Avance de frais : en quoi ça consiste ?

Lorsque les salariés d’une entreprise se déplacent pour des raisons professionnelles, ils doivent souvent régler eux-mêmes leurs dépenses d’hébergement, de repas ou de transport. Des dépenses coûteuses qui impactent leur trésorerie. Pour éviter cela, l’entreprise peut procéder à des avances de frais. Comment ça fonctionne ? Quels sont les avantages et les inconvénients de cette solution ? Qonto vous répond.

L’avance de frais est une somme d’argent que l’employeur verse au salarié pour couvrir les dépenses nécessaires à la bonne réalisation de sa mission professionnelle. Il peut s’agir de l’achat de matériel, de frais de restaurant, de carburant ou d’hébergement.

Grâce à cette avance de frais, le salarié n’engage pas ses fonds propres et n’a pas à attendre la validation de sa note de frais pour obtenir le remboursement des frais de déplacement par l’employeur.

Une solution très intéressante pour certains types de métiers comme les commerciaux ou les consultants qui sont amenés à se déplacer régulièrement.

Au titre de l’avance de frais, l’employeur verse donc une somme d’argent en amont du déplacement. Les salariés qui n’en bénéficient pas doivent engager leurs fonds propres, déposer une note de frais et attendre que des indemnités de déplacement leur soient versées.

L’employeur peut verser à ses salariés :

• une avance de frais permanente ;
• une avance de frais ponctuelle.

Lorsque la société attribue une avance de frais permanente à ses employés, elle leur est versée tous les mois. Elle est négociée à l’embauche et s’applique pour toute la durée du contrat de travail.

Son montant est défini à partir d’une moyenne des dépenses engagées par les collaborateurs qui exercent le même métier (l’ensemble des commerciaux par exemple).

Le budget alloué au titre de l’avance sur frais permet de couvrir les frais professionnels récurrents et s’ajoute au salaire mensuel de l’employé. Il peut être fixe ou réévalué d’un mois sur l’autre en fonction des déplacements prévus.

Lorsque les dépenses engagées par le salarié sont exceptionnelles, son employeur peut lui proposer une avance de frais ponctuelle pour couvrir ses frais. Elle est alors versée en amont du ou des déplacements à effectuer.

La mise en place des avances de frais en entreprise nécessite d’abord l’évaluation du montant à verser au collaborateur. Une fois sur son compte, le salarié peut utiliser cette somme d’argent librement pour financer son voyage et couvrir ses frais de déplacement.

À l’issue de son déplacement professionnel, le collaborateur doit tout de même fournir une note de frais et les factures correspondantes pour justifier ses dépenses. Le service comptable de l’entreprise doit ensuite comparer les reçus fournis avec l’avance versée.

Lorsque le montant de l’avance de frais versée au salarié est plus important que les frais engagés, ce dernier doit reverser l’excédent à l’entreprise. Ce trop-perçu peut également être prélevé sur le salaire du salarié.

Au contraire, si le montant avancé par l’entreprise n’est pas suffisant pour couvrir la totalité des frais engagés par le salarié, l’employeur doit lui rembourser la somme manquante.

En principe, un salarié qui engage des frais professionnels dans le cadre de son travail doit déposer une note de frais et patienter pour obtenir le remboursement de ses dépenses. Ce processus peut être long et pèse sur le budget personnel des salariés. En particulier lorsque le montant des dépenses est important par rapport au salaire que touche le collaborateur.

De même, une erreur peut se glisser dans la note de frais ou un justificatif de paiement peut être oublié par le salarié. Autant d’éléments qui peuvent remettre en cause ou retarder sa demande de remboursement.

En optant pour l’avance de frais, l’entreprise vient donc sécuriser la santé financière de ses employés. Une solution efficace pour améliorer leur productivité sans perturber sa gestion des notes de frais.

Les avances de frais présentent un inconvénient majeur pour l’entreprise :  elle doit engager de la trésorerie en avance. Lorsqu’elles se multiplient, ces avances de frais impactent ainsi la trésorerie de la société qui est immobilisée en début de mois. D’autant que le montant total des dépenses professionnelles n’est pas toujours facile à évaluer.

Pour compenser cela, l’entreprise peut planifier des avances de frais permanentes et proposer un remboursement au réel pour les autres frais professionnels engagés ponctuellement.

Lorsque les entreprises font le choix de rembourser les dépenses professionnelles de leurs salariés au réel, ces derniers doivent présenter des notes de frais dûment complétées, accompagnées de justificatifs de paiement. Ils doivent donc être rigoureux dans la rédaction de leur note de frais s’ils souhaitent des remboursements rapides.

La mise en place d’avances sur frais présente alors un risque pour l’entreprise. Il est possible que ses salariés :

• ne déposent pas correctement leurs notes de frais ;
• commettent des erreurs évitables ;
• ne fournissent pas tous les justificatifs nécessaires.

L’inconvénient majeur des avances de frais est l’impossibilité de suivre au fur et à mesure la manière dont vos collaborateurs utilisent les fonds qui sont mis à leur disposition.

Avec Qonto, cela devient possible. En effet, vous pouvez fournir une carte corporate à chacun de vos collaborateurs pour leur permettre d’engager des dépenses professionnelles.

Grâce à ce mode de paiement, vous pourrez :

• suivre en temps réel les frais engagés par vos salariés depuis votre application ;
• mettre en place des plafonds de dépense personnalisés pour chaque collaborateur ;
• optimiser la trésorerie de votre entreprise puisque les débits sont réalisés au fur et à mesure en fonction des besoins.

Qonto met aussi à votre disposition un outil de gestion des notes de frais pour traiter les dépenses de salariés qui ne disposent pas de cette carte de paiement. L’avantage ? Leur permettre de présenter des notes de frais en bonne et due forme. Vous limitez ainsi le risque d’erreurs de saisie et la gestion manuelle de tableurs.

De même, vous n’avez plus besoin de courir après les justificatifs de vos collaborateurs. Ces derniers sont centralisés dans une interface unique, permettant ainsi un remboursement plus rapide de leurs frais professionnels.

Vous voulez en savoir plus sur l’outil de gestion des notes de frais et sur les cartes de paiement corporate proposés par Qonto ? Visualisez notre démo sans attendre pour découvrir toutes nos fonctionnalités.