Cómo gestionar el desplazamiento fuera del centro de trabajo

Frecuentemente, se da el caso de que los empleados deban dejar su centro de trabajo habitual por viajes de negocio. Por otra parte, puede suceder que el empresario requiera que el trabajador deje su lugar de trabajo habitual por un período de tiempo más extendido (distinto a un viaje de negocios), ubicando al trabajador en un lugar distinto a su residencia habitual.

Estos dos casos generan una polémica con respecto al desplazamiento del trabajador fuera de su puesto de trabajo, y lo que la empresa debe hacer ante estas situaciones. En este artículo, se analizarán los dos casos por separado, brindando información sobre las distintas acciones que se deberán tomar ante esas circunstancias: las dietas laborales y los gastos por desplazamiento.

Como se mencionó anteriormente, los empresarios tienen la potestad de trasladar a uno o más trabajadores fuera de su lugar de trabajo, con la finalidad de hacer actividades en nombre de la empresa en otra localidad, bien sea reunirse con un cliente que se encuentra en otra ciudad, o alguna actividad social para hacer contacto con posibles clientes o proveedores, que podrá dar a conocer los servicios de la empresa.

Evidentemente, durante estos viajes, se llegan a producir gastos, como lo son las comidas, el hospedaje y el transporte que requerirá el empleado durante los días del viaje.

Para ello, por medio de las dietas de trabajo, las empresas se ven obligadas a pagar los gastos del empleado durante el viaje, siempre y cuando sean gastos esenciales (como comida, transporte y alojamiento) y no gastos personales, como dinero gastado en entretenimiento o sitios turísticos. De esta manera, el empleado tiene la seguridad de que el viaje de trabajos no representará un coste a su bolsillo, sino que representa un gasto empresarial.

Para tener bien delimitado qué gastos entran en la dieta y cuáles no, la Agencia Tributaria establece los siguientes parámetros para la regulación de las dietas:

- Cuando el empleado deba realizar su jornada de trabajo en un lugar que no corresponde a su centro habitual, la empresa debe compensar los pagos que hizo el empleado a hacer uso del transporte público, si existe la justificación del gasto a través de una factura o un comprobante. En caso de que el empleado utilice su vehículo personal para el viaje, la compañía deberá pagar la cantidad de 0,19 euros por kilómetro recorrido, además de los gastos por peaje, aparcamiento y desgaste del vehículo.

- Para los gastos de manutención, el límite establecido es de 53,34 euros diarios, si el viaje es dentro del territorio español. Si se trata de un viaje al extranjero, se expande el límite a 91,35 euros por día. Si los gastos se exceden del límite, ocurre la extinción de la dieta, es decir, la empresa no tendrá que reembolsar ese dinero.

El neobanco Qonto para pymes puede ser un gran aliado a la hora de gestionar los pagos de dietas y gastos de transporte de los empleados. Ellos mismos adjuntarán los tickets a cada transacción con una simple foto, después de pagar con su tarjeta de empresa, y el administrador de la cuenta o el contable podrán acceder a ellos y exportar estos datos a otros formatos cuando lo necesiten.

Se utilizan tres modelos para gestionar los pagos a través de dietas. Las empresas deben adaptar alguno de los métodos, que describiremos a continuación, para la correcta gestión de las dietas para los trabajadores:

El modelo fijo:

El modelo fijo indica que las dietas deben estar establecidas en un monto fijo, establecido por la compañía. De esta manera, el empleado no deberá realizar ningún tipo de justificación y, por ende, la empresa se evita el proceso que implica la revisión y validación de dicha justificación de los gastos.

El modelo por gasto:

Para la gestión de dietas de trabajo con el modelo por gasto, se requiere de la justificación de dicho gasto, por parte del empleado, con el uso de comprobantes o facturas. Muchas compañía suelen preferir este modelo, debido a que el pago de las dietas será el monto exacto de los gastos. Sin embargo, y a diferencia del modelo anterior, con este método si se requiere de revisión de comprobantes o facturas.

El modelo mixto:

Este método representa la combinación de los dos modelos anteriores. De esta manera, las compañías gestionarán las dietas con comprobantes y, en otros casos, con dietas previamente establecidas.

