Cómo hacer un informe de gastos y por qué es importante

Mantener el control de los gastos de todo el equipo de una empresa es más fácil cuando se usan de forma adecuada los informes de gastos. En este artículo descubrirás qué son, para qué puedes usarlos y cuál es el mejor proceso para su elaboración.

Gestionar los gastos es una parte clave de la administración de una empresa. Los viajes laborales conllevan costes y, cuando los empleados se desplazan por trabajo, controlar todo lo que se gasta puede ser una tarea complicada, o, al menos, desafiante. Este es un claro ejemplo donde entran en juego los informes de gastos.

En este artículo, te hablaremos de todo lo relacionado con los informes de gastos. Repasaremos las definiciones básicas a tener en cuenta y abordaremos por qué este tipo de documento es tan importantes para tu empresa y su gestión de gastos, antes de describir las formas más sencillas de crear los tuyos propios.

Los informes de gastos también se pueden utilizar para auditar la empresa, presentar declaraciones de impuestos y reclamar deducciones fiscales. Esencialmente, simplifican la acción de gastar dinero para el negocio, al sistematizar el proceso y adherirse a un estándar.

A su vez, los gastos empresariales abarcan una variedad de categorías. Son aprobados dependiendo de la política de cada empresa. No obstante, aquí repasamos los que se encuentran dentro de los permitidos por la mayoría de compañías. Así, podrás categorizar tus propios gastos.

• Transporte (billetes de tren, vuelos, alquiler de coches, etc.).
• Alojamiento (estancias en hoteles, alojamientos de una noche).
• Comida (almuerzos o cenas de empresa).
• Seguros (de viaje, de alquiler de coches).

• Suministros (equipos, material de oficina, muebles, software).
• Ubicación (alquiler, reparaciones, transporte).
• Comida y bebida (desayunos de empresa, meriendas).
• Servicios públicos (calefacción, electricidad).

• Salarios.
• Seguros (de salud, de pensiones).
• Viajes (asignaciones de transporte público).
• Comida (asignaciones de comidas).

• Procedimientos judiciales (honorarios de abogados, costes judiciales).
• Multas (impuestos, indiscreciones de los empleados).

A la hora de ponerse manos a la obra para realizar un informe de gastos, lo más recomendable es seguir siempre los mismos pasos. Cuanto más uniforme sea el enfoque en el proceso de gestión de los gastos, más eficiencia se ganará. De todas formas y para ser prácticos, a continuación te presentamos una guía detallada en la que te explicamos cómo elaborar un informe de gastos eficaz paso a paso:

Lo primero es hacerte la gran pregunta: ¿Por qué estás realizando un informe de gastos? Comprende para qué necesitas crear uno (es decir, en qué categoría se ajusta cada compra que se ha llevado a cabo) te ayudará a usarlos de manera más apropiada en el futuro. Además, un análisis de gastos así te permitirá detectar áreas en las que tu desembolso está desfasado.

Ya seas tú o tu personal el que va a realizar el informe de gastos, las normas deben estar claras. Es decir, que antes de elaborar el documento, cualquier persona debe comprender completamente el procedimiento para pedir el correspondiente reembolso.

Otro de los consejos para la gestión de gastos de empresa es que conserves todos los recibos y comprobantes. Organízalos cronológicamente y asegúrate de que cada documento sea legible y contenga la información necesaria, como la fecha, la cantidad y el concepto del gasto.

Emplear una plantilla estandarizada garantiza uniformidad y facilita la revisión. Puedes optar por plantillas como los cuadros de gastos de Excel o de Google Sheets, que permiten personalización según las necesidades específicas de la empresa. Y, mejor aún, puedes utilizar las que te ofrecen los distintos software de control presupuestario.

Inicia tu informe de gestión contable proporcionando los detalles esenciales:

• Datos del empleado: nombre completo, departamento y posición.
• Periodo del informe: fechas de inicio y fin que abarcan los gastos reportados.

Para cada gasto, incluye la siguiente información:

• Fecha del gasto: cuándo se realizó.
• Descripción: breve explicación del propósito del gasto.
• Categoría: clasificación según las políticas de la empresa (por ejemplo, transporte, alojamiento, alimentación).
• Monto: cantidad exacta gastada.
• Método de pago: especifica si fue con tarjeta corporativa, personal o efectivo.

Asocia cada gasto con su respectivo recibo o factura. En el caso de que sean informes digitales, es recomendable escanear o fotografiar los comprobantes y adjuntarlos electrónicamente.

Antes de enviar el informe, verifica que todos los datos sean correctos y que no falte ningún comprobante, incluso si se ha realizado con software automatizado. Una revisión minuciosa previene retrasos en el proceso de reembolso y asegura la precisión financiera, así como que se hayan seguido todas las normas preesteblecidas.

Envía el informe al supervisor o al departamento encargado para su evaluación. Asegúrate de seguir los canales y procedimientos establecidos por la empresa para este fin.

Al mismo tiempo y desde el inicio, deberías haber fijado canales de comunicación claros para plantear y resolver inmediatamente cualquier duda. Por ejemplo, si una compra es adecuada o no o si un gasto no ha sido aprobado según las normas de la compañía. A esto ayudan tecnologías como Slack, Whatsapp o el chat de Google. Así que asegúrate de que haya un canal para ello.

El caso es que elaborar y utilizar informes de gastos, ya sea porque tienes varios empleados o diriges una empresa en solitario, hará que las cosas sean mucho más fáciles de administrar desde una perspectiva financiera. En concreto te ofrece estas facilidades.

Al llegar el momento de pagar impuestos, será más sencillo hacer una recopilación de gastos y reembolsos realizados o pendientes. En caso de una auditoría, esto es un «salvavidas».

