Contabilidad

Dicho de otra forma, la contabilidad es todo el conjunto de prácticas dentro de la gestión empresarial consagradas al registro, análisis y gestión de toda la información financiera y contable relacionada con las operaciones de un negocio. Es, por lo tanto, una práctica imprescindible en la gestión empresarial que, de hecho, no se limita a la función administrativa.

La contabilidad ofrece una visión panorámica del estado financiero de una empresa y esto, a su vez, permite a los gestores y propietarios tomar decisiones que mejoren la salud del negocio y lo hagan crecer. A este respecto, un correcto análisis de las cuentas contables permite detectar tendencias (al alza o a la baja), identificar áreas de mejora, optimizar recursos y revelar posibles desviaciones antes de que se conviertan en problemas financieros.

Esta herramienta no solo proporciona información sobre dónde está tu negocio hoy, sino que también es capaz de vaticinar hacia dónde se dirige. Dominar los principios contables básicos es, por lo tanto, crucial para la gestión de cualquier negocio.

La utilidad de la contabilidad se extiende hacia diferentes áreas de la gestión empresarial. Es por eso por lo que una correcta gestión de esta herramienta financiera es de vital importancia para la salud y el crecimiento de un negocio.

La tabla a continuación aborda algunas de las funciones básicas de la contabilidad:

En resumidas cuentas, puede afirmarse que, gracias a la información contable, una empresa puede evaluar el estado actual del negocio, planificar con anticipación y tomar decisiones con una mayor probabilidad de éxito.

Existe la idea de que llevar una contabilidad organizada y detallada es algo exclusivo de las grandes empresas. Pero, a la hora de la verdad, existe un amplio abanico de entidades y profesionales que están obligados por ley a mantener unos registros contables precisos. Los requisitos de estos registros, eso sí, pueden variar según las circunstancias de cada empresa o autónomo.

En el nivel más básico, se considera que la contabilidad es obligatoria en dos casos:

1. Cuando se trata de una persona física acogida al régimen de módulos. En este caso, su única obligación consiste en guardar las facturas en orden cronológico.
2. Cuando se trata de una persona física acogida al régimen de estimación directo. La obligación aquí se amplía e incluye un libro registro de ventas e ingresos, un libro registro de compras y gastos y un libro registro de bienes.

Lo que significa que, al final, están obligadas a llevar la contabilidad las personas jurídicas y las personas físicas (en el caso de que estén en régimen de estimación directa normal). Pero, como esto es demasiado vago, a continuación tienes una lista con las personas jurídicas concretas que están obligadas a llevar la contabilidad:

• Empresas, independientemente de su tamaño. Desde grandes compañías hasta pymes, microempresas y startups, todas las empresas están obligadas a llevar un registro contable que refleje de forma honesta su situación financiera y patrimonial, independientemente de su tamaño.
  
  
• Autónomos (freelancers). Si superan cierto umbral de ingresos, los trabajadores por cuenta propia están obligados a mantener una contabilidad registrada de sus operaciones financieras.
  
  
• Entidades sin ánimo de lucro. En el caso de las asociaciones, fundaciones y otras organizaciones sin ánimo de lucro, la obligatoriedad de mantener unos registros contables actúa a modo de garantía de transparencia sobre una correcta gestión de los recursos económicos.
  
  
• Sociedades civiles y comunidades de bienes. Estas entidades deben documentar sus operaciones financieras aunque no persigan un beneficio comercial directo.

La contabilidad tiene sus raíces en las civilizaciones más antiguas, en las que el florecimiento del comercio hizo necesarios los registros económicos. Se cree, de hecho, que los sumerios (Mesopotamia) fueron los primeros en utilizar registros contables para documentar transacciones comerciales y agrícolas alrededor del 4000 a.C.

Sin embargo, lo que consideramos contabilidad moderna se remonta al siglo XV en Italia, donde el fraile franciscano y matemático Luca Pacioli publicó «La Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni et Proportionalità» en el año 1494. El libro incluye el primer tratado sobre el sistema de contabilidad por partida doble, una técnica que revolucionó la manera en la que los negocios registraban sus operaciones.

La Revolución Industrial trajo consigo la expansión de las empresas y, en consecuencia, la necesidad de sistemas contables más sofisticados con los que abordar un mayor nivel de complejidad tanto en las operaciones como en la financiación. El siglo XX, por su parte, supuso un nuevo salto contable debido a la globalización y los avances tecnológicos que hicieron posible el procesamiento de datos en tiempo real y la estandarización de prácticas contables a nivel internacional.

A día de hoy, la contabilidad juega un papel crucial en la economía global. Existen normativas contables como las NIIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) que buscan armonizar los procedimientos contables en el mundo entero y asegurar la transparencia en las cuentas de las empresas.

Existen diferentes formas de categorizar la contabilidad, y a continuación tienes los ejemplos más comunes.

Si tenemos en cuenta la naturaleza de las operaciones financieras, es necesario distinguir entre:

• Contabilidad pública, que atañe en exclusividad a los entes públicos.
  
  
• Contabilidad privada, que concierne a las organizaciones privadas (es decir: a las personas jurídicas y físicas).

El tamaño de la economía obliga a hacer una distinción entre:

• Macrocontabilidad, dedicada a gestionar y analizar la actividad económica de un país.
  
  
• Microcontabilidad, encargada de las economías de tamaño más reducido de organizaciones públicas y privadas.

La naturaleza de las operaciones financieras y el tamaño de la economía no son los dos únicos criterios a la hora de categorizar la contabilidad. También existen otros igual de comunes como, por ejemplo:

• Según la actividad profesional podemos hablar de contabilidad agrícola, comercial, industrial, bancaria, de servicios, petrolera…
  
  
• Según la información que gestiona podemos hablar de contabilidad de costes, administrativa, financiera, fiscal, de gestión…

En el mundo de la contabilidad empresarial, existen todo un conjunto de documentos esenciales. Los tienes listados a continuación:

• Balance General. Esencial para entender la salud financiera de la empresa en un periodo de tiempo concreto. Revela la composición de activos, obligaciones y el valor neto del patrimonio de la empresa.
  
  
• Estado de Resultados (o Pérdidas y Ganancias). Este informe destaca los ingresos obtenidos frente a los costes asumidos en un periodo determinado, aclarando si la empresa ha obtenido beneficios o ha incurrido en pérdidas.
  
  
• Estado de Flujo de Caja. Detalla cómo el efectivo entra y sale de la empresa, categorizando las actividades en operativas (de inversión y financieras) y ofreciendo una visión de la liquidez del negocio.
  
  
• Libro Diario. Actúa como archivo detallado de todas las transacciones financieras de la empresa, anotadas día a día por orden cronológico, incluyendo datos claves como fechas, montos y descripciones.
  
  
• Libro Mayor. Organiza y resume las transacciones registradas en el Libro Diario, agrupándolas por cuenta contable para mostrar el balance de cada una al cierre del periodo.
  
  
• Inventario. Este documento realiza un seguimiento de los bienes de la empresa, desde materias primas hasta productos terminados, evaluando su coste y manteniendo un control preciso de los stocks.
  
  
• Facturas y comprobantes. Son pruebas de las transacciones realizadas, fundamentales tanto para la contabilidad como para cumplir con obligaciones legales. Estos documentos deben ser archivados de la forma más rigurosa y meticulosa.