Note de frais : tout savoir sur ce document indispensable

La gestion des notes de frais est un sujet essentiel qui concerne de nombreuses entreprises. Une tâche qui peut rapidement se compliquer lorsque l’entreprise grandit, si aucun processus de gestion n’a été mis en place. Comment fonctionne une note de frais ? Quelles sont les conditions pour obtenir un remboursement ? Comment bien les gérer en entreprise ? Qonto répond à toutes vos questions.

De nombreuses dépenses sont engagées par les salariés d’une entreprise dans le cadre de leur activité, que ce soit pour payer un repas, un déplacement ou un hébergement.

Pour obtenir le remboursement des frais professionnels avancés pour le compte de la société, les collaborateurs doivent alors fournir une note de frais.

Accompagné des justificatifs correspondants, ce document couvre le prix d’un repas au restaurant en compagnie d’un client, l’achat d’un billet de train, l’acquisition de matériels informatiques ou encore le remboursement des frais kilométriques.

La note de frais prend la forme d’une fiche papier ou digitale que doit remplir le salarié avant de la remettre à son employeur. Plusieurs éléments doivent y figurer pour que la note de frais soit validée, et notamment :

• la date de l’opération ;
• l’objet de la dépense ;
• son montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• le montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
  
  

D’autres critères doivent être pris en compte selon le type de dépense à couvrir. Par exemple, une note de frais kilométrique doit aussi faire apparaître :

• le lieu du déplacement ;
• la distance parcourue ;
• la puissance fiscale du véhicule utilisé.
  
  

Pour une dépense de restaurant, il faut ajouter l’identité et la fonction de chaque invité, ainsi que le nom de leur entreprise. Quant aux notes de frais d’hébergement, elles doivent faire apparaître le nombre de nuits réservées.

La note de frais doit être accompagnée de justificatifs au format physique ou digital. Ces documents sont indispensables et permettent notamment à l’administration fiscale de vérifier la véracité des déclarations réalisées.

Il n’existe pas un unique modèle de note de frais. Chaque entreprise peut établir son propre modèle en fonction de ses besoins.

Voici néanmoins un modèle dont vous pouvez vous inspirer pour vos notes de frais kilométriques :

Le remboursement aux frais réels consiste à rembourser le montant exact des fonds avancés par le collaborateur. Pour cela, il doit être en mesure de présenter les factures de chacune de ses dépenses.

Ce mode de remboursement nécessite de procéder à des vérifications et à la validation des justificatifs présentés.

L’employeur peut aussi rembourser les notes de frais de manière forfaitaire. Dans ce cas, une certaine somme est allouée à l’employé qui est seul responsable de ses frais professionnels.

Aucune note de frais n’est à transmettre au préalable : le montant du forfait est fixé en accord avec les barèmes de l’URSSAF.

Cette dernière solution est idéale si vous souhaitez mieux anticiper les budgets au sein de votre entreprise et vous éviter une gestion trop lourde des notes de frais.

Pour bénéficier du remboursement des frais engagés au cours d’une mission professionnelle, il faut que la dépense :

• ait été réalisée dans l’intérêt de l’entreprise ;
• soit raisonnable et proportionnée ;
• soit justifiée.
  
  

Le salarié doit présenter une note de frais accompagnée d’un justificatif de paiement (facture ou reçu). Sans cette pièce essentielle, le traitement de la note de frais ne doit pas être opéré, sous peine d’être considérée comme un avantage en nature.

Lorsque le salarié dépose sa note de frais, l’employeur a 5 ans pour procéder au remboursement. En pratique, la demande est prise en charge à la fin du mois auquel elle a été transmise, sous réserve qu’elle soit accompagnée d’un justificatif et que la politique de dépenses professionnelles de l’entreprise soit respectée.

Entre le moment où le salarié dépose sa demande et le remboursement effectif des dépenses, plusieurs étapes peuvent néanmoins rallonger la procédure de la note de frais.

Il faut par exemple tenir compte des délais nécessaires pour l’approbation des dépenses par le manager et le service comptable ou pour l’exécution du remboursement en lui-même. Avec Qonto, les délais sont néanmoins très courts. Lorsque le manager valide la note de frais soumise par ses collaborateurs, il peut procéder au remboursement des frais instantanément.

Qu’elles soient remboursées au forfait ou au réel, les notes de frais sont exonérées de cotisations sociales dans la mesure où les seuils fixés par l'administration sont respectés. À défaut, l'excédent est considéré comme un avantage en nature qui est alors soumis aux cotisations sociales.

De même, le remboursement d’une note de frais n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu pour les collaborateurs, dans la mesure où son montant est inférieur aux seuils prévus. En cas de dépassement, le dédommagement des frais avancés par le salarié est considéré comme un avantage en nature imposable.

