Mejora la gestión de tu cuenta con el panel de control

La generación de informes financieros y contables es una de las principales herramientas de apoyo para las empresas a la hora de tomar decisiones. Este software o aplicación está diseñado para recopilar, organizar, presentar y compartir (incluso por correo electrónico) datos financieros de forma clara y concisa, y suele tomar la forma de un panel de control en el que el usuario puede personalizar su propia configuración con diferentes vistas y tableros generados a partir de diversos indicadores clave de rendimiento.

Esta herramienta aporta todo un conjunto de beneficios a la gestión empresarial y a la tesorería:

• Centralización e integración de datos, ya que permite importar información desde diversas fuentes como softwares de contabilidad, hojas de cálculo y otras aplicaciones.
• Generación de informes personalizados específicamente a partir de las necesidades de los usuarios: estados de resultados, balance genera de las cuentas bancarias, flujo de efectivo, etc.
• Automatización. La automatización de procesos reduce la necesidad de las tareas manuales y, en consecuencia, permite ahorrar tiempo y minimizar errores humanos.
• Análisis de datos gracias a herramientas diseñadas específicamente para el análisis y la visualización de datos financieros que ayudan en la toma de decisiones empresariales.
• Trabajo en tiempo real, lo que permite tomar decisiones de forma más ágil e informada.
• Colaboración entre diferentes equipos y departamentos que pueden trabajar conjuntamente en tiempo real y en un espacio común.

Las herramientas para informes se utilizan para simplificar la tarea de creación de paneles de control, ya que permiten automatizar la recopilación de datos y el desarrollo de informes de acuerdo con las necesidades establecidas por los usuarios.

Cada negocio necesita diferentes tipos de informe con los que apoyar la toma de decisiones. A continuación tienes algunos de los tipos de informe más comunes.

Informes financieros. La información financiera es probablemente el recurso básico de una empresa a la hora de tomar decisiones. El objetivo de un informe financiero es analizar el rendimiento y evaluar la situación financiera de las cuentas de la empresa. Además de ayudar a la gerencia en la toma de decisiones, este tipo de informes es especialmente apreciado por los inversores.

Informes comerciales. Los informes comerciales son, junto con los financieros, la herramienta básica de una empresa a la hora de tomar decisiones. En este caso, este tipo de informe ofrece una visión sobre la actividad comercial de la empresa (facturación, márgenes, etc.). Un panel de control comercial debe brindar información clave para que los ejecutivos de una empresa impulsen la estrategia comercial a largo plazo, lo que significa que debe resaltar ciertos datos y silenciar otros.

Informes de recursos humanos. Los informes de recursos humanos ayudan a los gerentes a tomar decisiones que afectan directamente a los empleados. Son creados con un panel de control cuyos tableros permiten marcar y evaluar indicadores como la facturación o el coste de las nóminas. También sirve para generar informes que analice las competencias profesionales de los empleados.

Informes de marketing. Los informes de marketing se utilizan para medir el impacto de las acciones de marketing implementadas por la empresa (campañas, generación de leads, etc.). De nuevo, su función es servir de apoyo a aquellos que deben tomar decisiones empresariales proporcionando una descripción general de resultados de marketing. El panel de control de marketing suele recopilar datos de diferentes herramientas de informes, tal y como Google Analytics o Google Ads.

Un panel de control personalizado para marcar y mostrar los indicadores de rendimiento más relevantes para una empresa es una excelente herramienta para la administración eficaz de un negocio. De hecho, los tableros e informes ofrecen al usuario la posibilidad de comparar fácilmente las diferencias entre los objetivos definidos y los datos reales.

Un ejemplo muy claro de la utilidad de este tipo de panel de control es que, con la configuración adecuada, puede permitir al administrador de una empresa comprobar si los costos se mantienen alineados con los gastos esperados. De esta forma, los informes obtenidos se convierten en el aliado favorito del gestor a la hora de tomar decisiones, ya que le ayuda a pensar medidas con las que mejorar el rendimiento y paliar las debilidades.

Además, un panel de control único es mucho más fácil de visualizar y entender que todo un conjunto de informes provenientes de diferentes softwares, aplicaciones o páginas web. Su presentación sintética en forma de gráficos o diagramas permite una rápida visualización que puede ser fácilmente compartida con otros usuarios (incluso por correo electrónico) o con el contable.

