Mantén el control en los gastos del equipo

El control de los gastos empresariales es una tarea que puede resultar compleja si no se tienen ciertos conocimientos financieros. Pero es una labor que puede optimizarse sin problemas siguiendo los consejos que te ofrecemos a continuación:

• Sé lo más detallista y realista posible a la hora de realizar presupuestos. Básate en los gastos actuales de tu empresa y no confíes en una situación ideal que probablemente no suceda. Y, sobre todo, la empresa debe intentar ajustarse de forma estricta al presupuesto proyectado.
• Define límites de gastos. Divide los gastos en diferentes categorías y marca límites para cada una de ellas. De esta forma, evitarás excederte y tendrás un control más segmentado sobre la economía de la empresa.
• Identifica los gastos superfluos y define un plan estratégico para reducirlos al mínimo. Revisa con frecuencia tus cuentas para detectar áreas donde pueda aplicarse un ahorro y para rastrear anomalías o situaciones inesperadas.
• Fomenta una cultura del ahorro. La empresa debe estimular el uso eficiente de recursos y la reducción de gastos innecesarios para que así los trabajadores se vean motivados a ahorrar en su actividad diaria.
• Forma a tu equipo. Una buena manera de controlar mejor los gastos de una empresa es capacitando al máximo a tus equipos: enseñándoles sobre conceptos contables o formándoles en el uso de aplicaciones y programas de gestión empresarial, por ejemplo.
• Negocia con proveedores. El objetivo de una empresa siempre debe ser mejorar la relación con los proveedores e ir optimizando los precios que estos le ofrezcan. La idea es ir consiguiendo poco a poco descuentos y condiciones más favorables.
• Usa aplicaciones de gestión de gastos. Existen múltiples apps y programas de control financiero que pueden ser de gran ayuda a la hora de llevar un registro minucioso de ingresos y gastos.

Los gastos empresariales pueden dividirse en tres tipologías diferenciadas:

1. Gastos variables o fijos. Los gastos variables son aquellos que cambian dependiendo de la actividad de la empresa y que, por lo tanto, dependen directamente de la producción (es decir: materia prima, impuestos, marketing, etc.). Por el contrario, los gastos fijos son aquellos que un negocio va a tener independientemente de si su producción y/o ventas aumentan o disminuyen (es decir: alquiler, transporte, etc.).

2. Gastos directos o indirectos. Los gastos directos son aquellos relacionados de forma inmediata con el producto o servicio que ofrece una empresa, mientras que los indirectos son los relativos al proceso de producción (y, por lo tanto, no son aplicables al producto o servicio).

3. Gastos con o sin flujo. Los gastos de flujo, también conocidos como costes en efectivo, son aquellos en los que la empresa realiza un pago directo en forma de desembolso. Los gastos sin flujo, por el contrario, son aquellos que no suponen un desembolso directo pero que sí que impacta sobre los beneficios de la empresa (por ejemplo, las amortizaciones).

Realizar un control de gastos efectivo tiene un impacto directo sobre la salud de las finanzas de una empresa. A continuación tienes una lista con las ventajas de realizar esta labor:

• Ayuda a identificar áreas susceptibles de ahorro, realizar una asignación de recursos mucho más eficiente y evitar los gastos superfluos. En definitiva, es una medida imprescindible para la reducción de costes y la aplicación correcta de los presupuestos.
• Evita gastos inesperados que afecten al flujo de efectivo. De esta forma, se mantiene un flujo de efectivo estable que ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales.
• Detecta problemas de forma prematura y, en consecuencia, permite tomar medidas para corregir posibles desviaciones de los presupuestos.
• Aumenta la seguridad a la hora de tomar decisiones y definir estrategias precisas gracias a la información obtenida a partir de un registro minucioso de los gastos.
• Evita la pérdida de tiempo por parte de los empleados y minimiza los errores humanos, sobre todo si se automatizan tareas contables gracias al uso de un software o aplicación contable.
• Reduce considerablemente el estrés que suele provocar la sensación de no tener controladas las finanzas de una empresa y de que en cualquier momento un hecho inesperado puede afectar directamente a su salud económica. Si utilizas aplicaciones que te permitan trabajar en tiempo real, la ansiedad será todavía menor.

