Téléchargez votre modèle de note de frais au format Excel
Obtenez gratuitement votre modèle de note de frais au format Excel avec Qonto, et simplifiez le suivi et la validation de vos dépenses professionnelles.
Téléchargez notre modèle de note de frais en quelques clics, sans verser un centime.
Simple d'utilisation
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Renseignez toutes vos informations. Le calcul du montant indemnisé est automatique.
Complet
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Notre modèle de note de frais est prêt à l'emploi et comporte toutes les mentions légales obligatoires.
Gratuit
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Comment remplir notre modèle gratuit de note de frais ?
Après avoir téléchargé notre modèle de note de frais sur internet, vos collaborateurs doivent le remplir. Certaines informations doivent obligatoirement être indiquées pour que la note de frais soit valable. De même, vos salariés doivent fournir les justificatifs associés.
Les mentions obligatoires sur une note de frais
Certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur la note de frais. À défaut, elle peut être considérée comme nulle et non avenue. Les frais engagés peuvent être requalifiés en avantages en nature. Ils deviennent alors imposables pour le salarié et soumis à cotisations sociales pour l’entreprise.
Les mentions obligatoires :
l’identité et les coordonnées du salarié et de l’employeur ;
le détail des frais et le moyen utilisé pour procéder au règlement ;
la date des dépenses et la date de demande des remboursements.
Quels sont les justificatifs à fournir avec une note de frais ?
Si vous remboursez les dépenses aux frais réels, vous devrez récupérer les justificatifs correspondants à la note de frais (ticket de caisse, facture papier ou PDF). C’est important pour prouver la réalité de la dépense, et pouvoir déduire la TVA.
Les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans.
En cas de perte de justificatif, le salarié peut demander un duplicata ou fournir un relevé de banque accompagné d'une attestation sur l'honneur précisant le montant, la nature et le contexte de la dépense.
Bon à savoir : Si votre processus interne de gestion de vos dépenses ne prévoit ni système d’échanges de données informatisées (EDI), ni mise en place de signature électronique, vous devez impérativement enregistrer votre note de frais sous format PDF pour établir une piste d’audit fiable (PAF) et confirmer la valeur probante de vos dépenses au regard de l’administration fiscale.
Astuce
Gérer vos notes de frais facilement
Malgré la mise en place d’un modèle, vos employés ne complètent pas correctement leurs notes de frais ? Vous pouvez utiliser un outil comme Qonto pour les aider à réaliser cette tâche et faciliter la gestion des notes de frais.
“Qonto s’adapte à l’évolution de nos effectifs. Fini les processus chronophages, sans valeur ajoutée. La gestion des dépenses salariés devient simple.”
Les frais d’hébergement se justifient uniquement si le lieu de déplacement se situe à plus de 50 km du domicile ou à plus d’1h30 en transport en commun.
Si c’est le cas, ils doivent être justifiés par facture détaillée, mentionnant :
Le calcul des indemnités kilométriques (IK) prend en compte les coûts liés à l’usure générale du véhicule, aux frais d’entretien et de maintenance (usure des pneus par exemple), aux frais de carburant et d’assurance.
Pour obtenir cette indemnité, la note de frais kilométriques doit faire apparaître :
La note de frais de restaurant, ou de repas, concerne toutes les dépenses réalisées par un salarié dans le but de se restaurer. Ces frais doivent être engagés hors du cadre du domicile, pour des raisons professionnelles.
Les frais de repas avec des invités externes à l’entreprise doivent mentionner :
la date et le montant de la dépense ;
le motif de l’invitation ;
l’identité, la fonction et le nom de l’entreprise de chaque convive.
Qonto, la solution pour réduire le flux des notes de frais
En entreprise, les notes de frais sont monnaie courante, d’où l’importance d’avoir un processus de traitement simple, clair et connu de tous.
La gestion de notes de frais dans un tableur simple, comme Excel, présente des limites :
perte de temps en saisie manuelle ;
erreurs de saisie possibles ;
etc.
Avec l’outil de gestion des notes de frais de Qonto, vos collaborateurs peuvent déposer leurs notes de frais en un instant, depuis leur application mobile ou leur ordinateur. De votre côté, il ne vous reste plus qu’à valider leurs demandes pour procéder au remboursement des frais engagés.
Vous pouvez aussi réduire le nombre de notes de frais à gérer en fournissant une carte de paiement Qonto à vos salariés. L’intérêt ? Ils n’ont plus besoin d’engager leur argent personnel pour réaliser des dépenses professionnelles. Le tout, en gardant la pleine maîtrise de votre trésorerie d’entreprise.
En effet, vous pouvez visualiser en temps réel les achats faits par vos employés, modifier le plafond de chaque carte en fonction de leurs besoins et autoriser ou non certains types de dépenses. Un véritable gain de temps grâce auquel vous pouvez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De même, à chaque paiement effectué, vos collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs de paiement. Grâce à l’outil de reconnaissance dont l’application Qonto est dotée, les écritures comptables sont automatiquement générées et intégrées à votre logiciel comptable. Là encore, un véritable gain de temps pour vous et vos employés.
En savoir plus sur Qonto
Un compte pro en ligne, pensé pour les PME et indépendant(e)s. Avec des outils de facturation, de comptabilité et de gestion. Et bien plus.
Le tableur Excel est l’un des outils privilégiés des entreprises pour proposer un modèle de note de frais à leurs collaborateurs. Facile à utiliser, Excel est adapté à la gestion des données financières.
Votre tableau de note de frais doit permettre de détailler chaque frais professionnel engagé par le salarié. Plusieurs colonnes doivent être intégrées pour indiquer :
la date de la dépense ;
la nature de la dépense ;
le montant de la dépense ;
la description de la dépense ;
le lieu de la dépense ;
le mode de paiement utilisé.
Le tableau de note de frais doit également faire apparaître :
le titre “note de frais” ;
la période concernée ;
l’identité et le poste du salarié ;
l’identité du supérieur hiérarchique du collaborateur.
Traiter vos notes de frais sur Excel vous semble trop compliqué ? Utilisez l’outil de gestion des notes de frais de Qonto pour diviser par 4 le temps passé sur cette tâche chronophage et concentrez-vous sur des missions à réelle valeur ajoutée pour votre entreprise.
Un particulier peut rédiger une note de frais dans la mesure où il a engagé des dépenses pour le compte de son activité professionnelle. Il peut alors la transmettre à son employeur pour obtenir un remboursement des frais avancés.
Une association peut également faire une note de frais. Ce document vient alors attester des frais engagés par le bénévole, le salarié ou le dirigeant d’une association dans le cadre de son activité.
La note de frais doit être rédigée avec soin par le salarié qui souhaite obtenir le remboursement des frais avancés dans le cadre de son activité professionnelle. Ce dernier doit fournir toutes les informations demandées, ainsi que les factures et autres justificatifs associés à ses dépenses. Attention, le salarié ne doit jamais intégrer de dépenses personnelles dans ses notes de frais : seules les dépenses professionnelles peuvent être prises en compte.
