Presupuesto

Centrándonos en el caso del presupuesto empresarial, este documento se encarga de registrar tanto la previsión de ingresos (ya provengan de ventas, inversiones o cualquier otra fuente) como los gastos proyectados (desde costes de producción hasta gastos administrativos y financieros, por mencionar solo algunos de los gastos más habituales). Todo ello en euros o en la moneda que convenga. La elaboración de presupuestos suele implicar, por lo tanto, un análisis profundo de datos financieros históricos y proyecciones futuras con tal de establecer objetivos económicos plausibles.

Habitualmente, la elaboración de este tipo de documento implica cuatro pasos imprescindibles:

1. Elaboración del documento.

2. Aprobación por parte de la persona asignada.

3. Ejecución del presupuesto.

4. Control periódico.

El objetivo final de todo presupuesto es mantener un control estricto sobre todas las compras y ventas de una empresa, además de cuantificar las entradas y salidas de efectivo. Un buen presupuesto ayudará a detectar y corregir todo tipo de errores futuros.

Este tipo de documento es de vital importancia en el plan de negocios de una empresa, ya que es una herramienta decisiva a la hora de establecer estrategias para el desarrollo de la actividad profesional. Al fin y al cabo, el presupuesto no solo es una delimitación de las condiciones económicas esperadas para un período de tiempo concreto, sino que también implica una proyección de resultados esperados. Y esto es precisamente lo que debe incluir un buen plan de negocios.

Para resumir, ordenar y ampliar la definición de presupuesto, es necesario hablar de sus características:

1. Es una estimación del coste de un proyecto.
2. Se refiere a un período de tiempo concreto que debe estar estipulado por el propio documento.
3. Debe tener en cuenta los ingresos y gastos previstos.
4. Facilita el control de las finanzas, la planificación contable y la reducción de riesgos económicos.
5. Tiene que ser adaptable y flexible en previsión de posibles cambios.

Existen ciertos elementos que es recomendable incluir a la hora de elaborar cualquier tipo de presupuesto:

• Recursos: ¿qué se necesita para que el objetivo se pueda llevar a cabo de forma óptima?
  
  
• Contexto: ¿cuál es el marco en el que se desarrollará el presupuesto?
  
  
• Objetivo: ¿cuáles son las metas perseguidas?
  
  
• Plan: ¿qué estrategia se seguirá para conseguir las metas?
  
  
• Operaciones: ¿cuáles son los ingresos esperados y gastos proyectados?
  
  
• Recursos humanos: ¿qué trabajadores estarán implicados en el proceso?

Una primera clasificación de presupuestos puede hacerse en relación al período de tiempo que incluya el documento. En base a esto, se pueden realizar proyecciones a corto plazo (que suelen ser los presupuestos más cotidianos) y a largo plazo (típicos de un entorno empresarial más complejo).

Lo más habitual es que un presupuesto aborde un año o un trimestre (es decir: tres meses) y que, por lo tanto, se realicen cuatro presupuestos al año (doce meses). En el entorno empresarial, suele usarse la terminología Q1 (primer trimestre), Q2 (segundo trimestre), Q3 (tercer trimestre) y Q4 (cuarto trimestre), ya que la Q hace referencia a la palabra “quarter” (trimestre).

De esta forma, los presupuestos son una herramienta empresarial que actúa a modo de hoja de ruta para el período proyectado, marcando objetivos económicos y ayudando a establecer estrategias para su consecución.

La principal valía del uso de presupuestos es su vital importancia a la hora de gestionar los recursos de una empresa. Una planificación previa también ayudará a que estos mismos recursos sean asignados y empleados de manera mucho más óptima.

Pero es que, además, utilizar este tipo de documentos es importante por muchas otras razones:

• Optimizar la planificación financiera, anticipando y proyectando tanto los ingresos como los gastos.
  
  
• Establecer objetivos realistas, ya que el presupuesto es un marco fiable a la hora de definir metas.
  
  
• Realizar un seguimiento eficaz, porque siempre es más fácil controlar desviaciones de un panorama proyectado que intentar ir poniendo parches a todos los problemas que vayan saliendo.
  
  
• Asignar recursos de manera eficiente, priorizando las partidas económicas según las necesidades del negocio.
  
  
• Tomar decisiones informadas que estén alineadas con las estrategias financieras de la empresa.
  
  
• Facilitar negociaciones con terceros y búsqueda de financiación, ya que las instituciones financieras confiarán más en una empresa con unos presupuestos realistas.
  
  
• Estimular la motivación de los empleados al proporcionar una meta clara y asequible.
  
  
• Fomentar la transparencia en la gestión financiera.
  
  
• Identificar áreas de mejora.

Existen diferentes tipos de presupuesto y, de hecho, todas estas variaciones vienen determinadas por ciertas características de esta clase de documentos.

Dependiendo de la función que vaya a desempeñar, podemos encontrar:

1. Presupuesto maestro. Tiene en cuenta todos los diferentes proyectos de una misma empresa.
2. Presupuesto de producción. Indica la cantidad de unidades a producir además de los costes de producción (que incluyen elementos como la mano de obra, la maquinaría, la materia prima…).
3. Presupuesto operativo. Incluye un estimado de ventas y el gasto necesario para producir y vender el producto o servicio de un negocio.
4. Presupuesto de compras. Relativo exclusivamente a dinero necesario para adquirir materia prima.
5. Presupuesto de tesorería. Pronóstico del dinero del que una empresa dispondrá en el futuro.
6. Presupuesto de efectivo. Proyección de las entradas y salidas de efectivo de un negocio.
7. Presupuesto de marketing. Cálculo del dinero que un negocio invertirá en acciones de marketing que ayuden a conseguir ciertas metas empresariales.