Empezando por lo básico, es necesario preguntar: ¿qué consideramos exactamente una herramienta para el control de gastos? Porque está claro que la herramienta más poderosa a este respecto siempre va a ser la información, y por eso mismo es necesario mantenerse actualizado sobre cuestiones contables (a través, por ejemplo, de plataformas web especialmente populares como Google Finance o Xataka).

Pero, si a lo que nos estamos refiriendo es a una aplicación o herramienta online, existen múltiples opciones de software para el control de las finanzas. Seguro que te suenan algunos nombres como Holded, Fintonic, Mooverang, Monefy o Mint. Son plataformas con las que optimizar la gestión empresarial en general y, en concreto, el control de gastos. En Qonto, por ejemplo, ofrecemos una herramienta de control de gastos totalmente integrada en nuestra app y web.

Todas tienen peculiaridades que las hacen diferentes unas de otras, pero la mayoría de ellas permite registrar los gastos e ingresos, además de realizar gráficos que muestren de forma visual la evolución de las finanzas de un negocio. Estos informes son muy importantes a la hora de realizar un análisis financiero y saber si la empresa evoluciona correctamente.

Lo interesante de estas apps es que permiten gestionar la contabilidad desde cualquier lugar gracias al móvil. Muchos son los profesionales que ya prescinden de libreta, agenda o cuadernos: les basta con un teléfono de última generación con una de estas modernas y multifuncionales aplicaciones que ayudan en el control de gastos e ingresos.

Las tarjetas de crédito o débito pueden ser de gran ayuda en la gestión de gastos de una empresa. Lo son, por ejemplo, cuando los trabajadores deben realizar pagos en sus viajes y desplazamientos laborales y no disponen de efectivo.

Al fin y al cabo, si fomentamos el uso de tarjetas bancarias para pagar los gastos empresariales, todas las operaciones y transacciones quedarán registradas. Y esto hará posible realizar un posterior análisis para detectar gastos innecesarios y optimizar los presupuestos futuros.

Existen varios tipos de tarjetas en el mercado que conviene conocer para saber cuál es la que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. En el caso de las tarjetas de débito, por ejemplo, el importe que solicitamos se resta de forma automática de nuestros fondos. Puedes usarla tanto en cajeros automáticos como para pagar en establecimientos, y suele tener bajas comisiones.

También existen las tarjetas de crédito, con las que puedes retirar efectivo aunque carezcas de fondos. Hay que estudiar bien las condiciones de estas tarjetas, ya que, por mucho que sean de gran ayuda a la hora de solventar gastos imprevistos, también conllevan intereses que habrá que pagar más adelante.

Existen más modalidades: la tarjeta revolving (en el que los pagos se pueden aplazar hasta una determinada fecha), las tarjetas prepago, las tarjetas de determinados comercios... Sea cual sea la opción que elijas, es muy importante haber estudiado antes la letra pequeña de cada una de ellas y asegurarte que te decantas por la que mejor se adapta a las necesidades de tu negocio.

Existen muchas técnicas para gestionar las cuentas de una empresa y vigilar el dinero que entra y sale de ellas. Controlarlas de manera eficiente permitirá que el gestor se libere de deudas y estrés.

El funcionamiento de nuestra empresa será mucho más fluido si tenemos en todo momento dinero disponible. Facturar es importante. Por eso, es aconsejable llevar a cabo una administración eficiente y seria de los gastos a través de un sistema pormenorizado. Y este sistema ha sido tradicionalmente la aplicación Excel. Esta es una técnica que funciona desde hace muchos años y que permite revisar y controlar el presupuesto empresarial.

El control de gastos con Excel se puede llevar a cabo mediante hojas de gastos y tablas que generen un informe con todas las cantidades que entran y salen de las cuentas bancarias. Este software te permite controlar tu dinero y los ingresos y gastos que realice tu empresa, incluso filtrándolos por categorías. Utilizando Google Drive, además, la privacidad de tus datos e información estará garantizada.

Existe una enorme cantidad de recursos didácticos y plantillas de Excel para llevar la contabilidad diaria. Con una simple búsqueda por la red, puedes conseguir ejemplos de control de gastos que te pueden ser de gran ayuda.

Además, el uso de Excel no solo es eficaz a nivel contable: las hojas de cálculo también pueden ser útiles a la hora de organizar una lista de tareas, la agenda, los presupuestos e incluso los planes a corto y medio plazo. Muchos expertos en finanzas siguen usando Excel como principal instrumento contable. Es una herramienta clásica, fiable y que garantiza buenos resultados.