Automatiza la gestión de nóminas

En el contexto de la gestión empresarial, una nómina es un documento que desglosa de forma detallada y estructurada los pagos y deducciones efectuados a un empleado durante un periodo específico de tiempo (generalmente, un mes). Este registro es de vital importancia para ambas partes (empleador y empleado), ya que proporciona una visión transparente y clara de la compensación que recibe un trabajador por sus servicios.

El proceso de una nómina pasa por siete pasos fundamentales:

1. Recopilación de la información necesaria: horas trabajadas, salario base, bonificaciones, deducciones…

2. Cálculo de los ingresos brutos, para lo que se suma el salario base y cualquier bonificación que corresponda.

3. Cálculo de las deducciones, ya sean estas obligatorias o voluntarias. En este paso hay que tener en cuenta deducciones como el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), las cotizaciones a la Seguridad Social o las contribuciones a planes de pensiones.

4. Cálculo del salario neto, que se refiere a la cantidad monetario que el empleado recibirá finalmente y que se obtiene restando a los ingresos brutos todas aquellas deducciones que correspondan.

5. Emisión de la nómina en forma digital o impresa. El documento debe incluir todos los detalles relativos a los ingresos y a las deducciones.

6. Transferencia de pago al empleado. Habitualmente, se realiza a través de un depósito directo en la cuenta bancaria del trabajador.

7. Registro y cumplimiento del reglamento fiscal. Es necesario mantener un registro preciso de todas las transacciones relativas a la nómina, además de asegurarse de que se cumple el reglamento fiscal pertinente.

Una nómina debe incluir todo un conjunto de elementos básicos que van desde el salario base hasta las bonificaciones y deducciones. Son componentes esenciales que detallan de forma exhaustiva la compensación y las deducciones que se le atribuyen a un trabajador en un período de tiempo concreto.

La estructura básica de una nómina debe incluir las siguientes partes:

1. Encabezado con el nombre y el logo de la empresa, la información de contacto de la compañía, el nombre del trabajador y su número de identificación fiscal, la fecha de emisión y el período que contempla.

2. Devengos: salario base (cantidad monetaria acordada como compensación entre el empleador y el empleado), bonificaciones y comisiones (ingresos adicionales relacionados con objetivos y ventas, si es que se han pactado) y horas extras (de nuevo, solo en el caso de que se haya acordado su abono).

3. Deducciones como el Impuesto sobre la Renta (IRPF), las cotizaciones de Seguridad Social y cualquier otro beneficio o seguro que se haya acordado.

4. Total neto: cantidad monetaria final que recibirá el empleado y que se obtiene a restando las deducciones a los devengos.

5. Historial y acumulados: detalles históricos del año fiscal actual y totales acumulados hasta la fecha de emisión de la nómina.

6. Información legal y firma.

Es totalmente imprescindible que la elaboración de las nóminas se haga de acuerdo con el marco fiscal, legal y laboral establecido en España por la Seguridad Social. A este respecto, resulta imprescindible mantener una comunicación totalmente transparente con la plantilla tanto sobre los impuestos como sobre las deducciones que se aplican a su nómina.

Existen dos tipos de impuestos a tener en cuenta:

• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRFP), que es la deducción obligatoria que se aplica sobre los ingresos brutos de los empleados y que varía dependiendo tanto de sus tramos de ingresos como de sus circunstancias personales.
• Cotizaciones a la Seguridad Social, ya sean pensiones, salud o cualquier otro beneficio social que sea aplicable.

También es necesario tener en consideración cuatro tipos de deducciones:

• Cotización a la Seguridad Social destinada a cubrir el desempleo y los diferentes programas de formación profesional.
• Cuotas de trabajo relacionas con la afiliación a sindicatos y colegios profesionales, en el caso de que sean aplicables.
• Beneficios sociales como los seguros de salud, los planes de pensiones o cualquier otro beneficio pactado con la empresa.
• Deducciones por maternidad, paternidad u otras circunstancias específicas (como, por ejemplo, discapacidad).

