Cómo optimizar la gestión de los gastos de personal

Por gastos de personal se entienden los sueldos, salarios y retribuciones así como los gastos determinados directamente en función del sueldo o salario, tales como las contribuciones a la Seguridad Social, las pensiones y otras prestaciones sociales.

El código contable 64 del PGC hace referencia a los gastos de personal que se definen como las “retribuciones al personal, cualquiera que sea la forma o el concepto por el que se satisfacen; cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los otros gastos de carácter social”.

Las cuentas incluidas en el código 64 para los asientos contables son:

▪ Sueldos y salarios: remuneraciones fijas o eventuales al personal de la empresa.

▪ Indemnizaciones: se pagan al personal para reparar un daño o perjuicio e incluyen las indemnizaciones por despido y por jubilación anticipada.

▪ Seguridad Social a cargo de la empresa: cuotas que la empresa paga a los organismos de la S.S. por sus prestaciones.

▪ Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida: incluye las pensiones y otras prestaciones por jubilación o retiro articuladas a través de un sistema de aportación definida.

▪ Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de prestación definida: pensiones, planes de pensiones y prestaciones por jubilación o retiro articuladas a través de un sistema de prestación definida.

▪ Retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio: son los importes que la empresa liquida a los empleados por sus servicios prestados bien con importes en efectivo bien con instrumentos de patrimonio.

▪ Otros gastos sociales: son los desembolsos de naturaleza social que la empresa realiza voluntariamente como mejora de vida o en cumplimiento de alguna disposición legal (becas de estudios, seguros, subvenciones a escuelas, comedores, economatos, etc.).

Empresas y autónomos deben detallar ante la Agencia Tributaria los tipos de gastos de personal (sueldos, salarios, indemnizaciones, dietas y asignaciones de viajes de los empleados, aportaciones a sistemas de previsión social a favor de los trabajadores y otros gastos) de su contabilidad:

▪ Sociedades: el importe en concepto de nómina de los socios.

▪ Empresas: el gasto en concepto de nóminas de los trabajadores que estén contratados por la empresa.

▪ Autónomos: los importes de las cuotas de autónomo.

▪ Régimen General de la Seguridad Social: el importe de las cuotas de Seguridad Social de los trabajadores.

Según la normativa, el coste laboral de una persona incluye el salario más los gastos destinados al pago de la seguridad social, la indemnización, la prestación social o los costes en formación.

Para calcular el coste se ha de tener en cuenta los siguientes conceptos:

Costes directos:

▪ Salario bruto: está constituido por el salario (en dinero o en especie) más las percepciones extra salariales (prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social o indemnizaciones por despido, traslado o suspensión). El salario cotiza en la Seguridad Social mientras que las recaudaciones extra salariales no lo hacen. El salario bruto depende del Convenio Colectivo que corresponda aplicar, el tipo de contrato, la jornada laboral, la categoría profesional, etc.

▪ Seguridad social a cargo de la empresa, que incluye cinco partidas: cotizaciones por contingencias comunes, por formación, por desempleo, por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y cotización al Fondo de Garantía Salarial.

Se pueden generar también costes indirectos como, por ejemplo, costas derivadas de la gestión de los contratos y nóminas o por el servicio de asesoría laboral.

El salario neto es el importe que la persona contratada va a recibir a final de mes y su cantidad es el resultado de deducir:

▪ La Seguridad Social a cargo del trabajador, que incluye tres partidas: cotización por contingencias comunes, cotización por formación y cotización por desempleo.

▪ La retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): porcentaje que varía en función del salario bruto y que se reduce de la nómina del trabajador. El empleador debe realizar los ingresos de este importe a Hacienda cada trimestre como anticipo del IRPF a cuenta del trabajador (se ha de expresar posteriormente en la declaración de la renta del ejercicio correspondiente).

Los costes laborales suelen representan el mayor porcentaje de los desembolsos generados en la administración de un negocio. Esto hace que sea fundamental administrar estos costes laborales con una política efectiva que garantice la sostenibilidad a largo plazo. Para ello se han creado softwares y soluciones automáticas de tiempo y mano de obra que permiten a las empresas usar estrategias para mejorar la gestión de la fuerza laboral optimizando la gestión del tiempo, utilizando los datos y la información histórica de la empresa para predecir los niveles óptimos de personal y facilitando y agilizando las tareas de administración.Actualmente forma parte del día a día de las personas responsables de los gastos de personal, el acceder a páginas web o a aplicaciones de gestión y ventas que facilitan su trabajo enormemente informando sobre el inicio del año tributario, el plazo de presentación de un ingreso, de una declaración o del cierre de un plazo mediante sistemas de aviso. Existe abundante publicidad sobre este tipo de herramientas algunas de las cuales son gratuitas y otras se pueden adquirir.