Faisant partie intégrante des frais professionnels, les frais de déplacement sont des dépenses engagées par le salarié qui doivent être remboursées par l’employeur. Cette indemnisation se fait néanmoins sous certaines conditions. Découvrez comment fonctionne le remboursement de ces frais par l’employeur et optimisez la gestion des déplacements de vos collaborateurs.
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Les frais de déplacement constituent l’ensemble des dépenses engagées par le salarié à l’occasion d’un déplacement professionnel. Il peut s’agir :
Les frais de déplacement engagés par le salarié englobent plusieurs types de dépenses dont :
Certains frais abusifs ne sont pas remboursés par l’employeur. C’est notamment le cas des dépenses de mini-bar qui ne sont pas prises en charge tandis que les nuitées d’hôtel sont bel et bien remboursées.
L’employeur doit respecter certaines obligations en matière de déplacement professionnel. Ainsi, le remboursement des frais de déplacement par l’employeur est une obligation légale.
Ce dernier doit rembourser les frais de transport, d’hébergement et de repas de ses salariés si les dépenses ont été engagées :
Les trajets domicile-travail du salarié peuvent aussi être couverts par l’employeur, partiellement ou totalement. Leur prise en charge est obligatoire lorsque le salarié loue un vélo ou utilise les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail. Ainsi, l’employeur doit prendre en charge au moins 50 % du coût de l’abonnement si le salarié utilise un service public pour se déplacer.
Il peut aussi indemniser les salariés qui se rendent sur leur lieu de travail en voiture, sans y être obligé néanmoins.
Le remboursement des frais de déplacement par l’employeur ne peut pas donner lieu à une réduction de salaire pour le salarié. De même, la prise en charge de ces dépenses est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale), dans la limite des plafonnements de l’Urssaf.
Selon le Code du travail, l’employeur a deux solutions pour rembourser les frais avancés par ses salariés dans le cadre d’un déplacement professionnel. Il peut rembourser les frais sur la base des dépenses réellement engagées ou sous la forme d’une allocation forfaitaire.
Lorsque l’employeur décide de rembourser les dépenses de ses salariés au forfait, il leur verse une somme d’argent dont le montant est défini à partir des barèmes fournis par l’administration fiscale. La somme versée pour l’indemnisation des frais de déplacement dépend donc de l’Urssaf.
Ce mode de remboursement dispense le salarié de justifier ses dépenses. C’est un avantage puisqu’il n’a pas besoin d’établir de note de frais pour obtenir le versement de son indemnité forfaitaire.
Cette solution présente toutefois un inconvénient pour l’employeur qui se trouve lésé si le montant des frais engagés par le salarié est finalement moins élevé que l’indemnité qui lui a été allouée.
S’il choisit de rembourser les dépenses engagées par ses salariés au réel, l’employeur prend en charge l’intégralité des frais de déplacement qui ont été avancés.
Pour obtenir un remboursement, le salarié doit démontrer que les déplacements ont été effectués dans l’intérêt de l’entreprise. Il doit également fournir une note de frais valide accompagnée des justificatifs associés pour prouver la réalité des frais avancés lors de ses déplacements.
Qu’il s’agisse de factures ou de reçus, les justificatifs de notes de frais fournis par le salarié doivent indiquer la date du déplacement effectué, son motif, le type de dépense à rembourser et son montant. Ces justificatifs doivent être conservés précieusement pour une durée de 10 ans. Ils devront en effet être présentés en cas de contrôle de l’Urssaf.
Avec Qonto, les justificatifs papier peuvent être scannés et conservés au format digital dans un même espace de stockage pour optimiser votre organisation. Vos salariés peuvent également déposer leurs notes de frais directement sur leur application.
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Le montant remboursé au salarié au titre de ses dépenses de déplacement dépend de la distance qu’il doit parcourir.
Lorsque sa mission professionnelle ne l'empêche pas de rejoindre son domicile à la fin de sa journée, le salarié a droit au remboursement de ses frais de transport et de ses frais de repas. Même si l'employeur peut rembourser ces dépenses au forfait, l’indemnisation se fait généralement sur la base des frais réels.
