5 consejos que puedes aplicar ya para gestionar tus gastos de empresa

Administrar los gastos de forma eficaz te permite ahorrar un tiempo valioso. Te ofrecemos cinco tips que son rápidos para empezar a aplicar hoy.

Seamos realistas: la gestión de los gastos de empresa no siempre es pan comido. ¿Quién no ha pasado sus tardes de fin de semana revisando y aprobando reembolsos de gastos? ¿Alguna vez has tenido que examinar los números de la empresa para asegurarte de que todo lo gastado estaba dentro de lo planeado? ¿Alguna vez te diste cuenta demasiado tarde de que tu equipo se había excedido del presupuesto?

Hasta el día de hoy, muchas empresas (quizás incluso la tuya) se enfrentan a estos desafíos. Mantenerse al tanto de los gastos requiere demasiado tiempo, energía y, lo más importante, dinero.

Buenas noticias: ya no tiene por qué ser así. Existen soluciones prácticas y efectivas que simplifican la gestión de gastos. Es más, puedes comenzar a usar estas herramientas de inmediato.

En este artículo, compartiremos nuestros consejos y trucos para que la administración de gastos sea fácil (de verdad).

...para evitar confusiones.

Empecemos por lo básico: la política de gastos de la empresa. Es difícil gestionar los gastos de forma sostenible a largo plazo sin establecer unas normas claras.

Este documento sirve para establecer la forma en que la empresa manejará todo tipo de gastos comerciales.

• Describe los gastos permitidos.
• Establece un límite para cada categoría de gastos.
• Define plazos para la presentación de recibos.
• Determina la información adicional necesaria para la presentación de gastos según el tipo de compra.
  
  

La política de gastos debe ser clara, precisa y completa. En caso de duda , la plantilla debe poder consultar estas pautas. Que las normas sean las mismas para todo el personal puede evitar la frustración en el futuro.

En ese espíritu, el texto debe ser directo, fácil de entender y no dejar lugar a (malas) interpretaciones. Puede ser útil colaborar con otras personas en la redacción de estas reglas, reelaborándolas hasta que no presenten ningún punto para la interpretación.

...y despídete de los informes de gastos en excel.

¿Tus empleados utilizan sus tarjetas personales para realizar compras relacionadas con la empresa? ¿Confías en una única tarjeta para todos los gastos de tu negocio? Estamos de acuerdo en que estas soluciones están lejos de ser ideales.

En primera instancia, se espera que el personal anticipe el dinero por adelantado. Luego complete una plantilla de reembolso de gastos. Luego envíe sus recibos. El resultado final: mucho tiempo dedicado a tareas de bajo valor para una transacción simple.

En el segundo escenario, tú eres el único punto de acceso para la tarjeta de empresa. O tienes que dársela directamente a la persona que la necesita o enviar detalles confidenciales a través de una aplicación de mensajería. De cualquier manera, es problemático: logísticamente es una tensión y, en cuanto a la seguridad, es increíblemente arriesgado.

Afortunadamente, hay algunas opciones de pago que pueden funcionar mejor para ti.

Escenario 1: María es vendedora en una agencia en Málaga. Al menos dos veces al mes, viaja por Andalucía visitando clientes. En este caso, compró un billete de tren e invitó a algunos nuevos clientes potenciales a almorzar...

En este ejemplo, las compras de María encajarían como pagos recurrentes. Darle una tarjeta de empresa personalizable es la solución más adecuada.

Las características de esta tarjeta personalizada están predefinidas. De esta forma, mantienes el control de los gastos y tus empleados ya no tienen que adelantar su propio dinero para la empresa. Todo el mundo gana.

Hay plataformas financieras que permiten personalizar tarjetas y de esta manera:

• Establecer límites de gasto por día, mes o por transacción.
• Limitar el uso de la tarjeta para establecer días de la semana o durante horas establecidas.
• Restringir las compras online o en el extranjero.

Escenario 2: David es el jefe de producto de una compañía de seguros. Hace unos meses viajó a Bilbao para asistir a una conferencia. Nunca antes ha tenido que hacer una compra relacionada con el negocio, por lo que no tiene tarjeta.

Las tarjetas temporales son las más adecuadas para compras ocasionales. Sin embargo, a pesar de la libertad que brindan, son poco conocidas en España.

