4 consejos para ahorrar tiempo en tu contabilidad

Tanto si administras tu propio negocio como si trabajas de forma autónoma, lo más probable es que quieras enfocarte en aumentar ventas y hacer que tu empresa sea más productiva. Sabemos que sumergirse en la contabilidad puede resultar complicado, pero aún así es sumamente necesario llevarla al día. Es una obligación legal que debes seguir al pie de la letra para evitar sanciones importantes.

La buena noticia es que existen soluciones que hacen que el proceso contable sea mucho más eficaz y simple. Así que, si quieres que este tipo de tareas dejen de restarte tiempo a tus tardes, fines de semana o vacaciones, a continuación te indicamos cómo evitar que eso ocurra.

En el siguiente artículo descubrirás cuatro consejos útiles para ahorrar tiempo y asegurarte de que todos tus números cuadren.

Es muy importante saber de contabilidad cuando administras tu propio negocio, pero no todo el mundo tiene porqué dominar de números y hojas de cálculo. Si los cálculos no son tu fuerte, te aconsejamos contactar con un contable o una gestoría que te ayude a llevar las finanzas de tu empresa.

En cualquier caso, suele ser aconsejable delegar la contabilidad a medida que crece la empresa. La mayoría de las pymes españolas se rigen por uno de estos dos regímenes: el «régimen fiscal normal» o el «régimen fiscal simplificado» (respectivamente, «régimen general de tributación» y «régimen simplificado de tributación»). Ambos regímenes exigen obligaciones contables estrictas y requieren lo siguiente:

• Libros de contabilidad actualizados.
• Cuentas anuales que incluyan un balance, una cuenta de pérdidas y ganancias y todos los apéndices contables pertinentes.
  
  

Es necesario un cierto nivel de conocimientos para cumplir estas obligaciones legales. Si no tienes experiencia en el cálculo de amortizaciones o activos, es probable que cometas errores y/o inviertas mucho tiempo calculándolos. Así que, si puedes, deja que un experto se encargue de ello.

Hay que tener en cuenta que un contable externo es un activo estratégico para una empresa. Su labor va mucho más allá de llevar cuentas y mantener los libros en orden. Puede ayudarte en muchos otros ámbitos: recursos humanos (elaboración de contratos y nóminas), fiscalidad (asesoramiento sobre cómo gestionar mejor las obligaciones fiscales) y asuntos legales (elaboración de documentos para tu empresa y contratos con clientes y proveedores).

Los presupuestos y las facturas al igual que los gastos forman parte de tu rutina diaria cuando lideras una empresa.

Cada céntimo que entra o sale debe contabilizarse en los libros de ventas y compras por lo que no es nada conveniente introducir toda esa información a última hora. Si es posible, dedica algo de tiempo cada semana para ir haciendo el trabajo gradualmente.

Es cierto que hacer seguimiento de estas tareas contables diariamente puede parecer una verdadera faena. Pero la realidad es que resulta menos pesado que hacerlas todas a la vez y a última hora. Hacer esta tarea de a poco y a menudo te ahorrará mucho tiempo a largo plazo.

Lo mismo ocurre con tu gestor si decides subcontratarlo. Asegúrate de entregarle todos los documentos que necesitará en cuanto los tengas para que pueda preparar todas las declaraciones de impuestos y modelos trimestrales correspondientes a tiempo y con todo detalle.

El papeleo asociado a la contabilidad puede acumularse rápidamente en tu despacho: libros de contabilidad, inventario, facturas, informes de gastos y órdenes de compra son solo algunos de los documentos que necesitas para mantener tus números en orden. El problema es que no puedes deshacerte de ellos cuando quieras. La ley obliga a conservar los documentos durante 10 años. Toda una década de papeleo ocupa un espacio considerable y requiere de una muy buena organización y orden interno.

¿Pero hay alguna forma menos antigua y más propia del siglo XXI de gestionar este tipo de documentación? Por supuesto que la hay.

