Créez et suivez vos devis sans effort

Un devis est un document qui sert à marquer son engagement pour la réalisation d’une prestation ou l’achat de marchandises au prix convenu. Sur le plan juridique, la signature d’un devis s’apparente à un contrat entre les deux parties.

Cependant, un devis n’est pas comparable à une facture et il ne peut pas la remplacer. En effet, le prix indiqué sur la facture finale peut dépasser celui validé dans le devis dans certains cas :

1. coût de la main-d’œuvre ou des matériaux plus importants que dans le devis initial, cette exception s’applique surtout aux entreprises du BTP et aux artisans du bâtiment ;
2. obligation de réaliser des travaux supplémentaires pour accomplir la mission qui n’étaient pas prévisibles au moment de l’établissement du devis.

Bien qu’ils soient tous les deux des documents commerciaux essentiels pour les auto-entrepreneurs, les TPE et les PME, les devis et les factures sont deux documents qui comportent de multiples différences sur la forme et le contenu. 

Le timing

L’envoi d’un devis intervient au début d’une relation commerciale avec un nouveau client. C’est ce document qui fixe les conditions d’exécution de la prestation ainsi que son prix.La facture est une pièce comptable qui met fin au processus de vente. Ainsi, ce document est envoyé au client une fois la prestation effectuée ou la marchandise livrée.

La valeur légale

Un devis équivaut à un contrat uniquement une fois qu’il a été signé par votre client. C’est l’une des différences avec les factures, car une facture est une preuve légale dès son édition depuis votre logiciel de facturation.

L’obligation d’éditer des devis et des factures

Dans la majorité des cas, l’édition d’un devis n’est pas obligatoire pour les auto-entrepreneurs, les TPE et les PME. 

Cependant, certaines activités nécessitent la création d’un devis de façon systématique :

1. travaux et dépannage ;
2. services à la personne ;
3. prestations de déménagement ;
4. services de location automobile ;
5. prestations liées à la santé.

Même si votre activité ne figure pas dans la liste ci-dessus, nous vous recommandons de faire signer des devis à vos clients pour formaliser leur engagement et leur accord sur le prix et la prestation à exécuter.Les factures quant à elles sont des documents obligatoires pour toute vente ou prestation de services.La numérotation de ces documents

La numérotation des factures doit impérativement suivre un ordre chronologique, tandis que vous êtes totalement libre sur la façon dont vous numérotez vos devis.

Rien ne vous empêche de créer manuellement une facture depuis votre modèle de facture après signature du devis par votre client et l’exécution de la prestation. Cependant, vous vous exposez à un risque d’erreurs non négligeable.

Pour gagner du temps et éviter une saisie manuelle fastidieuse, nous vous recommandons de recourir à un logiciel de facturation qui vous permet de transformer un devis en facture en un clic. 

Cette solution vous permet de générer plus rapidement vos factures et de réduire les délais de paiement de vos clients. Autrement dit, un logiciel de facturation est un outil indispensable pour une gestion commerciale efficace. 

Si vous utilisez déjà un CRM, optez pour un module de facturation qui viendra se greffer à votre CRM. Ce type de module remplit les mêmes fonctions que les logiciels de facturation tout en vous permettant de piloter votre entreprise depuis une interface unique.

C’est dans cette optique de gain de productivité et de simplicité pour suivre toute son activité que Qonto a développé un outil de facturation directement intégré à votre compte pro. 

Ainsi, vous pouvez :

1. générer des devis et des factures en quelques minutes ;
2. suivre les factures en attente de paiement et les devis en cours de validation ;
3. envoyer des relances à vos clients en cas d’impayés ;
4. transférer vos factures et vos mouvements bancaires directement dans votre logiciel de comptabilité, tel que Sage ou Cegid.

Avec l’arrivée imminente de la facture électronique, s’équiper d’un logiciel de facturation s’avère indispensable pour les auto-entrepreneurs, les TPE et les PME.

Voici 3 logiciels de facturation qui disposent chacun de fonctionnalités essentielles pour votre gestion commerciale et financière.

Henrri : le logiciel de facturation pensé pour les TPE et les PME 

Henrri est un logiciel de facturation en ligne disponible gratuitement qui a vu le jour en 2016. Il est conforme aux exigences de la législation, car ce logiciel est agréé anti-fraude à la TVA.

À l’instar d’autres outils de facturation, Henrri vous propose également des fonctionnalités pour :

1. préparer votre comptabilité ;
2. étudier vos performances commerciales ;
3. créer des reportings pour visualiser les articles les plus vendus ou les plus gros clients.

Notez cependant que la plupart de ces fonctionnalités sont payantes. La version gratuite du logiciel de facturation Henrri se limite à l’édition de devis et de factures, la gestion des acomptes et l’export comptable.

Tolteck : le logiciel de devis et de factures pour les artisans du bâtiment

Tolteck est un logiciel de facturation spécialisé pour les artisans du bâtiment. En effet, cet outil propose des fonctionnalités particulièrement adaptées pour l’activité de BTP :

1. bibliothèque d’ouvrages intégrée ;
2. connexion avec vos fournisseurs de matériaux et construction ;
3. chiffrage des travaux avec le logiciel Solu+.

Sans oublier les fonctionnalités indispensables pour un logiciel de facturation efficace :

1. personnalisation des documents commerciaux ;
2. facture d’acompte ;
3. gestion des taux de TVA ;
4. tableau de bord pour le suivi de l’activité.Les tarifs de Tolteck débutent à 19 €/mois HT si vous souscrivez un abonnement annuel et vous pouvez bénéficier d’une réduction supplémentaire si votre entreprise a moins de 5 ans.

Qonto : l’outil de facturation intégré à votre compte pro

Soucieux de vous proposer une solution de gestion complète, Qonto a développé son propre logiciel de facturation qui vous permet d’éditer facilement vos devis et vos factures.

Comme avec les principaux outils du marché, vous pouvez personnaliser vos documents et y ajouter votre logo pour les rendre plus professionnels.

Le véritable atout de l’outil de facturation de Qonto est qu’il est intégré avec votre compte pro. Ainsi, vous pouvez piloter vos recettes et votre trésorerie depuis une seule interface.

Sans oublier les nombreuses connexions avec les principaux outils indispensables à la gestion quotidienne de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez exporter vos documents comptables et bancaires vers plus de 50 logiciels de comptabilité, tels que Sage ou Cegid.