Informe de gestión

La mayoría de los dueños de negocios están familiarizados con los informes financieros básicos que deberían recibir mensualmente, pero muchos están menos familiarizados con los tipos de informes detallados de gestión disponibles que podrían ayudar a sus negocios a aumentar su capital, el rendimiento y la rentabilidad. Muchos de estos informes son suministrados por sistemas de información de gestión.

Como CEO o propietario, ¿cuenta con datos disponible para responder estas preguntas?

• ¿Estoy valorando mis trabajos correctamente?
• ¿Hice más este trimestre que el anterior?
• ¿Quiénes son mis clientes más rentables?
• ¿Tengo suficiente capital para hacer emprender mi nuevo proyecto?
• ¿Quiénes son mi personal más y menos productivo?

¡Imagine su potencial comercial si tuviera todas las respuestas a estas preguntas! No tendría que adivinar dónde se encuentra o cómo mejorar el funcionamiento de su empresa.

Los informes financieros están orientados a la auditoría y cumplimiento, se utiliza con fines externos. Abarca los informes semanales, mensuales y trimestrales estándar que las empresas reciben cada mes, que incluyen:

• Declaración de ganancias y pérdidas
• Hoja de balance
• Cuentas por pagar
• Cuentas por cobrar
• Estado de flujos de efectivo

Estos informes son obligatorios para todas las empresas. Los bancos, inversores y reguladores utilizan estos informes para aprobar préstamos de forma legal, líneas de crédito y para asegurarse de que cumpla con los principios de contables generalmente aceptados o de uso universal.

Estos informes reflejan las finanzas de su empresa en un momento específico. Muestran la imagen general del rendimiento de su empresa, pero no le proporcionan un panorama preciso del comportamiento, funcionamiento, rendimiento y rentabilidad de sus operaciones. Miran hacia atrás y realmente no le informan sobre cómo podría funcionar el negocio el próximo mes o el próximo trimestre. Por tal motivo, los informes detallados de gestión son el mejor aliado para contar con un estudio detallado y óptimo de la situación económica de tu negocio.

También conocidos en el mundo empresarial con el término inglés management report. Los informes management report tienen como objetivo orientar a los gerentes sobre los diferentes aspectos del negocio, para ayudarlos a decantarse por las opciones más viables sustentadas con datos precisos. Recopilan datos de varios departamentos de la empresa que hacen un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los presentan de manera comprensible. Básicamente muestran el valor de su negocio durante un período de tiempo específico al revelar datos financieros y operativos. Los informes para la administración brindan datos sobre cómo le está yendo a las sociedades, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones encontrar el camino correcto para aumentar la eficiencia operativa y tomar las decisiones pertinentes para seguir siendo competitivos.

Cuando estos informes se respaldan con visualizaciones potentes desarrolladas con un creador de paneles, no se puede ocultar información, lo que elimina la posibilidad de errores humanos y el impacto negativo en el negocio.

Estos informes son vitales para la salud de su estrategia organizacional. Si eres un líder en tu organización, ya lo sabes. Pero si su sistema actual de informes detallados de gestión no ofrece valor para su organización, es posible que falte algo. Podría ser el enlace a sus objetivos, podrían ser los proyectos, o tal vez son los elementos de acción de una reunión a la siguiente. Podrá profundizar en la situación financiera de su empresa a través de informes detallados de gestión que consisten en:

• Ganancias y pérdidas por clase: departamento, equipo, trabajo
• Tasa de realización
• Tasa de uso

A diferencia de los informes financieros, los datos contables de gestión no son obligatorios y es solo para uso interno. Su empresa no tiene que seguir las pautas tradicionales de contabilidad al producir los informes.

En lugar de una evaluación general de las sociedades, los informes detallados de gestión se centran en diversos aspectos, áreas o segmentos del negocio. Cuando los datos son divididos de esta manera, se puede detallar situaciones que ha simple vista no se aprecian y representan un impulso fundamental para su negocio.

Un ejemplo sería analizar cómo se está desempeñando el Departamento de Marketing durante un cierto período de tiempo, el riesgo o gastos que representó ciertas actividades, o cuánta ganancia tuvo un vendedor en un mes determinado.

Los informes de gestión son excelentes para que los CEO obtengan información sobre áreas específicas de sus negocios. Sin embargo, debe asegurarse de obtener los informes correctos que su empresa necesita para impulsar la toma de decisiones estratégicas o asumir nuevos gastos. No desea poner el trabajo en extraer informes que no se están aplicando.

Algunas empresas solo quieren producir informes financieros cada mes por muchas razones de índole legal. Escuchamos a las empresas decir: "cuesta más hacer los informes de management report", o "no tenemos tiempo para eso".

Si no recibe informes detallados de gestión cada mes, podría estar perdiendo información que puede ayudar a su empresa a crecer. Es importante evitar alternativas a los sistemas de información de gestión, ya que generalmente son costosos y no proporcionan un retorno de la inversión.

Su negocio necesita datos detallados sobre sus finanzas y gestión para auditar la liquidez, el desarrollo y crecimiento, asegurándose de que todas las cuentas se puedan consolidar y para evitar falta de liquidez en un momento específico. Las empresas también requieren de datos administrativos que contribuyan en la toma de decisiones comerciales respaldadas por datos sólidos.

