Normativa de dietas en España: las claves sobre su funcionamiento

Muchos son los empleados que perciben dietas por motivos laborales, aunque no siempre se tiene claro de qué se tratan. Por ello, en este artículo te ayudamos a comprenderlas, resolviendo dudas y aportando datos sobre qué son dietas y gastos, quién tiene derecho a percibirlas, cómo se declaran a Hacienda o cómo deben abonarse.

Según la Ley General de Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015), se trata de gastos de locomoción (desplazamientos), manutención y estancia generados en municipios distintos al lugar de residencia y de trabajo habitual del perceptor, con el objetivo de realizar una actividad laboral. Estos gastos normales de manutención, estancia y locomoción o gastos de viaje deben ser “normales”, puesto que existen límites diarios de euros que no se pueden superar, lo cual no tendría una justificación lógica.

Las respectivas cantidades las puedes consultar en este otro post, en el que desarrollamos con más profundidad las condiciones y el límite de euros diarios para cada concepto: si se realiza dentro de España o en el extranjero, el importe por kilómetro, la cuantía con pernocta o sin ella, etc. Y si no se cumple el requisito de estar asociado a un viaje, es decir, de haberse generado tras el desplazamiento a un municipio diferente al de trabajo y residencia del perceptor, estaríamos hablando más bien de salario en especie, por ejemplo el que se sufraga por medio de un plus de transporte público o tickets restaurantes para comer cerca del centro de trabajo.

El ordenamiento jurídico español no regula quién puede y quién no puede percibir dietas de forma legal, dejando esta decisión al reglamento interno de la empresa o, en su defecto, a los convenios colectivos que se firmen en una compañía o un sector laboral. Sin embargo, el sentido común deja claro que si se trata de un gasto para beneficio general de la empresa y no directamente del trabajador, quien lo debe asumir es la primera y no el segundo.

Las dietas están exentas: ni cotizan ni tributan, de modo que no deben incluirse en la Declaración de la Renta (impuesto del IRPF) del perceptor. Sin embargo, sí deben aparecer reflejadas en la nómina, normalmente en un apartado bajo el epígrafe de ‘Devengos’ y con el concepto de ‘Percepciones no salariales’, o similar. Los salarios en especie, en cambio, sí son objeto de gravamen y tributan a partir de una cierta cantidad, y también deben aparecer reflejados en la nómina. La forma de contabilizarlos para luego declararlos dependerá de la política tributaria de la empresa.

Dado que no hay una normativa general que establezca cómo se deben pagar las dietas, cada compañía puede elegir un sistema acorde con sus necesidades o preferencias. En cambio, hay tres grandes formas en este sentido. Son los siguientes casos:

El empleado y futuro perceptor de la dieta debe pagar en los establecimientos y, a la vuelta del viaje, presentar el recibo o factura para que se le abone el gasto. Es la forma que más inconvenientes genera al trabajador, pues implica adelantar dinero de su bolsillo y recopilar documentación para que no haya ningún inconveniente.

La compañía se encarga de organizar el viaje al completo, reservando y pagando por adelantado los servicios que recibirá el empleado, desde los billetes en un medio público o privado de transporte hasta el menú del restaurante y la estancia en el hotel. Es lo más cómodo para el perceptor, aunque eso no evita que puedan aparecer gastos normales por un motivo imprevisto. En ese caso tendrá que adelantarlo el empleado o al personal, cada uno de los meses, para posteriormente recibir su abono a la vuelta al centro laboral.

La última opción es la más cómoda y práctica para las empresas y los trabajadores. Son tarjetas virtuales, asociadas a otra tarjeta o a una cuenta empresarial, que se entrega al empleado para que pague con ella los gastos de viajes. No debe adelantar nada de su bolsillo ni conservar recibos de cada día, pues todo ello aparece reflejado en el extracto de la tarjeta. Además, la empresa establece su límite y pueden activarse o desactivarse temporalmente para acotar su validez al viaje, así como hacer asignaciones para gastos o asignaciones para cada empleado, sin previo aviso o haciéndoselo saber.

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