Aparte, ese seguimiento de los gastos es mucho más fácil con informes automatizados y digitales, elaborados con un software y con funcionalidades de búsqueda para garantizar que sean fácilmente localizables.

Con un enfoque detallado y preciso para crear informes de gastos, es mucho más probable que puedas presupuestar con precisión y a largo plazo. Esto se debe a que tendrás una visión mucho más clara del estado financiero de tu empresa.

Puedes planificar en más detalle los viajes, mejorar y afinar tus declaraciones de impuestos y continuar ahorrando en compras de equipos y software.

Especialmente si tienes un equipo de empleados o contratas a freelancers, los reembolsos rápidos y exactos son cruciales. Apoyan la salud financiera de tu empresa al mantener buenas relaciones dentro y fuera de la compañía.

La mayoría de los problemas con los informes de gastos hechos manualmente se dan por errores humanos. Por eso, la automatización es una buena manera de evitar complicaciones con esta tarea. Simplemente, mantén tu software actualizado y revísalo regularmente.

Las deducciones fiscales son mucho más sencillas cuando todo está en orden. Tener informes de gastos actualizados simplificará la declaración de impuestos, ya que tendrás toda la información sobre el estado financiero de tu empresa mucho más a mano y, por lo tanto, localizable.

Como entenderás ahora, el software automatizado elimina gran parte de la molestia de la elaboración de informes de gastos. Sin embargo, es posible que quieras hacer tus propios documentos. Además, todavía existe el riesgo de que haya errores incluso con la automatización.

Para ayudarte mejor a saber qué buscar, repasaremos algunos de los desafíos y errores más frecuentes que se cometen al informar gastos.

Elaborar tus propios informes de gastos conlleva el problema común de cometer equivocaciones simples. Después de todo, errar es humano. Los más habituales son:

• Que las cifras no coincidan.
• Poner fechas incorrectas.
• Presentar recibos distintos al gasto.

Para evitar estos errores, lo mejor es verificar tus informes de gastos y utilizar un software de gestión de gastos.

Es importante saber que la automatización por sí sola no resolverá un proceso de aprobación excesivamente complejo o deficiente.

El proceso de aprobación es la etapa en la que tú o el equipo validáis el informe de gastos. Básicamente, cuantos más pasos y procedimientos de comunicación designas en esta etapa, más retrasarás llegar al desenlace, es decir, al reembolso de gastos. Así que mantén un proceso de aprobación simple para evitar este problema.

Los procesos complejos, los fraudes y los propios errores humanos al introducir los datos son los principales retos a superar cuando se prepara un informe de gastos.

El fraude de gastos de los empleados es un riesgo común a tener en cuenta al producir informes de gastos. Puede ser inconsciente o deliberado.

• Inconsciente: empleados que completan documentos con datos inexactos que luego son archivados por el equipo financiero sin verificarlos.
• Deliberado: puede ser particularmente perjudicial para tu empresa si no se controla y se puede dar por:
• Pedir una cantidad elevada para propinas en restaurantes
• Reclamar más de los montos permitidos
• Brindar recibos por gastos no utilizados o reembolsados
• Presentar entre los gastos salidas personales como si estuvieran relacionadas con la actividad laboral.
• Facturar por viajes que nunca se hicieron.
• Solicitar gastos no reembolsables.

Precisamente, el cumplimiento de políticas es fundamental para combatir el fraude de gastos. En ellas, lo mejor es utilizar un lenguaje claro y que sea fácil de seguir. Eso sí, sin dejar nada a la interpretación.

Para garantizar el mejor cumplimiento de la política, te aconsejamos incluir:

• Categorías y presupuestos claros. El equipo debe saber cuánto puede gastar y en qué categoría se ordena cada gasto.
• Tratamiento equitativo del equipo. Las políticas de gastos deben ser para toda la empresa, independientemente de la posición o relación individual que se tenga con cada trabajador. Esto disminuye la envidia y la amargura entre la plantilla, lo que, a su vez, reduce la posibilidad de fraude intencional debido a esta sensación de injusticia.
• Documento breve y sencillo. Cuanto más largo sea tu documento, más probable es que el equipo lo lea por encima, cometa errores y cause posibles problemas. Hazlo lo más corto posible y reduce el contenido a lo esencial.
• Actualizaciones periódicas. Actualizar tu política regularmente, esto significa mantenerla precisa a medida que tu empresa cambia de tamaño y sus requisitos evolucionan con ella. Esto también implica actualizarla de acuerdo con las regulaciones legales en el país o región.

Un software de presentación de informes de gastos automatiza gran parte del proceso. Esto aumenta la eficiencia y precisión de dichos informes y, al mismo tiempo, das más autonomía a tu plantilla.

Hay diferentes soluciones financieras para la presentación de informes de gastos en el mercado actual. Por ejemplo, Qonto, que te ayuda a escanear, digitalizar, archivar y gestionar tus recibos y definir límites de gastos específicos para tu equipo.

Por lo tanto, con Qonto estás siempre al tanto de los gastos de tu empresa mientras tienes más tiempo para lo que realmente importa: tu negocio. Además, su nueva funcionalidad Reembolso de gastos te permite devolver lo adelantado por los trabajadores hasta cuatro veces más rápido que con una herramienta tradicional.

De todas formas, aquí dejamos una tabla comparativa de Qonto con otras soluciones para la gestión de gastos:

En definitiva, elaborar un informe de gastos detallado y preciso es clave para mantener un control financiero efectivo en cualquier empresa. Desde la recolección de recibos hasta la automatización con herramientas digitales, seguir un proceso estructurado facilita la gestión y optimización de los gastos corporativos.

Si buscas una solución eficiente para gestionar los gastos de tu empresa, descubre cómo Qonto puede ayudarte con una plataforma intuitiva y automatizada.