Factura electrónica obligatoria: ¿cómo te afectará?

Las facturas electrónicas pronto serán obligatorias en España, aunque el gobierno español aún no ha concretado exactamente cuándo entrará en vigor la medida.

Desde 2015, las facturas dirigidas a la administración pública española ya son electrónicas por obligación. Muchas empresas y autónomos, por tanto, ya han integrado en sus procesos la facturación electrónica desde hace tiempo, pero para el resto es una novedad a la que deberán adaptarse pronto.

Incluso existiendo la incógnita sobre la fecha definitiva, las empresas ya pueden empezar a prepararse y este artículo está aquí para ayudarlas. ¿Qué es una factura electrónica? ¿Qué criterios debes cumplir según los requisitos legales? Y, sobre todo, ¿cómo te afectará este cambio?

Vamos a analizar todo lo que necesitas saber sobre este tema para que estés listo cuando llegue el momento.

De acuerdo con la definición del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, una factura electrónica es “una factura que se expide y recibe en formato electrónico, que está condicionada al consentimiento de su destinatario y que, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel”.

La factura electrónica debe tener formato estructurado, lo que permite diferenciarla de una simple factura digital o escaneada. Es un formato específico que garantiza la identidad del emisor y la exactitud de la información que esta posee.

Además, una factura electrónica es muy segura: prácticamente no hay riesgo de que una persona con malas intenciones modifique su contenido después de que se haya enviado y firmado.

Desde la aprobación de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, un documento digital tiene el mismo valor legal que un documento en papel. Tiene lo que se llama valor probatorio. En otras palabras, puede utilizarse, por ejemplo, como prueba en el caso de una disputa.

Para que una factura electrónica cumpla con los requisitos legales y se considere que tiene valor probatorio, debe cumplir unos criterios específicos: debe poder garantizar su integridad, legibilidad y autenticidad.

•  Integridad: debe ser imposible modificar o manipular el documento.
•  Autenticidad: se deben certificar los datos de la factura, así como la identidad de su emisor.
•  Legibilidad: la factura debe estar en un formato legible en cualquier momento, por cualquier sistema y por los propios humanos.

Siguiendo estos tres criterios, para que una factura electrónica cumpla los requisitos legales en España deberá tener “formato estructurado”. Eso significa que deberá cumplir con los estándares establecidos por FacturaE, un modelo desarrollado por la administración pública española consistente en un archivo en formato XML que se genera a través de un programa especializado en facturación. 

El formato estructurado se utiliza para facilitar la automatización y el procesamiento de las facturas electrónicas por parte de los sistemas informáticos y los sistemas de gestión empresarial.

Para cumplir con los nuevos requisitos de la administración tributaria, por supuesto. Pero eso no es todo. Las facturas electrónicas también tienen muchas otras ventajas. Centrémonos en algunas de ellas.

• Ahorran costes

Olvídate de los costes de papelería, impresión y envío. A través de la digitalización, las empresas pueden generar ahorros económicos considerables.

• Ahorran tiempo

La gestión de facturas de proveedores y clientes es un proceso que requiere mucho tiempo. Con las facturas digitales, los documentos se emiten y envían en cuestión de minutos. El receptor ya no tiene que esperar varios días para recibir su factura, lo que ayuda a reducir los tiempos de pago.

• Simplifican la clasificación y archivo

Se acabó guardar documentos en papel dentro de grandes carpetas. Las facturas de proveedores y clientes se pueden almacenar en bases de datos seguras a las que se puede acceder con una simple conexión a Internet. También se pueden digitalizar fácilmente recibos e informes de gastos.

• Son más ecológicas

Las facturas electrónicas suelen verse como una alternativa más ecológica. Es evidente que enviar un correo electrónico y descargar un archivo adjunto genera emisiones de CO2. Pero esa huella es mucho menor a la de producir una hoja de papel A4, un proceso que requiere cerca de 10 litros de agua. Además, el sector papelero es la quinta industria que más energía consume en el mundo.

Las facturas electrónicas no son totalmente nuevas. Varias normas legales que rigen el uso de este tipo de documentos ya están en vigor desde hace algunos años.

En ese sentido, las empresas que prestan un servicio al Estado, a una entidad local o a cualquier otra administración pública ya deben emitir las facturas en formato electrónico. Esta norma que lleva vigente desde el año 2015 y se aplica a todas las empresas, incluidas las microempresas.

Las facturas electrónicas destinadas a las administraciones públicas tienen tres requisitos específicos:

• Estar escritas en formato FacturaE 3.2 ó 3.2.1.
• Estar firmadas electrónicamente.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica.

La nueva Ley Crea y Crece, además de cambiar las normas para la creación de nuevas sociedades, extenderá a todas las empresas y autónomos la obligación de presentar las facturas en formato electrónico en todas las transacciones comerciales.

Esta medida tiene tres objetivos:

• simplificar la vida diaria de empresas y autónomos reduciendo su carga administrativa;
• mejorar la detección del fraude;
• simplificar la contabilidad y las declaraciones del IVA.

Cuando se apruebe el reglamento definitivo la facturación electrónica se convertirá en la norma para todas las transacciones, no solo para aquellas que se hagan con las administraciones públicas. Habrá un periodo transitorio para adaptarse a este cambio: un año para las empresas que facturan más de 8 millones de euros y dos años para las que sus ingresos están por debajo de esta cantidad, según consta en la Ley Crea y Crece.

La nueva ley solo se aplica en las transacciones B2B, es decir, transacciones entre empresas. Por el momento, las transacciones B2C (entre una empresa y un consumidor final) no se verán afectadas.

La nueva Ley Crea y Crece obliga a empresas y autónomos a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas. También detalla qué requerimientos técnicos deben cumplir tanto la solución de facturación facilitada por la administración pública como aquellas plataformas de gestión de facturas creadas por organizaciones privadas.Así pues, las empresas y los profesionales podrán gestionar las facturas electrónicas a través de alguno de estos dos sistemas mencionados en el primer párrafo: o bien la plataforma pública o bien una plataforma privada que se ajuste a la normativa, o con las dos a la vez.

Te hemos puesto al tanto de toda la información que necesitas para prepararte para la llegada de la factura electrónica obligatoria.

Qonto está trabajando para adaptar su solución de facturación actual a los requerimientos de esta nueva norma. Te mantendremos informado de todos los detalles y cambios que implica esta nueva legislación. Y, por supuesto, te ofreceremos las mejores soluciones del mercado para ayudarte a tí y a tu empresa a adaptaros a ella con facilidad.

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