Hacer presupuestos online es fácil con Qonto

Un presupuesto es un plan financiero detallado en forma de documento (físico o virtual) en el que quedan establecidos los ingresos y los gastos que una empresa espera durante un período específico. Los autónomos también suelen recurrir a este documento.

Es una herramienta imprescindible a la hora de administrar las finanzas de un negocio, ya que ayuda a marcar metas financieras realistas, administrar los recursos de forma efectiva y optimizar el flujo de efectivo. El presupuesto de una empresa expresa todo un conjunto de valores y conceptos financieros que son cruciales a la hora de desarrollar cualquier tipo de actividad económica.

Es importante que el presupuesto se cumpla dentro del período temporal establecido. La empresa debe poner todos los recursos posibles (además del flujo de efectivo planificado) al servicio de un correcto cumplimiento del presupuesto.

¿Por qué es tan importante el presupuesto tanto para las empresas como para los autónomos? Por diferentes razones:

• Planificación financiera. El proceso de elaborar un presupuesto pasa por un análisis detallado de los ingresos y gastos proyectados. Esto te permite mantener un control real sobre facturación y finanzas, planificando y anticipando la distribución de tus recursos económicos. Al conocer tanto los ingresos como los gastos proyectados, puedes tomar decisiones más informadas y acertadas.
• Objetivos realistas. Un buen presupuesto es el mejor trampolín hacia metas económicas realistas. Te ayuda a aislar prioridades, definir tus objetivos (tanto a corto como a largo plazo, ya sea aumentar ventas o reducir costos, incluso mejorar márgenes de beneficio) y administrar los recursos para alcanzar tus metas. También facilita un seguimiento fluido de los objetivos: es necesario programar revisiones en las que comparar resultados reales con metas establecidas y realizar los ajustes necesarios para desviarse lo mínimo posible de esas metas.
• Decisiones informadas. El presupuesto te permite identificar oportunidades de beneficio y crecimiento y, además, tomar decisiones con información concreta en tu mano. Decisiones que, por lo tanto, serán más realistas y estarán más cerca del éxito.
• Control del flujo de efectivo. Tener un presupuesto sólido te permite saber en qué momentos puedes enfrentarte a dificultades económicas y, por lo tanto, actuar en consecuencia para evitar escasez de efectivo. También hace posible prever beneficios futuros para planificar inversiones y mejoras.
• Localización de gastos innecesarios. Todo presupuesto ayuda a identificar y analizar aquellas áreas en las que se puede reducir el gasto superfluo para así optimizar los beneficios y mejorar la gestión contable. También puede ser útil a la hora de optimizar tus relaciones económicas con cada cliente.
• Evaluación de viabilidad y rentabilidad. La elaboración de un presupuesto revela la viabilidad y rentabilidad de nuevos proyectos, inversiones y expansiones de una empresa. Cualquier decisión que tomes debe basarse en un análisis de los costos de estas operaciones, los ingresos esperados y el período de recuperación proyectado.

Un presupuesto eficaz debe incluir ciertos elementos que ayuden a representar las finanzas de una empresa o de los autónomos de forma precisa y completa. Existen ocho elementos esenciales que debes incluir en tu presupuesto.

1. Ingresos. Tu presupuesto debe incluir la totalidad de los beneficios de tu negocio, ya provengan de venta de productos o servicios, alquileres, inversiones o cualquier otra fuente de ingresos. Prioriza el detalle y la precisión al realizar el registro de ingresos y obtendrás una panorámica fiable de tus entradas de efectivo.

2. Gastos fijos. Incluye en tu presupuesto los gastos recurrentes que tu empresa paga regularmente y que no experimentan grandes variaciones. Aquí se incluyen gastos como el alquiler, los servicios contratados, los salarios, los seguros, los impuestos y cualquier gasto fijos específico de tu negocio.

3. Gastos variables. A diferencia de los fijos, los gastos variables son aquellos que fluctúan de un mes a otro, como puede ser la inversión en materiales de oficina, el marketing o los gastos de viaje de tus empleados. Aunque estos costes sean variables, un buen presupuesto se apoyará en el historial de gastos para realizar proyecciones de futuro acertadas.

4. Costos de producción. En el caso de que tu empresa se dedique a la fabricación o venta de productos, será necesario que tu presupuesto incluya los costes asociados a esa misma producción. Esto incluye materiales y mano de obra, por ejemplo. El cálculo de los costes de producción es crucial a la hora de establecer precios adecuados para tus productos.

5. Gastos no recurrentes. Reparaciones, mantenimiento, costes legales, capacitación, actualización de equipos… Todos estos gastos ocasionales deben estar reflejados en el presupuesto.

6. Reservas y contingencias. Todo buen presupuesto siempre incluirá una partida para reservas o contingencias. Esto no es otra cosa que un fondo de emergencia que te ayudará a superar cualquier tipo de imprevisto, como pueden ser reparaciones caras o crisis externas, por ejemplo.

