El cálculo de gasolina en la gestión de los gastos de empresa

El cálculo de los gastos de gasolina, un punto clave en la gestión de una empresa

Hoy en día es una práctica habitual que los empleados de una empresa deban desplazarse de su lugar habitual de trabajo para poder desarrollar su función. Comidas con clientes, captación de nuevas oportunidades comerciales o viajes de negocios en busca de opciones de interés son algunos de los muchos motivos que tienen como consecuencia un gasto asociado al consumo de combustible.

Para tener controlados todos los aspectos relacionados con la inversión que suponen los viajes es fundamental tener bajo control estos dos aspectos:

• Establecer el presupuesto disponible. Aunque parezca algo bastante obvio es vital para la gestión de una empresa conocer de forma clara el presupuesto del que se dispone para viajes. En función de este dato se pueden realizar diversas acciones.
• Delimitar qué costes se cubrirá a cada empleado en un desplazamiento. Se debe evaluar qué tipo de inversiones estarán cubiertas para los diversos empleados y fijar un determinado límite. La póliza de viajes debe establecer lo que es necesario para justificar cualquier gasto derivado de un desplazamiento.

El automóvil particular se convierte en muchas ocasiones en una herramienta diaria de trabajo para muchos profesionales. En esos casos, se puede solicitar la deducción del IVA de la gasolina, deducción que actualmente está fijada en un 21 %.

Desde el año 2012 es posible deducir la totalidad de las cuotas del IVA pagadas al repostar combustible, aunque el automóvil en cuestión no se dedique únicamente a la actividad de la empresa. Por lo general, la deducción suele ser del 50 % siempre y cuando se pueda demostrar que existe una correlación entre el viaje en cuestión y la actividad empresarial.

Es quizá la parte más complicada a la hora de controlar el gasto y calcular combustible asociado al mismo. Demostrar este hecho implica demostrar que el combustible y los kilómetros realizados con dicho combustible se deben a visitas a clientes o proveedores efectuadas en días hábiles en una localidad diferente a la de la empresa.

Para ello se pueden utilizar una serie de documentos como es el caso de un listado de clientes y las localidades en las que se encuentran, la agenda de visitas, el registro de kilómetros recorridos, una factura firmada por el cliente o las ordenes de visitas firmadas y selladas por el cliente.

La Agencia Tributaria establece una serie de aspectos a la hora de considerar un consumo de gasolina deducible.

El primer lugar exige que exista una correlación entre los ingresos o ventas y las inversiones que se quieren deducir. Además, todas las inversiones que se quieran deducir deben contar con su correspondiente factura y debe estar correctamente registrada en la contabilidad de la empresa. Es necesario disponer de todas las herramientas necesarias para controlar de forma adecuada todas las facturas derivadas del pago de gasolina en viajes de empresa para poder conseguir la deducción deseada.

Existen una serie de herramientas que ayudan a optimizar el trabajo de gestión relativo al control cooperativo. Entre las herramientas más importantes se pueden destacar:

• Uso de automóvil de empresa. El utilizar un coche de empresa evita tener que llevar un control de kilometraje de cada trabajador, haciendo mucho más sencillo y rápido conocer los kilómetros atribuibles a un desplazamiento de trabajo y calcular combustible asociado. El principal inconveniente de esta medida es el elevado coste del coche.
• Tarjeta de carburante. Las tarjetas de combustible o carburante se han convertido en un elemento muy importante en el sector del transporte, así como en cualquier empresa donde sea necesario desplazarse y calcular gasto de gasolina. Se crearon con el fin de pagar todo lo relativo al automóvil y su mantenimiento. En esencia son tarjetas de crédito que se utilizan para repostar tanto diésel como gasolina que proporcionan una serie de beneficios como son descuentos en el precio.
• Cuenta profesional. La cuenta profesional permite simplificar la gestión financiera de la empresa haciendo posible que los empleados puedan utilizar sus tarjetas profesionales para los pagos quedando registrados de forma simple. Existen opciones de este tipo de cuenta online que simplifican aún más todo el proceso.
• Tecnología para la movilidad. Este término hace referencia a los smartphones y las tablets. Haciendo uso de una plataforma de gestión digital resulta muy sencillo llevar el control de todo lo relativo a un viaje gracias a estos dispositivos como es el precio de los litros de carburante consumidos.
• Calculador de gasolina. Un calculador de gasolina es una herramienta capaz de determinar los litros de gasolina que se consumen en función de los km realizados, es decir, de la distancia recorrida. Se pueden encontrar diversos software que hacen posible obtener esta información que relaciona distancia en km con el precio del carburante para tener el control de este gasto.
• Agencias de viajes. Resultan de utilidad en el caso de realizarse viajes largos. Los expertos de estas agencias ayudan a coordinar y gestionar todos los aspectos derivados de los viajes de forma mucho más eficiente y rápida.

La tarjeta de carburante ofrece numerosas ventajas:

• No es necesario pagar directamente el combustible. En el caso de disponer de una tarjeta de combustible no es necesario que el empleado realice los pagos de la gasolina o el diésel que consuma de forma inmediata, la cantidad correspondiente se cargará directamente en la cuenta bancaria de la empresa. Calcular combustible resulta muy sencillo simplemente consultando el extracto del banco online o físico al que está asociada la tarjeta.
• No es necesario guardar los recibos. Una forma de demostrar que el gasto de combustible estaba relacionado con una actividad empresarial, así como calcular gasto combustible consiste en guardar los recibos o facturas. El uso de este tipo de tarjetas evita tener que guardar los recibos para controlar la cantidad gastada, suponiendo un ahorro de tiempo en la gestión dado que todos los cargos quedan reflejados en la cuenta bancaria de la empresa.
• Se simplifican los procedimientos de recuperación del IVA. Para poder beneficiarse de la deducción del IVA es necesario disponer de documentación que acredite la actividad realizada y permita calcular gasto combustible. La tarjeta de combustible constituye una de las mejores herramientas a la hora de llevar a cabo esta confirmación simplificando todo el trámite para solicitar la deducción al pagar con una tarjeta de crédito de la propia empresa.
• Versatilidad de uso. Además de para el pago de combustible de un determinado trayecto profesional, la tarjeta de combustible se puede utilizar para hacer frente a otros pagos puntuales como puede ser el pago de peajes, el gasto de estacionamiento, de mantenimiento de vehículos, etc.
• Seguridad. Todas las transacciones de un trayecto profesional son registradas debidamente en la cuenta del banco de la empresa, por lo que el peligro de fraude se minimiza. Además, es posible asociar las tarjetas a un vehículo en concreto haciendo que el combustible solo pueda ser adquirido para dicho vehículo. De esta forma, las tarjetas de combustible aseguran que el gasto de combustible está relacionado únicamente con un vehículo destinado al desarrollo de la actividad laboral.

El control y la gestión del consumo de combustible durante un desplazamiento es una tarea tediosa y en ocasiones complicada que requiere de una serie de documentos. Disponer de herramientas como puede ser una plataforma para el control de los gastos de viajes o de una tarjeta de combustible constituye una ayuda inmejorable para simplificar enormemente dicha gestión y reducir el tiempo necesario para ello.