvez utiliser l’outil de gestion des notes de frais proposé par Qonto. L’avantage ? Vos salariés peuvent soumettre leurs justificatifs de dépense et leurs notes de frais en quelques clics. Il vous suffit d’accepter leur demande pour procéder au remboursement de vos salariés.

Vous pouvez également aller plus loin en leur proposant une carte de paiement Qonto. Grâce à ce mode de paiement, vos collaborateurs peuvent engager des dépenses sans avancer leur argent personnel.

De votre côté, vous pourrez suivre chaque transaction en temps réel, modifier le plafond de paiement des cartes attribuées à vos collaborateurs et autoriser ou non certains types de dépenses.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, Qonto vous accompagne au quotidien pour mieux gérer vos dépenses professionnelles. 

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