La preparación de informes con los que analizar el rendimiento de una empresa requiere recopilar e interpretar una gran cantidad de datos. Centralizar este proceso en un único panel del control (al que puede acceder un único administrador o todo un conjunto de trabajadores a través de sus cuentas, cada uno con su propio acceso con correos y contraseñas diferentes) implica múltiples beneficios como:

• Ahorrar tiempo.
• Limitar el riesgo de errores humanos.
• Obtener datos y trabajar en tiempo real.
• Automatizar procesos.
• Comprobar la eficacia de las estrategias puestas en marcha.
• Aumentar la seguridad protegiendo los datos (con protocolos que vayan más allá de la típica contraseña de acceso a la sesión).

Además, un panel de control de este tipo representa una verdadera herramienta de colaboración dentro de una empresa, ya que los usuarios pueden acceder con sus correos y contraseñas a través de la aplicación o la página web. Este software o aplicación web reúne todos los datos en una única plataforma para facilitar la comunicación interna.

Power BI de Microsoft, Zoho Analytics, Pentaho Business Analytics y EMASphere se encuentran entre los softwares de informes más utilizados en el mercado español. Ahora bien, has de tener en cuenta que si un software es mejor o peor dependerá, en última instancia, de que se adapte en mayor o menor medida a las necesidades de tu empresa. Tu favorito debe ser aquel que responda mejor a tus requisitos.

A continuación tienes cuatro consejos para elegir el mejor software de informes para tu negocio.

1. Evalúa las funcionalidades que ofrece la herramienta. No todas las empresas necesitan una herramienta de informes completa. De hecho, el software más adecuado debe ser capaz de satisfacer las necesidades actuales y futuras de tu empresa, y esas necesidades pueden ser muy específicas. Por lo general, una empresa suele usar el 20% de las funciones de este tipo de softwares.

No te olvides de ciertas opciones como la creación de informes con campos específicos la configuración personalizada (es de vital importancia que puedas mostrar unos datos y silenciar otros), el envío de hojas por correo electrónico, la posibilidad de acceder a través de la página web o la aplicación y la posibilidad de agregar tu logo o imagen de marca, entre otros. De esta forma, podrás preparar fácilmente informes para inversores.

2. Investiga sobre facilidad de uso del software. Para aprovechar al máximo tu panel de control y crear informes con los que tomar las decisiones correctas, tu software debe ser versátil (¿Querrás usarlo con tu sistema operativo favorito, ya sea Windows o macOS? ¿Necesitarás que varios trabajadores estén conectados en una misma sesión pero a través de diferentes cuentas? ¿Te basta con un acceso con contraseña y correo electrónico y quieres blindar la seguridad con el uso del mensaje SMS?), tener una interfaz amigable y fácil de usar para todo tipo de usuarios. De esta forma, los usuarios encargados de recolectar y analizar los datos ahorrarán un tiempo valioso.

Evalúa también la capacidad del usuario medio dentro de tu empresa para acceder a la herramienta (facilita el proceso a través del correo electrónico, sugiere una buena contraseña, etc.) y para familiarizarse con la herramienta de forma autónoma con bastante rapidez.

3. Compara el coste de diferentes softwares. Como en cualquier decisión de este tipo, el precio del software de informes acaba siendo un criterio decisivo que puede y debe marcar la diferencia. De hecho, la oferta más adecuada debe respetar imperativamente el presupuesto de la empresa y no suponer un sobrecoste.

4. Verifica el nivel de seguridad de la herramienta. Los datos financieros de una empresa son una información sensible y confidencial. Por lo tanto, es imperativo elegir un software de generación de informes que esté blindado ante posibles problemas de ciberseguridad.

Elige una solución que incluya protección contra ciberataques (es decir: que blinde el acceso al sistema con mucho más que una contraseña y los típicos correos electrónicos con, por ejemplo, el uso del mensaje SMS) y que cumpla con la normativa vigente en materia de administración de datos.

A pesar del creciente número de softwares especializados en la generación de informes, Excel sigue siendo una de las herramientas de informes más utilizadas a la hora de analizar datos y crear paneles de control. Y está disponible tanto para Windows como para macOS, sea cual sea tu sistema operativo favorito.

A continuación tienes los diferentes pasos para crear informes financieros con Excel:

1. Define el objetivo de tu informe seleccionando los indicadores de rendimiento más relevantes para tu negocio.

2. Recopila los datos esenciales para crear tu panel de control en Excel. Con tal de reducir los márgenes de error, puedes y debes priorizar la extracción automática de datos (en el caso de que sea posible).

3. Prepara y analizar los datos. Este paso es una de las tareas más rudimentarias de la presentación de informes, pero es crucial. De hecho, una mala preparación de los datos puede llegar a distorsionar el resultado del análisis.

4. Formatea tus informes en Excel para comunicar los resultados del análisis de datos al usuario final. Siéntete libre de usar colores para marcar y resaltar puntos importantes, además de tablas y gráficos con los que puedes hacer que tu informe sea atractivo.