Hoy en día existen soluciones digitales que se encargan de esa organización por ti, basándose en el principio de la digitalización automatizada: convertir algo analógico en algo digital. Gracias a esta tecnología, ya ni siquiera es necesario escribir o firmar a mano algunos documentos. Todo se guarda en una base de datos digital y puedes extraer los papeles necesarios de tus archivos con un par de clics.

Si bien estos documentos digitalizados no tienen el mismo valor probatorio -autoridad legal- que sus versiones en papel, te permitirá tener una visión más rápida de todos ellos y más fácil acceso.

Aun así, hay que garantizar que estos documentos son auténticos y válidos, por lo que hay que tener cuidado a la hora de elegir el software de contabilidad o facturación al que se quiere confiar la documentación. Asegúrate de que la solución que elijas posea las características técnicas (como la firma electrónica, por ejemplo) necesarias para que tu documentación sea fiable y a prueba de fraudes.

En los tiempos que corren ya no es cuestión de si hay que digitalizarse o no, sino de cuando empezar a hacerlo.

Las facturas impagadas son una carga muy pesada para las empresas. Por un lado, tienen un grave impacto negativo en tu tesorería. Y si se acumulan, podrías tener problemas para hacer frente a tus pagos como salarios, impuestos, seguridad social o gastos corporativos que son esenciales para que un negocio funcione.

Existen diferentes tipos de deuda y deben tratarse de una manera determinada a la hora de registrarlos en tu contabilidad. Por ejemplo, una deuda incobrable debe justificarse mediante un certificado que demuestre que la deuda es irrecuperable.

¿Cómo evitar impagos? La clave está en prevenir más que en curar.

Antes de cerrar un trato con un nuevo cliente (y sobre todo si se trata de una cuenta importante), investiga un poco para conocer su situación financiera y su solvencia:

• Busca información certificada y clave sobre la empresa en el Registro Mercantil de Empresas. En esta base de datos puedes encontrar información sobre el representante legal y los estatutos de un cliente potencial, su capital, su volumen de negocio y sus cuentas de resultados. Hay que tener en cuenta que algunas cuentas pueden estar sujetas a una cláusula de confidencialidad.
• Pide al cliente potencial que te proporcione una prueba escrita de que no tiene deudas y respeta los plazos de pago.
  
  

Si es demasiado tarde para esa diligencia y ya has firmado un contrato, tienes las siguientes opciones:

• Empieza con un recordatorio informal. Puede que la deuda se deba simplemente a que alguien se haya olvidado de pagar o esté ausente de la oficina. Sería una pena estropear las buenas relaciones con un cliente por un malentendido.
• Si este recordatorio queda sin respuesta, puedes enviar al deudor un requerimiento formal. En la mayoría de los casos, una carta de este tipo basta para desbloquear la situación.
• Si eso no funciona, puedes iniciar acciones legales para recuperar la deuda. Cuando la cantidad adeudada no es demasiado elevada, esto suele dar lugar a un procedimiento monitorio, que es relativamente sencillo, rápido y barato.

En general a la mayoría de emprendedores no les entusiasma la contabilidad. No por nada, simplemente quieren enfocarse en hacer crecer su negocio. Pero eso no tiene por qué convertirse un calvario.

Los consejos que recogemos en este artículo están pensados para que el proceso contable sea más simple y llevadero. Con la organización adecuada y la adopción de herramientas diseñadas específicamente para gestionar tu contabilidad, puedes ganar mucho tiempo.

Como emprendedor o emprendedora sabemos que tu negocio es lo más importante para ti. Para Qonto también lo es, por lo que seguiremos desarrollando herramientas y partnerships que te ayudarán a llevar tu contabilidad con rapidez y eficacia.

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Ahora que ya sabes la cantidad de tiempo que puedes ahorrar usando herramientas digitales para facilitar tu gestión financiera, es cuestión de dar el salto y probarlas. Descubre todas las integraciones que tienes con Qonto que te ayudarán a llevar tu empresa al siguiente nivel.