Gestión de inventario: ¿cómo funciona en los comercios?

Square, nuestro partner de TPVs, te acerca las claves sobre cómo llevar el control de stock en el blog de Qonto.

La gestión de inventario es fundamental en cualquier negocio: si lo haces bien, puedes ahorrarte los costes innecesarios de tener exceso de existencias y, a la vez, aumentar tus ventas. Con una administración eficiente, tendrás los productos que necesitas en la cantidad justa para que no se agoten, evitarás que se estropeen y no perderás dinero comprando grandes volúmenes que solo ocupan espacio en tu almacén o establecimiento.

Hay algunos planteamientos que son esenciales a la hora de realizar la administración de existencias: ¿Cómo influye la gestión de inventario en tu negocio?, ¿Sueles tener disponibles los productos que necesitas?, ¿Has perdido alguna venta por falta de existencias? ¿Has perdido dinero por exceso de mercancía?

Todas estas preguntas te ayudarán para idear una estrategia eficiente y, un gran aliado en este proceso es un buen software de gestión de inventario.

Como hemos comentado, un buen software puede ayudarte a gestionar el inventario de forma más eficiente. Con él:

●  Reduces costes, mejoras el flujo de caja y aumentas tus beneficios.

●  Controlas el inventario en tiempo real, independientemente de si vendes en línea, en persona o de ambas formas.

●  Prevés los pedidos que debes hacer.

●  Evitas problemas de desabastecimiento y el exceso de existencias y materias primas.

●  Consultas informes de inventario en diferentes dispositivos.

●  Gestionas el inventario desde tu TPV.

●  Escaneas códigos de barras fácilmente para agilizar el registro de existencias.

●  Tienes la visibilidad del inventario de varios puntos de venta o almacenes.

Otra de las cosas a tener en cuenta en la gestión de existencias son los imprevistos que pueden surgir, por ejemplo, la reducción inesperada de stock. Cuando disminuye el inventario de un comercio, se habla de «merma de inventario» y suele ocurrir en un 2 % de las ocasiones en este sector.

Estas mermas se clasifican en cuatro categorías por pérdida y robo de artículos. Según un estudio realizado por Prosegur, el 38 % son hurtos en el establecimiento, el 34,5 % se debe a robos por parte del personal, el 16 % son errores administrativos y el 7 % es ocasionado por fraudes de proveedores. Además, algunos expertos hablan de una quinta categoría que abarca todas las causas desconocidas de merma de inventario, que representan el 6 %.

Cuando se dañan artículos al transportarlos o en el establecimiento, también cuentan como pérdidas. Sea cual sea el motivo, esto supone un gasto importante para los comercios, ya que no pueden recuperar el dinero invertido en esos productos ni tampoco pueden venderlos.

No hace falta tener una multinacional o una gran empresa para notar el ahorro que supone una buena gestión de inventario. Si bien puede parecer interesante comprar grandes cantidades de producto para aprovechar descuentos de proveedores y ahorrarte los gastos de envío, hay varios motivos por los que deberías rechazar esa idea. El primero es que invertir una parte importante del capital de tu negocio en mercancía podría hacerte perder dinero si no lo vendes todo a tiempo. Además, tener un exceso de existencias también supone un coste de almacenamiento.

Por otro lado, tampoco es ideal tener muy pocas existencias porque podrías perder clientes potenciales. Imagina que una persona va a tu establecimiento, pero el artículo que busca está agotado. ¿De verdad crees que va a volver cuando esté disponible de nuevo? Según un estudio de GT Nexus sobre los consumidores alemanes, el 63 % de los clientes que van a una tienda y descubren que el producto que buscan está agotado se lo compran a la competencia o directamente no lo adquieren.

A continuación, te damos algunos consejos que puedes aplicar en tu día a día para tener un mayor control de tu inventario:

• Haz buenas previsiones: la precisión es clave, ten en cuenta factores como tu historial de ventas (Square pone a tu disposición estos datos en el Panel de control en línea), las tendencias del mercado, el crecimiento previsto, la economía, promociones o estrategias de marketing.
• Usa el método FIFO: a la hora de vender artículos, da prioridad a los que hayas comprado con mayor anterioridad, especialmente en el caso de productos perecederos, como alimentos, flores o maquillaje. Este método también se aplica a los productos no perecederos que puedan estropearse. En el almacén, coloca detrás los artículos más recientes para tener delante los más antiguos.
• Identifica las existencias que no vendes: si tienes artículos que no se han vendido en 6 o 12 meses, probablemente no tengas que pedir más.
• Haz auditorías: aunque uses un buen software de gestión de inventario, debes comprobar periódicamente que tienes realmente lo que crees. Hay muchas formas de hacerlo, como recuentos físicos de inventario anuales para contabilizar artículo por artículo todas las existencias, o recuentos cíclicos, especialmente útiles si tienes artículos que vendes rápido o que causan problemas de abastecimiento.
• Usa un software de gestión de inventario en la nube: lo ideal es que te permita ver analíticas de las ventas en tiempo real.
• Controla los niveles de existencias en todo momento: implementa un sistema que identifique continuamente los niveles de stock, dando prioridad a los productos más caros. Así ahorrarás tiempo y dinero porque te quitará mucha carga de trabajo.
• No te olvides de los controles de calidad: en cualquier sector hay que asegurarse de que los productos tienen buen aspecto y funcionan bien. Una manera de comprobarlo es pedir al personal que los evalúe en las auditorías de inventario con una lista de posibles daños y el etiquetado correspondiente.
• Clasifica tus existencias: a muchos negocios les resulta útil hacer controles más estrictos de los productos de más valor, por lo que dividen su inventario en las categorías A, B y C.

Los productos de la categoría A son los más caros, representan la menor parte del inventario y tienen el valor de consumo anual más alto. En contraposición, los productos de la categoría C son los más económicos, representan la mayor parte del inventario y tienen el valor de consumo anual más bajo. Por último, los productos de la categoría B se encuentran en una posición intermedia. Para organizarlos, debes saber que el valor de consumo anual se calcula multiplicando la demanda anual por el coste del artículo.

En este cuadro puedes ver un ejemplo siguiendo las recomendaciones de Lokad:

El TPV de Square para comercios te ofrece un software de gestión de inventario que se actualiza y sincroniza en tiempo real para tener las existencias controladas desde cualquier parte con un recuento preciso, tanto si vendes en persona como en línea.

Además, se instala rápidamente, es muy fácil de usar y te permite tomar decisiones más inteligentes. Por ejemplo, podrás descargar informes y recibir notificaciones diarias cuando queden pocas existencias o un artículo esté agotado, de este modo, siempre sabes lo que hay disponible y puedes organizarte.

Pruébalo gratis durante 30 días. Y, además, hay ventajas por ser cliente de Qonto: regístrate ahora en Square y disfruta de ventas sin comisiones en tus transacciones con tarjeta (hasta 2000 €), así como un Square Reader completamente gratis o un Square Terminal con un 15 % de descuento.