¿Las dietas tributan?

Las dietas que debe pagar la empresa por gastos de desplazamientos fuera del centro de trabajo se excluyen del IRPF en su monto total, siempre y cuando el desplazamiento se realice a través del transporte público.

Si se utiliza un transporte privado, bien sea tu vehículo personal o un servicio de transporte facilitado por la empresa, todo gasto que sea superior a los 0,19 euros de límite por kilómetro, deberá ser tributado.

Los gastos por aparcamiento y peaje serán exentos si se presenta la correcta justificación de los mismos.

En caso de que la empresa intente hacer pasar el sueldo de algún empleado como si se tratara de una dieta, como técnicas para disminuir el monto a pagar en el impuesto sobre la renta, el trabajador puede presentar una denuncia a la Inspección del Trabajo. Si se logra comprobar la veracidad de la demanda, la empresa puede ser llevada al Tribunal Supremo de Madrid, donde la misma será sometida a seguimientos de los pagos de salarios, dietas y prestación de cada trabajador.

La movilidad geográfica se refiere a la situación en la que ocurre una movilización del trabajador a un centro de trabajo distinto a donde se encuentra su dirección de domicilio actual, en un periodo de tiempo prolongado.

Esta circunstancia, generalmente, implica una modificación en el contrato del trabajo, que puede llevarse a cabo por convenio entre el empresario y el empleado o una sentencia unilateral por parte del empresario.

La movilidad geográfica puede llevarse a cabo de dos maneras:

• El desplazamiento: Donde la movilidad laboral es temporal, así como ocurre en el primer caso que se expresó a inicios del artículo, donde se trataba de un viaje de negocios, con una extensión no mayor a los 12 meses. Es decir que si, por ejemplo, un empleado inicia un viaje laboral en septiembre y tiene fecha de culminación en diciembre, se considera como desplazamiento.
• El traslado: Cuando el desplazamiento se extiende a más de un año, comienza a considerare un traslado, que corresponde a un cambio de centro laboral de manera permanente.

Bajo estas condiciones, donde se realiza un traslado permanente, bien sea únicamente del empleado o de toda la empresa, la ley contempla que los traslados de centros de trabajo que ameriten un cambio de residencia, deben ser realizados ante un acuerdo de ambas partes, es decir, tanto del empresario como del trabajador.

Por parte de la empresa, es necesario que ésta justifique las razones, bien sean organizativas o económicas para solicitar el traslado del empleado.

Para esto, la ley establece que, si se trata del traslado de un solo empleado, un representante de la empresa cuenta con 30 días de antelación para comunicarle al empleado el traslado, justificando el motivo, el nuevo destino y la modificación del contrato.

Como se mencionó con anterioridad, puede darse el caso de que la empresa deba cambiar su localización, por lo que se convertiría en un traslado colectivo. De igual forma, los representantes de la empresa deberán informar a sus trabajadores con 30 días de anticipación.

Una vez que el empleado haya sido informado del traslado, está bajo el derecho de tomar una decisión entre estas dos opciones:

• La primera, es que pueden aceptar el traslado y negociar la modificación del contrato establecido por la compañía. En caso de que se dé el traslado, la empresa debe darle una compensación económica, independientemente a su puesto en la compañía, respetando sus derechos como empleado.
• La segunda opción es que el empleado anule el contrato. En este caso, la compañía se ve en la obligación de proporcionarle una indemnización de 20 días de sueldo por cada uno de los añis que estuvo laborando para la compañía.

Aquellos trabajadores que se desplacen en un tiempo no mayor a los cinco meses a territorio extranjero, no deberán pagar impuesto sobre la renta en ese país.

Sin embargo, es necesario tener en consideración que, hasta ahora, no se cuenta con algún estatuto o legislación fiscal dentro de la Unión Europea que especifique qué país exige el pago del impuesto sobre la renta en casos de desplazamiento.

En ambos casos, el dinero extra salarial debe estar reflejado en la nómina del trabajador, o en todas las nóminas, si se trata de una movilización colectiva.