Un sistema de gestión de nóminas es una herramienta informática diseñada específicamente para optimizar y automatizar el proceso de elaboración y emisión de nóminas en las empresas. Este sistema integra funciones diversas como la recopilación de datos salariales y de cotización, la emisión de pagos o la generación de informes a partir de determinados parámetros customizados por el responsable.

El objetivo de la implementación de este tipo de sistema en las empresas es simplificar al máximo las tareas administrativas que suelen demandar demasiado tiempo y energía en la elaboración de nóminas. Además, hay que tener en cuenta su efectividad a la hora mejorar la eficiencia, la precisión y el cumplimiento con el marco legal y laboral.

Estos sistemas, que suelen incluir diferentes softwares conectados los unos con los otros, acostumbran a incluir características tan beneficiosas para las empresas como la automatización en la recopilación e introducción de información (ingresos, impuestos, deducciones, cotización, etc.) y medidas de seguridad destinadas a proteger la confidencialidad tanto del empleado como de la compañía. Es por esto por lo que su aplicación estimula la agilidad operativa y administrativa, ayuda a reducir errores humanos y favorece la transparencia en el proceso de pago de sueldos.

¿Qué es exactamente la automatización o gestión automática de nóminas que han implantado muchas empresas? Se trata del uso de sistemas digitales y software específicamente diseñado para optimizar el proceso de elaboración de nóminas y el pago de salarios de una compañía. Priorizando la automatización en tareas como la recopilación de datos o la generación de documentos, este tipo de gestión reduce los errores humanos, optimiza los procesos y mejora la transparencia entre empleador y empleado.

La automatización de nóminas de una empresa se ve definida por todo un conjunto de características:

• Recopilación automática de datos relativos a la elaboración de nóminas: horas trabajadas, salarios, bonificaciones, deducciones… Para ello, el software suele recurrir a fuentes diversas como los registros de tiempo o los sistemas propios de recursos humanos.
• Cálculos precisos que reducen la posibilidad de errores humanos y garantizan que todo trabajador recibirá la compensación pactada con la empresa.
• Cumplimiento de la normativa legal y fiscal vigente tanto en la elaboración de los documentos como en la presentación de los informes asociados.
• Elaboración y emisión de documentos destinados a proporcionar al trabajador una información exhaustiva sobre sus ingresos y deducciones.
• Integración con otros sistemas de contabilidad, recursos humanos y gestión empresarial para favorecer la fluidez de la información a la hora de generar informes.
• Acceso online para el empleado, que dispone de un portal en el que consultar sus registros de nómina e incluso optar por otras funciones como la descarga de documentos.
• Notificaciones automáticas para recordar fechas límites que deben tenerse en cuenta en la gestión de nóminas, tal y como la presentación de impuestos.
• Incremento de la seguridad a la hora de proteger la confidencialidad e integridad de la información contenida por los documentos.

En el caso de Qonto, todas las funcionalidades necesarias para automatizar el proceso de nómina, como las cuentas múltiples, las transferencias masivas y la integración con PayFit, están disponibles en varios de nuestros planes. Puedes encontrar todos los detalles de los planes en nuestra página. Tanto si eres director general, responsable financiero o gestor de recursos humanos, la automatización de las nóminas te ahorrará un tiempo precioso para que puedas centrarse en lo que es más valioso para tu empresa.

En Qonto, nuestra principal misión es ahorrarte tiempo. Pero esta es una promesa que nunca vamos a cumplir a expensas de tu seguridad. Como parte de la integración PayFit x Qonto, la información transmitida al software de nóminas es únicamente la necesaria para realizar las correspondientes transferencias salariales. Todos los datos están encriptados y sus datos de acceso nunca se comparten. Tus empleados recibirán sus salarios y nóminas con total seguridad.

Una vez realizado el pago desde PayFit, tu historial de transacciones se actualiza en tiempo real. Además de ahorrar tiempo, podrás mantener el control mediante el seguimiento de las transacciones.