Le remboursement des frais de déplacement par l’employeur : comment ça marche ?

Faisant partie intégrante des frais professionnels, les frais de déplacement sont des dépenses engagées par le salarié qui doivent être remboursées par l’employeur. Cette indemnisation se fait néanmoins sous certaines conditions. Découvrez comment fonctionne le remboursement de ces frais par l’employeur et optimisez la gestion des déplacements de vos collaborateurs.

Les frais de déplacement constituent l’ensemble des dépenses engagées par le salarié à l’occasion d’un déplacement professionnel. Il peut s’agir :

• d’une réunion avec des partenaires commerciaux à une dizaine de kilomètres du lieu de travail du salarié ;
• d’un déplacement de plusieurs jours à l’autre bout de la France ;
• d’un voyage d’affaires de plusieurs semaines à l’étranger.

Les frais de déplacement engagés par le salarié englobent plusieurs types de dépenses dont :

• les frais liés au transport (trajet réalisé avec sa voiture personnelle, utilisation d’un transport public, frais de taxi, coût du stationnement ou du péage) ;
• les frais de repas et de restaurant ;
• les frais d’hébergement (nuit à l'hôtel par exemple).

L’employeur doit respecter certaines obligations en matière de déplacement professionnel. Ainsi, le remboursement des frais de déplacement par l’employeur est une obligation légale.

Ce dernier doit rembourser les frais de transport, d’hébergement et de repas de ses salariés si les dépenses ont été engagées :

• dans le cadre d’un déplacement professionnel ;
• dans l’intérêt de l’entreprise.

Les trajets domicile-travail du salarié peuvent aussi être couverts par l’employeur, partiellement ou totalement. Leur prise en charge est obligatoire lorsque le salarié loue un vélo ou utilise les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail. Ainsi, l’employeur doit prendre en charge au moins 50 % du coût de l’abonnement si le salarié utilise un service public pour se déplacer.

Il peut aussi indemniser les salariés qui se rendent sur leur lieu de travail en voiture, sans y être obligé néanmoins.

Le remboursement des frais de déplacement par l’employeur ne peut pas donner lieu à une réduction de salaire pour le salarié. De même, la prise en charge de ces dépenses est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale), dans la limite des plafonnements de l’Urssaf.

Selon le Code du travail, l’employeur a deux solutions pour rembourser les frais avancés par ses salariés dans le cadre d’un déplacement professionnel. Il peut rembourser les frais sur la base des dépenses réellement engagées ou sous la forme d’une allocation forfaitaire.

Lorsque l’employeur décide de rembourser les dépenses de ses salariés au forfait, il leur verse une somme d’argent dont le montant est défini à partir des barèmes fournis par l’administration fiscale. La somme versée pour l’indemnisation des frais de déplacement dépend donc de l’Urssaf.

Ce mode de remboursement dispense le salarié de justifier ses dépenses. C’est un avantage puisqu’il n’a pas besoin d’établir de note de frais pour obtenir le versement de son indemnité forfaitaire.

Cette solution présente toutefois un inconvénient pour l’employeur qui se trouve lésé si le montant des frais engagés par le salarié est finalement moins élevé que l’indemnité qui lui a été allouée.

S’il choisit de rembourser les dépenses engagées par ses salariés au réel, l’employeur prend en charge l’intégralité des frais de déplacement qui ont été avancés.

Pour obtenir un remboursement, le salarié doit démontrer que les déplacements ont été effectués dans l’intérêt de l’entreprise. Il doit également fournir une note de frais valide accompagnée des justificatifs associés pour prouver la réalité des frais avancés lors de ses déplacements.

Qu’il s’agisse de factures ou de reçus, les justificatifs de notes de frais fournis par le salarié doivent indiquer la date du déplacement effectué, son motif, le type de dépense à rembourser et son montant. Ces justificatifs doivent être conservés précieusement pour une durée de 10 ans. Ils devront en effet être présentés en cas de contrôle de l’Urssaf.

Avec Qonto, les justificatifs papier peuvent être scannés et conservés au format digital dans un même espace de stockage pour optimiser votre organisation. Vos salariés peuvent également déposer leurs notes de frais directement sur leur application. 

Le montant remboursé au salarié au titre de ses dépenses de déplacement dépend de la distance qu’il doit parcourir.

