Qué gastos son de difícil justificación en una empresa

Los gastos deducibles más comunes que tienen los autónomos corresponden al pago de los salarios de sus empleados, Seguridad Social, IVA, alquileres, publicidad e impuestos municipales, entre otros. Sin embargo, los autónomos tienen costes que provienen de sus productos o servicios que, a pesar de ser derivados del desarrollo de su actividad, no pueden deducir. A este grupo pertenecen los gastos de difícil justificación. Estos gastos de difícil demostración, si no se computan correctamente, reducen el rendimiento en un 5 por ciento del total neto obtenido por tus actividades.

Un gasto cuya justificación sea difícil está relacionado con aquellos costes que están vinculados con la pymes o emprendimiento, pero que por ser compartidos con tu vida personal presentan inconvenientes. El télefono, el coche, la comida y los servicios del hogar, en caso de que trabajes desde tu casa, son gastos de difícil justificación. Sin embargo, si eres capaz de demostrar que estos bienes son de uso exclusivo de tu empresa, podrás beneficiarte de la reducción del 5 por ciento.

Es importante destacar que si tienes dudas respecto a tus deducibles y quieres asesorarte de la mejor manera posible para evitar inspecciones sin aviso de Hacienda, lo mejor será mantener el contacto con algún servicio de asesoría legal que te brinde respuestas y te mantenga informado a través de noticias y la política fiscal en vigencia. Algunas veces incluso puedes aprender mucho sobre la presentación de tus declaración a través de los comentarios de otras personas en sus páginas web.

Los autónomos que cumplan con las siguientes condiciones obtienen la reducción automática en el Impuesto sobre la Renta:

• Autónomos que calculan el importe del Impuesto sobre la Renta por medio de la utilización de la estimación directa simplificada
• El rendimiento neto es superior al gasto

Existen tres métodos para calcular el Impuesto sobre la renta: la estimación objetiva, la directa normal y la directa simplificada. Sin entrar en muchos detalles, la versión simplificada es el régimen o modelo que utiliza un autónomo para determinar el monto a pagar de IRPF, o Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, utilizando los beneficios obtenidos por el trabajador restando de los ingresos los costes deducibles.

Primero hay que calcular el importe sobre el que se aplicará la reducción del 5 por ciento de aquellas pequeñas empresas que utilicen la estimación directa. Para esto se restan los gastos deducibles de los ingresos computables. Una vez obtenido este rendimiento neto previo, se le resta el 5 por ciento del rendimiento y otras reducciones para obtener el rendimiento neto reducido, teniendo en cuenta, a su vez, que el valor total de los gastos de difícil justificación no puede superar el límite de los 2000 euros anuales. Al presentar tu declaración en el modelo 100 se podrá incluir el 5 por ciento correspondiente a este gasto.

Si quieres conocer cómo funciona la aplicación de esta reducción, un ejemplo ayudará a que sea más fácil de entender. Si en el último año fiscal has obtenido la cifra 15 000 luego de restar 20 000 euros de ingresos menos 5000 de costes, los gastos correspondientes al concepto de difícil justificación serán de 750 euros. Este valor se obtiene al multiplicar 15 000 por el 5 por ciento. Para aplicar estos 750 euros solo debes sumarlos a tus 5000 de costes y obtendrás un total de 5750 euros. Ahora, para calcular los impuestos que tendrás que pagarle a Hacienda, deberás utilizar una base de 14 250 euros.

Las empresas que tributen bajo la estimación directa normal no podrán deducir las provisiones generales correspondientes al impuesto sobre la renta por los rendimientos obtenidos de sociedades económicas ni las provisiones especiales para las pequeñas empresas con poca dotación. Asimismo, otra limitación está relacionada con la facturación total de la empresa: deben facturarse menos de 600 000 euros anuales para poder aplicar el 5 por ciento.

Uno de los puntos principales para gestionar correctamente esta reducción y ajustarse al cumplimiento de la fiscalidad es que debes guardar todas las facturas emitidas y recibidas, por lo general durante cuatro años, y mantener un control riguroso de la información relacionada con costes e ingresos desde el inicio del año fiscal. Para tener información detallada sobre todas las transacciones de tu pequeña empresa, el banco digital Qonto ofrece un recurso que le permite al contribuyente gestionar sus finanzas mediante su sistema de gestión de gastos en equipo. Así, el conjunto de empleados puede acceder a esta modalidad para cargar los datos referidos a sus gastos y tú puedes ver sus transacciones y calcular mejor la base del Impuesto sobre la Renta. Consulta nuestra web para entender cómo Qonto simplifica la manera en la que resguardas los recibos y facturas de tus actividades económicas.

Los gastos de difícil justificación pueden reducir tus rendimientos en un 5 por ciento. Por esta razón, es importante, como contribuyente autónomo, saber calcular correctamente los montos correspondientes a ingresos y costes de tu empresa. Presenta declaraciones que cumplan con las normativas vigentes y benefíciate al máximo de tus ganancias.