Lorsque l’ordre de mission fourni au salarié l’oblige à se déplacer à plus de 50 km de son lieu de résidence ou à plus d’1h30 de route en transports en commun, on parle de grand déplacement.
Dans ce cas, l'employeur doit verser une indemnité de grand déplacement pour couvrir ses dépenses de transport, de restauration et d’hébergement.
Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, l’employeur doit verser une indemnité dont le montant est calculé à partir du barème kilométrique fourni et mis à jour chaque année par l’Urssaf.
L’employeur prend ainsi en charge les frais de carburant engagés par son salarié, mais aussi le coût de la prime d’assurance, les frais d’entretien et de réparation du véhicule, ainsi que sa dépréciation.
Le montant de l’indemnité kilométrique perçue par le salarié varie en fonction des critères suivants :
Voici le barème kilométrique applicable aux voitures :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
3 CV et moins |
d x 0,529 |
(d x 0,316) + 1 065 |
d x 0,370 |
4 CV |
d x 0,606 |
(d x 0,340) + 1 330 |
d x 0,407 |
5 CV |
d x 0,636 |
(d x 0,357) + 1 395 |
d x 0,427 |
6 CV |
d x 0,665 |
(d x 0,374) + 1 457 |
d x 0,447 |
7 CV et plus |
d x 0,697 |
(d x 0,394) + 1 515 |
d x 0,470 |
Par exemple, si un salarié a utilisé son véhicule personnel de 5 chevaux fiscaux pour parcourir une distance de 10 000 km, le montant des frais kilométriques à rembourser est de : (10 000 x 0,357) + 1 395 = 4 965 euros.
Ce montant est majoré de 20 % si le salarié a utilisé un véhicule électrique pour réaliser ses déplacements.
L’Urssaf fournit aussi un barème kilométrique pour le calcul de l’indemnité due aux salariés qui ont utilisé leur moto ou leur scooter pour effectuer un déplacement professionnel.
Si l’employeur rembourse les frais de déplacement au réel, le montant indemnisé dépend des dépenses réellement engagées par le salarié. S’il les rembourse au forfait, le montant pris en charge se fonde sur les barèmes de l’Urssaf.
Lorsque le salarié réalise un déplacement professionnel sur la journée, il a droit à une prime de panier-repas de :
Lorsque le salarié effectue un grand déplacement, l’indemnité est plus importante. En effet, le montant perçu pour le remboursement de chaque repas est de :
Dans le cadre d’un grand déplacement, le salarié a également droit à une indemnité de logement et de petit-déjeuner. Son montant est de :
L’indemnité versée aux salariés est de :
Si le salarié se rend à l’étranger dans le cadre d’un voyage d’affaires, le montant de l’indemnité perçue dépend du pays dans lequel il se déplace.
D’autres frais liés au transport peuvent être remboursés au salarié par le biais de l’indemnité de déplacement. C’est le cas des dépenses de stationnement, du péage, des billets d’avion, des titres de transport en commun, de la location d’un véhicule et des courses en taxi.
La gestion des frais de déplacement est une tâche complexe et chronophage, à la fois pour l’entreprise et pour les salariés. En effet, ces derniers doivent engager des dépenses pour assurer leur mission professionnelle et patienter avant d’en obtenir le remboursement. Ils doivent aussi fournir les justificatifs nécessaires pour attester de la réalité de leurs dépenses et veiller à n’en perdre aucun.
Avec Qonto, le remboursement des dépenses est toutefois simplifié et accéléré. En effet, il suffit de quelques clics à vos salariés pour déposer leurs notes de frais. De votre côté, vous n’avez plus qu’à accepter la demande pour dédommager vos employés, sans qu’ils n’aient besoin d’attendre le versement de leur salaire.
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Dans le cas de d'avancement des frais, vous pouvez bénéficier de virements instantanés pour des paiements rapides et sécurisés.
En effet, toutes les cartes de paiement fournies à vos salariés sont associées à une application qui vous permet de visualiser l’évolution des dépenses engagées et leur motif en temps réel. Vous pouvez également fixer des plafonds et autoriser ou non certains types de dépenses. Un atout pour gagner un temps précieux au quotidien.
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