Frais de déplacement Urssaf : de quoi s’agit-il ?

De nombreux salariés engagent des frais de déplacement dans le cadre de leur travail. Des charges que l’employeur doit rembourser et qui sont parfois difficiles à appréhender, tant pour le dirigeant que pour ses collaborateurs. Quels sont les frais à indemniser ? Comment optimiser la gestion des déplacements de ses employés ? Qonto vous explique tout.

Les frais de déplacement sont engagés par le salarié qui effectue des missions en dehors de son lieu de travail habituel. Il s’agit par exemple :

• d’un trajet réalisé dans la ville voisine pour un rendez-vous fournisseur ;
• d’un voyage de plusieurs jours à l’étranger.

Ils regroupent plusieurs types de dépenses comme :

• les frais kilométriques ;
• l’achat de titres de transport ;
• la location d’un véhicule ;
• la prise de repas ;
• les frais d’hébergement.

Généralement avancés par le salarié, les frais de déplacement doivent être remboursés par l’employeur dans la mesure où des notes de frais justifiées lui sont présentées. Ce remboursement est effectué sur la base des barèmes établis par l’Urssaf (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales).

À quoi sert cet organisme ? Il contrôle les entreprises aux côtés de l’administration fiscale, et vérifie notamment qu’elles gèrent correctement leurs cotisations sociales et respectent les règles en matière d’exonération et de gestion des frais professionnels.

Lorsqu’un salarié effectue un trajet court qui lui permet de rentrer sur son lieu de résidence habituelle à la fin de sa journée de travail, l’employeur doit rembourser les dépenses engagées pour le transport et la prise de repas.

Quand le voyage effectué oblige le salarié à se rendre dans un lieu situé à plus de 50 km de son domicile (ou 1h30 de route en transports en commun), il peut être qualifié de grand déplacement.

Dans ce cas, il perçoit des indemnités qui prennent aussi en compte les sommes avancées pour son hébergement.

Le montant de la prime de déplacement auquel peut prétendre le salarié dépend des sommes engagées pour son transport. Il peut notamment s’agir :

• du stationnement ;
• du péage ;
• des titres de transports publics ;
• de la location d’une voiture ;
• de l’utilisation d’un taxi.

Le salarié peut percevoir une indemnité kilométrique lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour réaliser un voyage professionnel. Dans ce cas, le calcul des frais de déplacement est réalisé sur base du barème établi par l’administration fiscale. La somme versée varie en fonction de :

• la puissance fiscale du véhicule utilisé ;
• la distance parcourue sur l’année.

Voici par exemple le barème applicable aux voitures :

Lorsque les salariés effectuent de petits déplacements, ils ont droit à une prime de panier-repas pour un montant limite de :

• 9,90 euros pour un repas pris ailleurs qu’au restaurant ;
• 20,20 euros pour un repas pris au restaurant.

Les salariés qui réalisent de grands déplacements ont droit à une indemnité repas de :

• 20,20 euros pour les 3 premiers mois de voyage ;
• 17,20 euros du 3ème au 24ème mois ;
• 14,10 euros du 24ème au 72ème mois.

Ils bénéficient également d’une indemnité de logement et petit-déjeuner pour un montant maximum de :

• 69,50 euros à Paris ou 51,60 euros en province pour les 3 premiers mois ;
• 59,10 euros à Paris ou 43,90 euros en province du 3ème au 24ème mois ;
• 48,70 euros à Paris ou 36,10 euros en province du 24ème au 72ème mois.

Lorsque les déplacements professionnels sont remboursés au réel, l’employeur verse une indemnité correspondant aux sommes réellement engagées par le salarié. Ce dernier doit alors fournir une note de frais en bonne et due forme à son employeur, accompagnée des justificatifs associés (une facture par exemple).

Pour donner droit à un remboursement, la note de frais doit contenir plusieurs informations comme :

• la date et le lieu du voyage ;
• son motif ;
• la somme à rembourser.

Lorsque le remboursement des frais de déplacement par l’employeur est fait au forfait, le salarié obtient une indemnité définie à partir des barèmes de l’administration fiscale. C’est une solution avantageuse pour l’employé qui n’a pas besoin de justifier les montants avancés lors de ses déplacements.

Cette solution présente toutefois deux inconvénients pour l’entreprise :

• elle n’est pas intéressante lorsque les frais réellement engagés sont inférieurs au montant forfaitaire ;
• l’indemnité accordée au forfait n’est pas exonérée de cotisations sociales à la différence du remboursement au réel.

Une mauvaise gestion des frais de déplacement peut avoir de réelles conséquences, notamment en cas de contrôle. Votre société peut subir des sanctions financières s’il manque des justificatifs par exemple. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser un outil de gestion des dépenses professionnelles et gagner un temps précieux.

Avec Qonto par exemple, vos collaborateurs peuvent déposer leurs notes de frais et leurs reçus en quelques clics. Les justificatifs sont conservés de manière sécurisée et accessibles à tout moment. De même, vos salariés peuvent être remboursés de leurs dépenses instantanément, un atout pour assurer leur fidélité. 

Vous pouvez aussi fournir une carte de paiement professionnelle à vos collaborateurs pour diminuer le nombre de notes de frais à gérer au quotidien.

Les cartes Qonto sont associées à une application qui vous permet de consulter en temps réel les sommes dépensées par vos salariés. Vous pouvez aussi fixer vous-même des limites d’utilisation et autoriser certains types de dépenses. Un atout pour garder le contrôle de votre trésorerie.

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