Simplifiez votre gestion des déplacements

La législation oblige l’employeur à rembourser ses collaborateurs pour les frais professionnels engagés lors des déplacements effectués dans le cadre de leur travail. Voici les dépenses concernées :

✓ frais de repas ;
✓ frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel ;
✓ frais de transport (billet de train, location de voiture, etc.) ;
✓ frais kilométriques.

Pour procéder au remboursement de ses salariés, deux options s’offrent à l’employeur :

✓ le remboursement par déduction forfaitaire ;
✓ le remboursement au réel.

Avec les frais réels, le remboursement versé par l’entreprise correspond exactement au montant des dépenses engagées lors du voyage d’affaires. En revanche, cette solution oblige les collaborateurs à soumettre des notes de frais à leur employeur et y joindre l’ensemble des justificatifs.

Opter pour le remboursement par déduction forfaitaire libère les employés de la gestion des notes de frais à chaque retour de voyage. Cependant, cette solution peut présenter un surcoût pour l’employeur, car les dépenses sont remboursées sur base des barèmes de l’URSSAF et non pas selon les montants réels.

Si vos salariés utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels, votre entreprise a l’obligation de les indemniser pour chaque trajet. Pour ce faire, vous devez appliquer le barème des indemnités kilométriques de l’administration fiscale.

Calculés selon la puissance du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus lors des voyages d’affaires, les frais kilométriques servent à couvrir :

✓ la dépréciation du véhicule ;
✓ les frais de réparation et d’entretien ;
✓ les coûts liés aux pneumatiques ;
✓ les frais de carburant ;
✓ les primes d’assurance.

Bon à savoir : le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % si vos collaborateurs utilisent un véhicule électrique pour leurs déplacements professionnels.

L’organisation d’un voyage d’affaires n’est pas une mission qui s’improvise. En effet, ce travail nécessite de mettre en place un processus spécifique dont voici les 3 principales étapes.

1. La planification

L’organisation d’un déplacement professionnel constitue la première étape. Elle débute par des questions très basiques :

✓ quelle est la durée du déplacement ?
✓ est-ce que le trajet offre une bonne occasion de rencontrer d’autres partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, etc.) ?
✓ quel est le meilleur moyen de transport pour faciliter la mobilité de votre collaborateur ?

L’organisation d’un déplacement professionnel ne présente aucune difficulté lorsqu’elle fait partie de la routine quotidienne d’un salarié dans le cadre de son travail. En revanche, les voyages d’affaires à l’étranger nécessitent une planification beaucoup plus précise.

En effet, un long trajet peut impliquer de réserver plusieurs vols ainsi qu’un hébergement lors de chaque escale ce qui complique l’étape de planification.

2. La réservation

Après la planification de son voyage d’affaires, le salarié va passer à l’étape suivante : la réservation. En effet, tout déplacement professionnel implique de réserver un moyen de transport ou encore un hébergement.

Plusieurs solutions existent pour faciliter la gestion des réservations des entreprises.

Les entreprises dont les collaborateurs sont de grands voyageurs disposent généralement d’un service spécifique en interne, comme un service voyage ou un Travel Manager.

Dans ce cas, les membres de ce service se chargent de chaque réservation sur base des informations communiquées par le salarié (trajet, durée du voyage, etc.) tout en respectant la politique de voyage de l’entreprise.

L’employeur peut également faire appel à une agence de voyages spécialisée dans la planification et la réservation de voyages d’affaires pour déléguer l’organisation et la gestion des déplacements professionnels.

Dernière option : le Self-Booking. Cette solution est principalement privilégiée par les petites et moyennes entreprises.

Avec le Self-Booking, c’est aux salariés de réserver eux-mêmes leur moyen de transport ou leur hébergement. Pour ce faire, ils peuvent utiliser un outil spécifique ou une plateforme de réservations en ligne.

3. Le suivi des dépenses

Suivre les dépenses réalisées lors d’un voyage d’affaires est indispensable pour la gestion financière de l’entreprise. Ainsi, l’employeur peut s’assurer que ses collaborateurs ont respecté la politique de voyage de l’entreprise et évaluer le budget utilisé pour chaque déplacement professionnel.

Ce travail de reporting s’avère également essentiel pour connaître le retour sur investissement des voyages réalisés par chaque équipe :

✓ quel chiffre d’affaires a permis de générer chaque voyage d’affaires ?
✓ quel a été leur coût ?

De cette façon, il peut optimiser son processus de planification et de réservation afin de mieux juger l’intérêt de chaque déplacement à l’avenir.

La gestion des déplacements professionnels peut être confiée à différents membres du personnel d’une entreprise comme :

✓ Travel Manager ;
✓ service financier ;
✓ service des ressources humaines.

Quelle que soit la solution privilégiée, la gestion des voyages d’affaires implique de s’occuper des tâches suivantes :

✓ organisation des déplacements professionnels des collaborateurs ;
✓ choix des différents prestataires ;
✓ contrôle de la qualité des services ;
✓ gestion des différents moyens de paiement ;
✓ vérification de la sécurité des voyageurs ;
✓ remboursement des frais professionnels ;
✓ suivi des coûts et des performances.

Pour faciliter la gestion des déplacements professionnels et gagner un temps considérable, l’entreprise peut s’appuyer sur un logiciel de gestion des notes de frais ou un outil spécialisé (comme une plateforme de gestion en ligne).

Mettre en place une politique de voyage s’avère indispensable pour une bonne gestion des déplacements professionnels de vos collaborateurs. Voici nos 5 conseils pour son élaboration.

1. Évaluer les besoins de son entreprise

Inutile de mettre en place une politique de voyage qui ne correspond pas aux besoins de votre entreprise. Par exemple, ne prévoyez pas un chapitre sur les voyages d’affaires à l’étranger si vos collaborateurs se déplacent uniquement en France.

2. Impliquer les voyageurs

Votre politique de déplacements professionnels doit trouver le parfait équilibre entre une gestion des coûts efficaces et un confort optimal pour les voyageurs.

Par conséquent, rapprochez-vous de vos collaborateurs avant sa mise en place pour vérifier qu’elle correspond à la réalité du terrain. Solliciter l’avis de toutes les parties prenantes est essentiel.

3. Fixer des règles et des plafonds selon le type de dépense

Définir des règles claires aide les voyageurs lors de la planification d’un déplacement professionnel. Par conséquent, déterminez le budget pour chaque type de dépense au sein de votre politique de voyage :

✓ hébergement ;
✓ repas ;
✓ transport ;
✓ frais divers.

En cas de pratique du Self-Booking, mentionnez les entreprises à privilégier lors de la réservation d’un voyage d’affaires si vous bénéficiez de conditions tarifaires avantageuses.

4. Préciser les modalités de remboursement des notes de frais

Votre politique de déplacements professionnels doit également expliquer le fonctionnement des notes de frais au sein de l’entreprise :

✓ outil ou logiciel à utiliser pour préparer sa note de frais ;
✓ processus pour fournir les justificatifs ;
✓ délai pour transmettre sa note de frais à son manager et au service comptabilité ;
✓ modalités de remboursement.

Si vous optez pour l’attribution d’une carte affaire à certains de vos collaborateurs, décrivez les conditions d’utilisation à respecter.

5. Définir le processus de validation des dépenses réalisées lors des voyages d’affaires

Même si la loi vous oblige à rembourser certains frais de déplacement, vous demeurez libre de la définition des règles à respecter pour obtenir la validation d’une dépense.

Ainsi, vous pouvez décider que chaque salarié doit demander une approbation systématique à son manager ou alors réserver ce processus à des situations particulières.