Gastos de manutención y estancia: todo lo que las empresas deben saber sobre su gestión

En el entorno corporativo, son habituales los gastos de manutención y estancia que pueden generar costes importantes para la empresa. Se trata de gastos normales, de los que no siempre es posible prescindir. Sin embargo, sí se pueden tomar medidas para reducir sus efectos negativos en las finanzas de la empresa y mantener un control sobre los mismos.

¿En qué consisten los gastos de estancia y manutención? ¿Qué empleados son los más propensos a incurrir en ellos? ¿Se pueden deducir del impuesto sobre la renta? ¿Cómo puede ayudarte el neobanco Qonto en su gestión? En este artículo, encontrarás información relevante al respecto.

Los gastos de manutención y estancia son percepciones que los empleados reciben de una empresa en concepto de alimentación, alojamiento y transporte cuando se ven obligados a desarrollar su trabajo en movilidad o fuera de su lugar de trabajo habitual. Esta clase de desembolsos también reciben el nombre de dietas o asignaciones.

La Ley General de la Seguridad Social es la normativa que describe cuáles son los gastos normales de manutención, estancia y locomoción que califican como retribuciones no regulares susceptibles a quedar exentas de la base de cotización. Es decir, estos costes no se computarán en la base imponible del salario y estarán libres del gravamen impositivo siempre que cumplan con la política de la Agencia Tributaria, que exponemos a continuación:

Siempre que medie una justificación de gasto, un empleado que pernocte fuera de su municipio de trabajo y residencia normales por motivos laborales, tiene derecho legal a recibir un abono del importe correspondiente por parte de la empresa. Este quedará libre del gravamen del IRPF.

En el caso de los camioneros que pasen la noche dentro del territorio español, no hace falta una justificación para acreditar sus asignaciones para gastos, pero no deberán exceder los 15 euros al día en gastos de estancia. Lo mismo es aplicable cuando tienen que pernoctar en el extranjero y los pagos correspondientes están por debajo de 25 euros al día.

Si un empleado se ve obligado a pasar la noche en hoteles fuera de casa por una cuestión laboral, puede exentar en la imposición fiscal de los pagos de comida y alojamiento que estén por debajo de 53,34 € diarios dentro del territorio nacional o menores a 91,35 euros diarios en territorio extranjero.

Ahora bien, si las dietas de manutención y estancia se prologan por más de nueve meses deben gravarse sin excepción.

En cuanto a los empleados que no pernoctan fuera de un municipio distinto al de su trabajo o de su residencia habitual y solo gastan en restaurantes, pueden exentar la imposición fiscal en dietas inferiores a 26,67 o a 48,08 euros al día (dependiendo de si el el gasto se produce dentro de España o en el extranjero).

Los gastos de locomoción de un empleado que se justifiquen con ticket o factura de transporte público, peajes o parking, no serán gravados. Este beneficio también cubre el desplazamiento en vehículo privado, siempre que estos no excedan 0,19 euros por kilómetro.

Como se deduce de los conceptos y límites ya abordados, los trabajadores que más incurren en este tipo de gastos de manutención y de estancia son los empleados que suelen laborar fuera de su centro de trabajo.

Tal es el caso de las personas cuyas tareas consisten en visitar regularmente distintas sucursales o las que se ocupan de las relaciones públicas y del contacto personal con los clientes para efectuar el cierre de negocios.

Los promotores comerciales son otra figura con tendencia a incurrir en esta clase de dietas. Lo anterior se debe a que su actividad incluye realizar desplazamientos a puntos más o menos distantes de la ubicación oficial de su negocio.

Desde su inicio de operaciones en 2016, la fintech francesa Qonto ofrece un servicio contable y de banca digital especialmente enfocado en las pequeñas y medianas empresas y en los trabajadores por cuenta propia.

Entre los muchos servicios de su cuenta de negocio, hay uno relacionado con los gastos de manutención y estancia. Se trata de una función que permite a los empleados subir sus tickets a la aplicación y adjuntarlos a la transacción después de hacer el pago con la tarjeta Qonto (y esto incluye los justificantes de sus dietas). Lo anterior facilita la gestión de las finanzas de la empresa. El servicio de Qonto también admite la posibilidad de poner límite a los gastos de un empleado y enviar noticias en tiempo real sobre los gastos realizados por un trabajador.

Así, Qonto se consolida como un banco distinto, que ofrece un "control total sobre tu negocio", en palabras de la propia startup.