De nombreux salariés engagent des frais de déplacement dans le cadre de leur travail. Des charges que l’employeur doit rembourser et qui sont parfois difficiles à appréhender, tant pour le dirigeant que pour ses collaborateurs. Quels sont les frais à indemniser ? Comment optimiser la gestion des déplacements de ses employés ? Qonto vous explique tout.
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Les frais de déplacement sont engagés par le salarié qui effectue des missions en dehors de son lieu de travail habituel. Il s’agit par exemple :
Ils regroupent plusieurs types de dépenses comme :
Généralement avancés par le salarié, les frais de déplacement doivent être remboursés par l’employeur dans la mesure où des notes de frais justifiées lui sont présentées. Ce remboursement est effectué sur la base des barèmes établis par l’Urssaf (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales).
À quoi sert cet organisme ? Il contrôle les entreprises aux côtés de l’administration fiscale, et vérifie notamment qu’elles gèrent correctement leurs cotisations sociales et respectent les règles en matière d’exonération et de gestion des frais professionnels.
Les salariés ne sont pas les seuls concernés. Un professionnel indépendant peut aussi facturer ses frais de déplacement à ses clients pour obtenir le remboursement des montants engagés.
Lorsqu’un salarié effectue un trajet court qui lui permet de rentrer sur son lieu de résidence habituelle à la fin de sa journée de travail, l’employeur doit rembourser les dépenses engagées pour le transport et la prise de repas.
Quand le voyage effectué oblige le salarié à se rendre dans un lieu situé à plus de 50 km de son domicile (ou 1h30 de route en transports en commun), il peut être qualifié de grand déplacement.
Dans ce cas, il perçoit des indemnités qui prennent aussi en compte les sommes avancées pour son hébergement.
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Le montant de la prime de déplacement auquel peut prétendre le salarié dépend des sommes engagées pour son transport. Il peut notamment s’agir :
Le salarié peut percevoir une indemnité kilométrique lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour réaliser un voyage professionnel. Dans ce cas, le calcul des frais de déplacement est réalisé sur base du barème établi par l’administration fiscale. La somme versée varie en fonction de :
Voici par exemple le barème applicable aux voitures :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
3 CV et moins |
d x 0,529 |
(d x 0,316) + 1 065 |
d x 0,370 |
4 CV |
d x 0,606 |
(d x 0,340) + 1 330 |
d x 0,407 |
5 CV |
d x 0,636 |
(d x 0,357) + 1 395 |
d x 0,427 |
6 CV |
d x 0,665 |
(d x 0,374) + 1 457 |
d x 0,447 |
7 CV et plus |
d x 0,697 |
(d x 0,394) + 1 515 |
d x 0,470 |
Les indemnités kilométriques peuvent être intégrées dans les charges de l’entreprise. Elles sont ainsi exonérées de contributions sociales.
Lorsque les salariés effectuent de petits déplacements, ils ont droit à une prime de panier-repas pour un montant limite de :
Les salariés qui réalisent de grands déplacements ont droit à une indemnité repas de :
Ils bénéficient également d’une indemnité de logement et petit-déjeuner pour un montant maximum de :
Le montant des indemnités forfaitaires versées par l’employeur pour les déplacements professionnels réalisés en Outre-Mer et à l’étranger est variable en fonction du lieu de destination.
Lorsque les déplacements professionnels sont remboursés au réel, l’employeur verse une indemnité correspondant aux sommes réellement engagées par le salarié. Ce dernier doit alors fournir une note de frais en bonne et due forme à son employeur, accompagnée des justificatifs associés (une facture par exemple).
Pour donner droit à un remboursement, la note de frais doit contenir plusieurs informations comme :
Les justificatifs fournis par le salarié doivent être conservés précieusement en cas de contrôle. L’application Qonto vous permet de les regrouper au format digital pour optimiser votre organisation.
Lorsque le remboursement des frais de déplacement par l’employeur est fait au forfait, le salarié obtient une indemnité définie à partir des barèmes de l’administration fiscale. C’est une solution avantageuse pour l’employé qui n’a pas besoin de justifier les montants avancés lors de ses déplacements.
Cette solution présente toutefois deux inconvénients pour l’entreprise :
Une mauvaise gestion des frais de déplacement peut avoir de réelles conséquences, notamment en cas de contrôle. Votre société peut subir des sanctions financières s’il manque des justificatifs par exemple. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser un outil de gestion des dépenses professionnelles et gagner un temps précieux.
Avec Qonto par exemple, vos collaborateurs peuvent déposer leurs notes de frais et leurs reçus en quelques clics. Les justificatifs sont conservés de manière sécurisée et accessibles à tout moment. De même, vos salariés peuvent être remboursés de leurs dépenses instantanément, un atout pour assurer leur fidélité.
Vous pouvez aussi fournir une carte de paiement professionnelle à vos collaborateurs pour diminuer le nombre de notes de frais à gérer au quotidien.
Les cartes Qonto sont associées à une application qui vous permet de consulter en temps réel les sommes dépensées par vos salariés. Vous pouvez aussi fixer vous-même des limites d’utilisation et autoriser certains types de dépenses. Un atout pour garder le contrôle de votre trésorerie.
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