La importancia del análisis de gastos para las empresas

El análisis y control de gastos es una de las tareas fundamentales de toda empresa, cualquiera que sea su tamaño, con el objetivo fundamental puesto en reducirlos todo lo posible sin perjudicar al propio tiempo la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

En esta cuestión juega un papel esencial el concepto de coste, definido como el gasto económico asociado a la fabricación de un producto o la prestación de un determinado servicio. Así, el buen manejo de los costes por parte del empresario resulta clave para obtener ventajas competitivas sobre otras empresas del sector.

Una correcta gestión empresarial pasa, por tanto, por un acertado análisis de costes, puesto que ello facilita la determinación del precio de venta y, en consecuencia, la rentabilidad de los artículos y/o servicios ofrecidos por la empresa.

Clases de gastos

La relación de gastos asociados a un concreto negocio puede llegar a ser ciertamente amplia, aunque en última instancia podemos reducirla a la siguiente dicotomía: gastos generales y gastos variables.

Gastos generales

Son aquellos que, independientemente de la producción, no varían. En este apartado se incluyen el salario de los empleados, los gastos de administración, pólizas de seguros o, entre otros, el alquiler del local, almacenes u oficinas donde se desarrolla la actividad.

El monto de estos gastos comunes dependerá en última instancia del tamaño de cada empresa. El porcentaje ideal para las pequeñas y medianas empresas, si se tienen en cuenta las estadísticas del mercado, oscilaría entre el 15 y el 20 % del total, mientras que para las de gran tamaño lo idóneo es que no supere el 15 %. Ello es debido a que a medida que una empresa es más grande, también acostumbra a ser mayor el volumen de la facturación.

Gastos variables

Vendrían a ser aquellos que cambian según el nivel de actividad y la cantidad de bienes y servicios producidos. Es decir, se trata de costos que irán aumentando o disminuyendo en función del volumen de producción.

Dentro de estos costos se incluirían el pago de horas extras, la compra de materias primas, los costes de suministros o las comisiones sobre ventas, entre otros.

La información como factor clave del análisis de gastos

Para llevar a cabo una acertada política de gastos se necesita disponer de todos aquellos datos que sirvan de guía para conocer en qué se está gastando. Esta información resulta fundamental para detectar consumos o desembolsos superfluos que puedan deteriorar las finanzas de la empresa. Dicho de otro modo, disponer desde el inicio de una información actualizada y de calidad aporta grandes ventajas en lo que se refiere a tomar decisiones correctas y detectar oportunidades de ahorro.

Para empezar resulta imprescindible identificar cuáles son los datos clave que interesa analizar, teniendo en cuenta que dicho análisis puede efectuarse de dos formas diferentes: en vertical y en horizontal.

El análisis vertical se enfoca hacia la detección de posibles puntos de mejora en el proceso productivo: patrones que se repiten, tendencias, etcétera.

Por su parte, el análisis horizontal se centra más en el gasto por trabajador o por departamento.

En otro orden de cosas, no siempre resulta fácil reportar los datos necesarios para el análisis, sobre todo cuando estos son muchos y el reporte se lleva a cabo directamente de forma manual. El proceso puede resultar en tales casos muy lento y poco productivo a la postre. Se recomienda por ello invertir en aplicaciones digitales que ofrezcan un aporte rápido y eficiente de la información necesaria.

Como comentario último en este aspecto, destacar la gran importancia que conlleva realizar de forma periódica comparativas que permitan interpretar la evolución de los gastos y, en caso de ser necesario, corregir su rumbo.

La planificación empresarial de gastos

Un plan de gastos determina la manera en que se han de distribuir estos entre las diversas necesidades de la empresa y sus diferentes posibilidades de inversión. Requiere por tanto la elaboración de un presupuesto al que mantenerse fiel en la medida de lo posible, al objeto de controlar y gestionar de forma efectiva todas las decisiones sobre gasto e inversión.

Esta planificación exige un conocimiento exhaustivo de la situación de la empresa y, por tanto, de todos los datos que afectan a su actividad económica, ya sean los relacionados con proveedores, clientes, necesidades de materias primas, suministros, etcétera, pues solo una información completa y fidedigna permite analizar con precisión qué tipo de gasto es necesario y cuál no lo es.

La elaboración de un presupuesto permite un control mayor tanto del gasto como de la liquidez, lo que acostumbra a traducirse en mayores ingresos y beneficios. Ahora bien, no todo el coste asociado a un determinado negocio resulta planificable con absoluta certeza, ya que en principio solo es posible anticipar los llamados gastos previsibles, es decir, aquellos sobre los que se posee la seguridad de incurrir en ellos y conocer su importe o cuanto menos aproximarlo. Estos gastos previsibles abarcarían todos los costes fijos y buena parte de los variables.

Sin embargo, hay que tener en cuenta también la posibilidad de que al final aparezcan gastos imprevistos, es decir, aquellos que no se esperan y que de algún modo alteran el proceso de planificación, como por ejemplo un siniestro. La posibilidad de que estos gastos se produzcan debe venir también recogida en el mismo presupuesto, reservando para ello las oportunas partidas presupuestarias.