Une entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais si les justificatifs transmis par le salarié font apparaître le taux appliqué ainsi que les montants HT et TTC. Attention, toutes les dépenses ne permettent pas de récupérer la TVA.

La plupart des dépenses de déplacement ne donnent pas droit à la récupération de la TVA. C’est le cas des billets de transports en commun et des frais de location de véhicules de tourisme.

De même, les frais kilométriques remboursés aux collaborateurs ne donnent pas droit à la récupération de la TVA, le montant payé n’incluant aucune taxe.

L’entreprise peut en revanche récupérer la TVA sur :

• les frais de péage ;
• la location d’un véhicule utilitaire ;
• certains frais de stationnement ;
• les frais de carburant en fonction du type de voiture utilisée et du carburant.

La TVA concernant les dépenses d’hébergement que supportent les entreprises au bénéfice de leurs salariés ne peut pas être récupérée. Cette règle est valable que le salarié ait séjourné dans un hôtel ou dans une chambre d’hôte.

Lorsque le salarié engage des frais alimentaires dans le cadre de sa mission professionnelle, la TVA peut être entièrement récupérée par l’entreprise. Cette règle est valable pour les repas d’affaires également.

Pour qu’une note de frais soit valable, il faut que les dépenses engagées l’aient été dans un cadre professionnel. Certains salariés malintentionnés peuvent néanmoins être tentés de frauder en sollicitant le remboursement de frais qu’ils n’ont pas réellement avancés (en ajustant les frais kilométriques à la hausse par exemple).

Une perte de temps et d’argent pour l’entreprise qui doit trouver des solutions pour mieux gérer le traitement des notes de frais. Elle peut par exemple souscrire une offre pour un logiciel capable de détecter les incohérences automatiquement.

Pour une meilleure gestion des notes de frais, l’entreprise peut adopter une politique de dépenses qui définit les règles relatives aux frais professionnels. Ainsi, lorsqu’un salarié sollicite le remboursement d’une dépense, il doit respecter les règles inscrites dans ce document.

Le processus de validation et de remboursement des notes de frais y est indiqué précisément afin que chaque salarié puisse comprendre le cheminement à suivre. Les collaborateurs sont notamment informés sur :

• le type de dépenses remboursées ;
• le plafond toléré pour chaque dépense ;
• la liste des partenaires de l’entreprise ;
• la procédure à suivre pour obtenir un remboursement ;
• le délai de présentation des notes de frais.

L’inscription d’une note de frais en comptabilité est une étape délicate. Pour simplifier l’intégration des données dans votre système comptable, il est conseillé de fournir un modèle de note de frais standardisé à l’avance à vos collaborateurs.

La comptabilisation d’une note de frais se fait toujours de la même manière. Une écriture comptable doit être ajoutée au débit dans un compte de classe 6. Par exemple :

• le compte 6251 « voyages et déplacements » pour enregistrer les frais kilométriques, les dépenses liées à l’achat d’un billet de train, etc. ;
• le compte 6256 « missions » pour les frais de logement ;
• le compte 6257 « réceptions » pour les invitations de clients au restaurant ;
• le compte 6234 « cadeaux » pour les présents offerts à des tiers ;
• le compte 6064 « fournitures administratives » pour l’achat de matériel et de fournitures de bureau.

La gestion des notes de frais est une tâche chronophage qui mobilise les ressources en interne. Pour accélérer le processus de remboursement, pensez à la dématérialisation et choisissez un logiciel de gestion des notes de frais adapté.

Plusieurs outils sont disponibles sur le marché. Chez Qonto par exemple, vos salariés peuvent soumettre une note de frais en quelques clics, depuis leur ordinateur ou leur portable. Il leur suffit de prendre en photo leur reçu ou de l’importer depuis leur photothèque, puis de vérifier les informations pré-remplies.

De votre côté, il ne vous reste plus qu’à refuser ou approuver la demande, puis à procéder au remboursement des frais instantanément. Un véritable gain de temps pour vous, mais aussi pour vos salariés qui n’ont plus besoin d’attendre la fin du mois pour être dédommagés. 

Vous ne voulez plus perdre de temps avec les notes de frais ? Et si vous mettiez une carte de paiement à disposition de vos collaborateurs ?

Grâce à la carte affaire fournie par Qonto, vos salariés n’ont plus besoin d’avancer leur argent personnel pour réaliser des dépenses professionnelles. De ce fait, les notes de frais ne sont plus nécessaires.

De plus, nos Mastercard peuvent être gérées en temps réel. Vous avez la main sur le type de dépenses acceptées et sur les plafonds. Les modifications se font de manière instantanée en fonction des besoins réels de vos salariés.

Vous avez également accès à une application qui vous permet de visualiser l’évolution des dépenses de vos salariés à l’instant T. L’outil idéal pour garder la main sur vos finances.

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