La relación de gastos asociados a un concreto negocio puede llegar a ser un área ciertamente amplia, aunque en última instancia podemos reducirla a la siguiente diferenciación: gastos generales y gastos variables.
1. Gastos generales. Son aquellos que, independientemente de la producción, no varían. En este apartado se incluyen el salario de los empleados, los gastos de administración, pólizas de seguros o, entre otros, los costos del alquiler del local, almacenes u oficinas en las que se desarrolla la actividad.
El costo de estos gastos comunes dependerá en última instancia del tamaño de cada empresa. El porcentaje ideal para las pequeñas y medianas empresas, si se tienen en cuenta las estadísticas del mercado, oscilaría entre el 15 y el 20 % del total; mientras que, para las de gran tamaño lo idóneo, es que no supere el 15 %. Ello es debido a que, a medida que una empresa se hace más grande, también acostumbra a ser mayor el volumen de la facturación que ha de manejar el departamento de contabilidad.
2. Gastos variables. Son aquellos costos que cambian según el nivel de actividad y la cantidad de bienes y servicios producidos. Es decir, se trata de costos que irán aumentando o disminuyendo en función del volumen de producción. Dentro de estos costes se incluirían el pago de horas extras, las compras de materias primas, los costes de suministros o las comisiones sobre ventas, entre otros.
La importancia del análisis de gastos para las empresas
Llevar un control exhaustivo de las cuentas de un negocio y usar las herramientas adecuadas para ello es esencial para el funcionamiento de toda empresa.
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Preguntas frecuentes sobre el análisis de gastos
¿Por qué es importante analizar los gastos?
El análisis y control de gastos es una de las tareas fundamentales de toda empresa, cualquiera que sea su tamaño, con el objetivo fundamental de reducirlos todo lo posible sin perjudicar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
En esta cuestión juega un papel esencial el concepto de coste, definido como el gasto económico asociado a la fabricación de un producto o la prestación de un determinado servicio. Así, aplicar un buen manejo de los costes por parte del empresario resulta clave para obtener ventajas competitivas sobre otras empresas del sector. Y para ello no basta con un software tradicional como Excel, sino que se necesitan herramientas específicas.
Una correcta gestión de la contabilidad de las empresas pasa, por tanto, por un acertado análisis de costes. Este tipo de gestión facilita la determinación del precio de venta y, en consecuencia, la rentabilidad de los artículos y/o servicios ofrecidos por la empresa.
La información como factor clave del análisis de gastos
Para llevar a cabo una acertada política de gastos se necesita disponer de todos aquellos datos que sirvan de guía para conocer en qué se está gastando. Esta información resulta fundamental para detectar consumos o desembolsos superfluos que puedan deteriorar las finanzas de la empresa. Dicho de otro modo, disponer desde el inicio de una información actualizada y de calidad aporta grandes ventajas en lo que se refiere a tomar decisiones correctas y detectar oportunidades de ahorro.
Para empezar, resulta imprescindible identificar cuáles son los datos clave que interesa analizar, teniendo en cuenta que dicho análisis puede efectuarse de dos formas diferentes: en vertical y en horizontal.
- El análisis vertical se enfoca hacia la detección de posibles puntos de mejora en el proceso productivo: patrones que se repiten, tendencias, etcétera.
- El análisis horizontal se centra más en el gasto por trabajador, por área o por departamento.
En otro orden de cosas, no siempre resulta fácil reportar los datos necesarios para el análisis, sobre todo cuando son muchos y el reporte se lleva a cabo directamente de forma manual. El proceso puede resultar en tales casos muy lento y poco productivo a la postre. Se recomienda, por lo tanto, abandonar soluciones tradicionales (como Excel, por ejemplo) e invertir en software digital que ofrezcan una gestión rápida y eficiente de la información necesaria.
La planificación empresarial de gastos
Un plan de gastos determina la manera en que se han de distribuir estos entre las diversas necesidades de la empresa y sus diferentes posibilidades de inversión. Requiere, por tanto, la elaboración de un presupuesto al que mantenerse fiel en la medida de lo posible, al objeto de controlar y gestionar de forma efectiva todas las decisiones sobre gasto e inversión.
Esta planificación exige un conocimiento exhaustivo de la situación de la empresa y, en consecuencia, de todos los datos que afectan a su actividad económica, ya sean los relacionados con proveedores, clientes, necesidades de materias primas, compras, suministros, etc. Solo una información completa y fidedigna permite analizar con precisión qué tipo de gasto es necesario y cuál no lo es.
Los gastos imprevistos
La elaboración de un presupuesto permite un control mayor tanto del gasto como de la liquidez, lo que acostumbra a traducirse en mayores ingresos y beneficios. Ahora bien, no todo coste asociado a un determinado negocio resulta planificable con absoluta certeza, ya que en principio solo es posible anticipar los llamados gastos previsibles. Estos son aquellos costes sobre los que se posee la seguridad de incurrir en ellos y conocer su importe o cuanto menos aproximarlo. Estos gastos previsibles abarcarían todos los costes fijos y buena parte de los variables.
Sin embargo, también hay que tener en cuenta la posibilidad de que al final aparezcan gastos imprevistos, es decir, aquellos que no se esperan y que de algún modo alteran el proceso de planificación (como, por ejemplo, un siniestro o compras inesperadas de material). La posibilidad de que estos gastos se produzcan debe venir también recogida en el mismo presupuesto, reservando para ello las partidas presupuestarias que se han de aplicar de forma inmediata.