El management report va más allá de la contabilidad. Brinda supervisión crítica y administración de operaciones para garantizar que se implementen políticas, procedimientos y sistemas correctos y se produzcan informes sobre finanzas, gestión y de administración precisos. Es un informe que ayuda a las empresas a funcionar con total confianza en sus operaciones comerciales.

Para cualquier función y en cualquier industria, los informes son más que útiles, son cruciales para el buen funcionamiento de la empresa.

La presentación de informes es aún más importante en la gestión, ya que tiene más en juego y tiene decisiones interdisciplinarias más grandes. En general, los informes son importantes para la administración por varias razones: ofrecen métricas estratégicas para evaluar y monitorear el desempeño, establecen puntos de referencia sobre dicho desempeño, permiten que la empresa aprenda de su actividad dejando un historial y finalmente mejora la comunicación. Aquí hay una breve lista de beneficios de informes de administración:

Por ahora, hemos entendido que si las empresas quisieran crecer, tendrían que implementar una forma de medir su desempeño contra sus competidores, pero también contra los suyos.

Un informe de estilo gerencial le proporciona las métricas correctas para obtener una instantánea de la salud y la evolución de su negocio. Puede compararlo con sus competidores para enfocar o realinear su estrategia.

Gracias a ese historial, tiene un punto de referencia regular sobre cómo se desempeña tanto operativa como financieramente.

Los puntos de referencia son una guía que le dice qué funciona y qué no. A partir de él, puede aprender las mejores y peores prácticas para desarrollar o evitar.

Entre socios, inversores, clientes y colegas. Los informes de tipo gerencial desarrollan la visibilidad de las diferentes actividades en todos los departamentos y mejoran la comunicación dentro de la empresa.

Como resultado directo de una comunicación interna mejorada, los informes de alto nivel mejoran la colaboración interdepartamental. Con personas que trabajan de manera coherente hacia un objetivo común, los departamentos pueden utilizar los descubrimientos de datos de informes de gestión para colaborar en proyectos o iniciativas específicas, uniendo el éxito en una serie de áreas clave.

Un informe bien elaborado a nivel de administrador hace que los datos críticos de la empresa sean accesibles para todos, lo que mejora el rendimiento individual. Cuando las personas se desempeñen a un nivel óptimo y sean reconocidas por su trabajo, estarán más comprometidas, inspiradas y motivadas. Esto, a su vez, aumentará la productividad en toda la organización.

La presentación de informes sólidos en la gestión de hecho mejora la productividad y la toma de decisiones, lo que fomenta la coherencia y el crecimiento continuo del negocio. Si está creciendo constantemente con el tiempo, garantizará el éxito a largo plazo, este es el beneficio más poderoso de los informes en la administración.

Ya comprendido qué son los informes de gestión, podemos tomar varios ejemplos o aspectos importantes que deben detallarse para el desarrollo de la empresa o sociedad. Para redactar un modelo de informe de gestión óptimo es necesario evaluar los siguientes aspectos:

Sus objetivos conforman su arquitectura estratégica fundamental. En pocas palabras, la estrategia debe estar en el centro de su formato del informe detallado de gestión. Las medidas y los proyectos independientes no son útiles para todo un equipo de gestión a menos que tengan un contexto para fundamentarlos. Tenga en cuenta que la evaluación de estos objetivos podría establecerse automáticamente o de manera subjetiva, en función de la persona que guía esa parte de la discusión.

A continuación, debe observar las métricas que respaldan los objetivos fundamentales o metas de la organización. Debería tener un gráfico que muestre los datos de rendimiento más actualizados, que generalmente son del mes anterior. También debe tener un objetivo en este cuadro para ayudarlo a visualizar su desempeño hacia ese objetivo. Es posible que también necesite datos adicionales sobre cosas como posicionamiento en el mercado, competidores, promedios o desempeño histórico. Debería poder establecer una evaluación o un estado financiero en función de su rendimiento frente a su objetivo para el período.

Dentro de esta sección del informe, debe mostrar un análisis cualitativo. Por lo general, esto lo hace la persona más cercana a los datos, que puede decirles a los miembros de la reunión lo que dicen los datos. Por ejemplo, ¿perdimos nuestro objetivo debido a un evento climático que estaba fuera de nuestro control, o tuvimos una falla del producto o un problema de ventas? Ver estos datos cualitativamente lo ayudará a determinar si necesita o no ayuda adicional para alcanzar su objetivo.

La persona más cercana a los datos no solo debe explicar lo que está viendo, sino que también debe recomendar qué hacer a continuación. Esto podría ser continuar en el mismo camino, hacer algún tipo de ajuste, tomar riesgos, traer recursos adicionales o tomar medidas si no se logran los objetivos planteados.

Las medidas te dicen cómo te va, y los proyectos te dicen lo que estás haciendo. Para tener un management report funcional, también debe incluir datos sobre sus proyectos (también conocidos como iniciativas).

Hay cuatro cosas clave que necesita para crear un informe de proyecto:

• Fecha de inicio y fin
• Porcentaje completo
• Gasto hasta la fecha
• Cualquier paso clave y punto de control en este proyecto (a veces conocido como hitos). A veces, la forma más fácil de mostrar estos datos es a través de un diagrama de Gantt