Hoja de gastos: hazte con el control de tu compañía

¿Cómo es posible tomar control de lo que el trabajador gasta durante su ausencia?

Un método utilizado por toda compañía para cerciorarse de que la cantidad solicitada o a abonar es la correcta, es la creación y el uso de las notas de gastos, en las cuales se tomarán en cuenta la estancia, las dietas, etc., del trabajador. 

Como hemos explicado anteriormente, en ocasiones, un empleado tendrá que desplazarse para realizar un trabajo para su compañía. Hecho que incurrirá en una serie de gastos (alojamiento, gasolina, dietas, etc.), que serán sufragados por la compañía con anterioridad. Sin embargo, si estos gastos no son cubiertos antes del desplazamiento, el trabajador deberá presentar los gastos de este viaje y, el método más eficiente será la hoja de gastos Excel.

La nota de gastos son los documentos en formato online o en formato de papel que usarán los trabajadores para informar y solicitar los ingresos de los gastos incurridos durante su viaje de trabajo. Con esto, se puede afirmar que estas notas o plantillas se utilizan para organizar y tener un control sobre la información del viaje, además de poder comprobar los gastos (recibos, facturas…) de este.

Como podrás comprobar en cualquiera de las plantillas que encuentres del modelo de hoja de gastos Excel, estas se dividirán en dos campos o partes:

En este apartado se deberán añadir los datos más básicos. En otras palabras, se deberán rellenar datos como nombre del proveedor, servicios realizados, importe, las fechas y horas del viaje, comidas, desplazamientos, etc.

Con estos datos, la compañía podrá comprobar y justificar los gastos de este viaje y, acto seguido, ingresará el importe estipulado en la nota.

En este caso, los gastos del mes se dividirán en tres apartados:

1) Gastos de desplazamiento. Como indica su nombre, en este apartado se incluirá el coste del kilometraje (gasolina) si el trabajador ha usado su propio vehículo. En caso de que haya viajado en otro tipo de transporte (tren, avión…) se incluirá el precio del billete o precio del importe que el trabajador haya depositado.

2) Gastos de manutención. Esta cantidad estará preestablecida de acuerdo con la ley para manutención por pernocta, que variará dependiendo de los días transcurridos y de si el trabajador se encuentra en el extranjero o en territorio español.

3) Gastos de estancia. Por último, el empleado deberá rellenar los gastos incurridos en caso de que haya debido pasar la noche en algún hotel debido a su viaje por trabajo.

A la hora de crear una nota de gastos, se deberán tener en cuenta dos puntos básicos con los que, si se encuentran en la posición correcta y se cumplimentan sin errores, obtendrás servicios óptimos y el nombre de tu empresa seguirá creciendo.

Este punto será el más importante pues con él se informará a cada uno de los empleados de cómo rellenar correctamente estas hojas. También se les informará de los gastos que pueden declarar, de los requisitos de la empresa, de la fijación de los topes o límites para los ingresos, etc.

Si los empleados están bien informados de qué es lo que pueden declarar y cómo deben de hacerlo, se evitará la inflación de estos gastos por lo que la empresa o compañía no sufrirá de fraude por parte de sus trabajadores.

Si no eres un adepto a la informática, podrás descargar gratis los modelos de estas notas de gastos y podrás adaptarlos al formato que más desees. Con una de estas plantillas de descarga de excel, te resultará mucho más sencillo gestionar cualquier presupuesto y mantener el control sobre los gastos de tus empresas. Además, también podrás acudir a las aplicaciones gratis de gestión con las que podrás salir de muchos apuros y automatizar todo este proceso para evitar, así, errores y pérdidas de tiempo.