7. Depreciación y amortización. Si tu empresa dispone de activos fijos, el presupuesto deberá tener en consideración su correspondiente depreciación y amortización. Es necesario calcular la disminución del valor de estos activos.

8. Resultado final. El resultado final de un presupuesto es la diferencia entre ingresos totales y gastos totales. El resultado de esta operación determinará si tu empresa acabará el período marcado con déficit o excedente y, así, tomar las decisiones correctivas que consideres necesarias.

La clave para hacer un presupuesto efectivo, fácil y rápido reside en una buena planificación. Aquí tienes ocho pasos que pueden ayudarte a la hora de elaborar tu documento financiero:

1. Recopila toda la información. Reúne todos los datos financieros que puedan ser relevantes para la elaboración del presupuesto: extractos bancarios, recibos, facturación, registros de ventas…

2. Define tus metas financieras. Establece las metas financieras de tu negocio tanto a corto como a largo plazo. Esto te ayudará a asignar tus recursos financieros de la forma más eficaz.

3. Organiza tus ingresos y gastos. Ordena tus ingresos y gastos en una serie de categorías que sean lo más claras posibles: “ingresos por ventas”, "IVA", “gastos de marketing”, “costes de personal”, “pagos a cliente”, "factura de servicios"…

4. Proyecta tus ingresos. Haz una planificación de ingresos basada en datos históricos, tendencias de mercado y expectativas realísticas.

5. Analiza tu histórico de gastos. Examinar los registros de gastos históricos te ayudará a comprender patrones de comportamiento contable. En este punto del proceso, debes identificar los gastos necesarios y separarlos de aquellos que pueden reducirse o incluso eliminarse.

6. Establece límites de gasto. Asigna un límite para cada una de las categorías de costos que haya establecido y evita así las desviaciones.

7. Utiliza software de presupuesto. Existen múltiples herramientas, software y aplicaciones online que te pueden ayudar a realizar tu presupuesto gracias a herramientas como la categorización de ingresos y gastos, la automatización de procesos o la generación de informes visuales y estadísticas.

8. Revisa y ajusta regularmente. Programa revisiones periódicas (mínimo, cada mes) para tu presupuesto y ajusta todo aquello que esté causando desviaciones inoportunas.

A continuación puedes encontrar algunos de los errores más habituales que debes evitar al hacer el presupuesto de tu empresa:

• No haber localizado y categorizado todos tus gastos, incluso los más pequeños. No te dejes ni una factura.
• Subestimar los costos. En este punto, es recomendable pecar de conservador.
• Ignorar los imprevistos y olvidar incluir en el presupuesto un margen para gastos inesperados y emergencias.
• No programar un seguimiento periódico y olvidarse de cumplir con lo presupuestado hasta que un imprevisto hace que todo descuadre por sorpresa.
• No revisar y actualizar el presupuesto para que refleje todos los cambios de las finanzas de la empresa y, en consecuencia, tomar decisiones erróneas basadas en datos desactualizados.
• No tener en cuenta las fluctuaciones estacionales ni estimar ingresos y gastos de manera realista para cada uno de los diferentes períodos del año.
• No planificar el pago de deudas, lo que abocará al negocio a problemas económicos a largo plazo. Aquí hay que tener especialmente en cuenta los impuestos como el IVA o el IRPF.
• No realizar ajustes en el presupuesto cuando los ingresos y gastos cambian, lo que arroja precisiones menos exactas que alejan a tu empresa de las metas definidas.
• No contar con un margen de maniobra para afrontar cambios y fluctuaciones. Es necesario que tu presupuesto sea flexible para lidiar con imprevistos.
• No usar un software específico para presupuestos. Existen muchas opciones online realmente competentes (como Qonto, Billin' o Quipu, por ejemplo) más allá del tradicional Excel.

El valor legal de un presupuesto firmado puede variar dependiendo del contexto y la jurisdicción en la que se encuentre una empresa. Por lo general, un presupuesto firmado no tiene valor legal específico por sí solo.

Sin embargo, puede tener implicaciones legales en ciertos casos concretos:

1. Contratos. Si un presupuesto firmado forma parte de un contrato o acuerdo entre las dos partes, puede tener peso legal y ser vinculante al considerarse una manifestación de acuerdo sobre los términos y condiciones en él establecidos.

2. Responsabilidad contractual. Si un presupuesto firmado establece los términos y condiciones para un proyecto o servicio, puede generar responsabilidades contractuales para ambas partes. Si una de las partes no cumple con esos compromisos, la otra puede recurrir a reclamaciones legales por incumplimiento de contrato.

3. Procesos legales. En un contexto de disputa legal y judicial, un presupuesto firmado puede ser considerado evidencia para respaldar los argumentos de una de las partes.

Es importante recordar que las leyes varían según el país e incluso la comunidad autónoma, así que es recomendable buscar asesoría profesional para comprender las implicaciones legales para cada una de las partes. Aun así, por sí solo, también hay que tener claro que un presupuesto no constituye un contrato legalmente vinculante por sí solo y que, para que sea vinculante, es recomendable redactar y firmar un contrato separado con todos los detalles pactados por ambas partes.