Lorsque sa mission professionnelle ne l'empêche pas de rejoindre son domicile à la fin de sa journée, le salarié a droit au remboursement de ses frais de transport et de ses frais de repas. Même si l'employeur peut rembourser ces dépenses au forfait, l’indemnisation se fait généralement sur la base des frais réels.

Lorsque l’ordre de mission fourni au salarié l’oblige à se déplacer à plus de 50 km de son lieu de résidence ou à plus d’1h30 de route en transports en commun, on parle de grand déplacement.

Dans ce cas, l'employeur doit verser une indemnité de grand déplacement pour couvrir ses dépenses de transport, de restauration et d’hébergement.

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, l’employeur doit verser une indemnité dont le montant est calculé à partir du barème kilométrique fourni et mis à jour chaque année par l’Urssaf.

L’employeur prend ainsi en charge les frais de carburant engagés par son salarié, mais aussi le coût de la prime d’assurance, les frais d’entretien et de réparation du véhicule, ainsi que sa dépréciation.

Le montant de l’indemnité kilométrique perçue par le salarié varie en fonction des critères suivants :

• le modèle de véhicule utilisé ;
• la puissance fiscale ;
• la distance parcourue sur l’année.

Voici le barème kilométrique applicable aux voitures :

Par exemple, si un salarié a utilisé son véhicule personnel de 5 chevaux fiscaux pour parcourir une distance de 10 000 km, le montant des frais kilométriques à rembourser est de : (10 000 x 0,357) + 1 395 = 4 965 euros.

Ce montant est majoré de 20 % si le salarié a utilisé un véhicule électrique pour réaliser ses déplacements.

Si l’employeur rembourse les frais de déplacement au réel, le montant indemnisé dépend des dépenses réellement engagées par le salarié. S’il les rembourse au forfait, le montant pris en charge se fonde sur les barèmes de l’Urssaf.

Lorsque le salarié réalise un déplacement professionnel sur la journée, il a droit à une prime de panier-repas de :

• 9,90 euros s’il prend son repas en dehors d’un restaurant ;
• 20,20 euros s’il doit déjeuner au restaurant.

Lorsque le salarié effectue un grand déplacement, l’indemnité est plus importante. En effet, le montant perçu pour le remboursement de chaque repas est de :

• 20,20 euros pour les 3 premiers mois de déplacement ;
• 17,20 euros du 3e au 24e mois ;
• 14,10 euros du 24e au 72e mois.

Dans le cadre d’un grand déplacement, le salarié a également droit à une indemnité de logement et de petit-déjeuner. Son montant est de :

• 69,50 euros pour un déplacement à Paris ou 51,60 euros en province pour les 3 premiers mois ;
• 59,10 euros à Paris ou 43,90 euros en province du 3e au 24e mois ;
• 48,70 euros à Paris ou 36,10 euros en province du 24e au 72e mois.

L’indemnité versée aux salariés est de :

• 70 euros pour les dépenses d’hébergement et 17,50 euros pour les frais de repas lorsqu’ils se rendent en Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon ;
• 90 euros pour les dépenses d’hébergement et 21 euros pour la prise de repas lorsqu’ils se déplacent en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française ou à Wallis-et-Futuna.

Si le salarié se rend à l’étranger dans le cadre d’un voyage d’affaires, le montant de l’indemnité perçue dépend du pays dans lequel il se déplace.

La gestion des frais de déplacement est une tâche complexe et chronophage, à la fois pour l’entreprise et pour les salariés. En effet, ces derniers doivent engager des dépenses pour assurer leur mission professionnelle et patienter avant d’en obtenir le remboursement. Ils doivent aussi fournir les justificatifs nécessaires pour attester de la réalité de leurs dépenses et veiller à n’en perdre aucun.

Avec Qonto, le remboursement des dépenses est toutefois simplifié et accéléré. En effet, il suffit de quelques clics à vos salariés pour déposer leurs notes de frais. De votre côté, vous n’avez plus qu’à accepter la demande pour dédommager vos employés, sans qu’ils n’aient besoin d’attendre le versement de leur salaire. 

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En effet, toutes les cartes de paiement fournies à vos salariés sont associées à une application qui vous permet de visualiser l’évolution des dépenses engagées et leur motif en temps réel. Vous pouvez également fixer des plafonds et autoriser ou non certains types de dépenses. Un atout pour gagner un temps précieux au quotidien.

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