¿Cómo funciona una tarjeta temporal?

Funciona de forma muy similar a una tarjeta virtual, para compras por Internet o para compras en tiendas con Apple Pay, por ejemplo. Pero hay una gran excepción: su uso es limitado y generalmente se reserva para pagos únicos.

Puedes establecer un límite de gasto e incluso determinar un límite de tiempo para las compras.

...para que puedas mantener el control de los gastos de los equipos.

Sergio dirige una empresa constructora. Como sucede con todas las compañías, administrar sus finanzas significa hacer malabarismos con una variedad de circunstancias. A veces es difícil lidiar con todo. En diciembre, por ejemplo, tuvo que hacer algunas compras puntuales (organizar una comida navideña para el equipo, contratar a un freelancer para actualizar el sitio web de la empresa...). Además de eso, también tenía sus gastos regulares, como el alquiler de equipos y la compra de material para la oficina. Y no olvidemos los impuestos y las nóminas.

En realidad, Sergio solo tiene una vaga idea de los presupuestos que se ha fijado para estos gastos. Cuando consulta su cuenta comercial, ve que el dinero se va, pero no siempre puede averiguar dónde se fue. Y tratar de resolverlo manualmente lleva demasiado tiempo. 

¿Te reconoces en este escenario? No te preocupes, somos muchos los que nos hemos encontrado en esta situación. Muchas empresas luchan por mantener la visibilidad de sus gastos.

Evita confusiones estableciendo presupuestos claros y consistentes para cada proyecto. Para una mayor transparencia, crea multicuentas.

En la práctica, tener varias subcuentas te permite depositar los fondos del presupuesto preestablecido directamente en la cuenta dedicada de un equipo o proyecto. De esa manera, cada compra se puede categorizar fácilmente y, de tu lado, puedes ver en tiempo real a dónde va el dinero.

Y cuanto más sepas sobre su flujo de caja, menos probabilidades tendrás de gastar de más.

...y sigue en esa línea, pase lo que pase.

Recopilar recibos es una verdadera pérdida de tiempo. Persiguiendo a quienes se olvidan de dártelos, vinculando el recibo correcto con la transacción correspondiente... Afortunadamente, hoy en día, existen algunas soluciones que realmente pueden facilitar el proceso.

Es simple: digitaliza tus recibos. Almacena y clasifica electrónicamente las versiones digitales de tus recibos en papel. No es necesario guardar pilas de documentos al alcance ante cualquier necesidad de revisión. Libera espacio, minimiza pérdidas y gana en tranquilidad.

Es aún más fácil para tu personal. Todo lo que necesitan hacer es sacar una de su tíquet y subirla al espacio designado en su panel de control.

Con soluciones financieras como Qonto, puedes ir aún más lejos con la recopilación de recibos y la contabilidad. Realiza un seguimiento automático de los envíos atrasados de reembolsos de gastos, envía recibos por email y detecta automáticamente el IVA en los tíquets.

...para que puedas concentrarte en lo que es realmente importante para tu negocio.

A menudo, a la junta directiva le gusta mantener un estricto control sobre los gastos, para sentir que tiene el control. El problema es que termina perdiendo energía al dedicarse a tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, como aprobar compras. La gestión eficaz del gasto es un esfuerzo de equipo.

Con las herramientas adecuadas, puedes designar con confianza ciertos trabajos a los líderes de equipo y respirar con tranquilidad.

En Qonto, recientemente configuramos una función de rol de Manager que creemos que podría interesarte. Puedes asignar este rol particular desde tu panel a cualquier empleado que elijas. El perfil que les asignes tiene funcionalidades preestablecidas que puedes controlar, como aprobar solicitudes de gastos y administrar la configuración de las tarjetas.

Esta nueva configuración beneficia a toda la organización. Menos tiempo de espera, menos fricción y los proyectos avanzan más rápido. El equipo está involucrado y, por lo tanto, se siente más comprometido y motivado en el trabajo . Y, la guinda del pastel, ahorrarás un tiempo precioso.

Estos 5 consejos te ayudarán a manejar los gastos de empresa de manera rápida y sencilla. Tienes todo lo que necesitas para remodelar las finanzas de tu empresa, a partir de hoy.