En este caso, existen dos tipos de documento:

1. Presupuesto de ingresos. Predicción del dinero que entrará en una empresa en un período de tiempo concreto.
2. Presupuesto de gastos. Pronóstico del dinero que saldrá de una empresa en un período de tiempo concreto.

Como ya ha quedado claro anteriormente en este mismo artículo del glosario, si tenemos en cuenta la duración del documento hay que diferenciar entre:

1. Presupuesto a corto plazo. Planificación no superior a un año.
2. Presupuesto a largo plazo. Planificación superior a un año.

Este tipo de documentos pueden ser más abiertos o cerrados. Dependiendo de esto, es necesario diferenciar entre:

1. Presupuesto flexibles. Permiten modificaciones y correcciones dependiendo de los acontecimientos durante el período proyectado.
2. Presupuestos rígidos. No permiten modificaciones ni correcciones.

Dependiendo del sector profesional, podemos hablar de:

1. Presupuesto público. Relativo a una entidad pública.
2. Presupuesto privado. Relativo a una entidad privada.

El destino de este tipo de documentos puede ser diverso, y por lo tanto es necesario hacer una distinción entre:

1. Presupuesto profesional. Refleja los ingresos y gastos de una empresa o un autónomo.
2. Presupuesto personal. Refleja los ingresos y gastos de un individuo.
3. Presupuesto familiar. Refleja los ingresos y gastos de una unidad familiar.

¿Cuáles son los beneficios y las desventajas del trabajo con presupuestos? Es necesario verlas por separado.

Entre los beneficios de los presupuestos es necesario considerar puntos como los que siguen:

• Optimización del control financiero al permitir realizar una comparativa entre los resultados finales y las expectativas presupuestarias. La existencia de un presupuesto hace posible identificar desviaciones y, por lo tanto, tomar medidas para corregirlas antes de que se conviertan en un problema.
  
  
• Mejora de la planificación estratégica al disponer de una visión de las metas financieras a largo plazo.
  
  
• Facilitación de la toma de decisiones basadas en una panorámica fiable de los recursos disponibles.
  
  
• Asignación eficaz de los recursos. Priorizar gastos según las necesidades del negocio permite evitar cualquier dispendio superfluo y optimizar las inversiones.
  
  
• Estímulo de la motivación de los trabajadores, que siempre tendrán claras las metas y sabrán si su trabajo se alinea con ellas o no.
  
  
• Ayuda en las negociaciones con terceros (como, por ejemplo, las instituciones financieras) ya que hacen posible probar la solidez financiera de la compañía.
  
  
• Aumento de la transparencia en la gestión financiera.

Por otro lado, también hay que tener en cuenta diferentes desventajas como, por ejemplo, las que quedan listadas a continuación:

• Complejidad de elaboración, ya que un presupuesto puede implicar un proceso complicado que consume tiempos y energías laborales.
  
  
• Rigidez excesiva en entornos empresariales que suelen implicar grandes cambios. En estos casos, es recomendable optar por documentos más flexibles que sean permeables a la volatilidad de la situación del negocio.
  
  
• Poca exactitud en las estimaciones. Esto dependerá del análisis previo, pero puede conducir a desviaciones y problemas económicos diversos.
  
  
• Resistencia de los trabajadores. Si el presupuesto es poco realista, es probable que algunos empleados se muestren poco conformes con la aplicación de lo proyectado.

Ya ha quedado claro que elaborar un presupuesto no es tarea fácil, pero tampoco es tan difícil si se sigue una organización correcta. A continuación tienes una guía paso a paso para que tus presupuestos no se hagan cuesta arriba.

Este es el paso más analítico de todo el proceso y, por lo tanto, es necesario invertir un buen tiempo en él. La idea es profundizar en tres aspectos que serán de gran ayuda a la hora de realizar un presupuesto:

1. Revisión histórica. Recopila todos los datos económicos históricos que puedan ser de utilidad (como, por ejemplo, los estados financieros de ejercicios anteriores) para así obtener información sobre tendencias y patrones dentro de la empresa.
2. Proyección de ventas. Elabora proyecciones de ventas que sean realistas y coherentes. Para ello, analiza información tanto interna como externa relativa a los gastos.
3. Costes de producción. Define los costes asociados a la producción de tu producto o servicio, incluyendo gasto en materias primas, mano de obra y cualquier otro coste que aplique.

Antes de articular un presupuesto, es de vital importancia haber definido las metas que quieren alcanzarse. A este respecto, debes pensar en objetivos de dos tipos:

1. Objetivos financieros: ingresos, utilidades, márgenes de ganancia…
2. Objetivos por áreas: ventas, gastos operativos, gasto de capital…

Una vez definidos los objetivos del presupuesto, el siguiente capítulo consiste en detallar cuáles van a ser los recursos disponibles para alcanzar esas metas y cuáles van a ser los gastos que pueden alejarte de ellas. Es necesario hacer un trabajo en profundidad para identificar:

1. Ingresos, incluyendo ventas o cualquier otro tipo de entradas económicas.
2. Gastos, teniendo en cuenta tanto los operativos como aquellos relacionados con administración y producción.

El presupuesto maestro es aquel que incluye todos los presupuestos de una empresa. Esto significa que debe cubrir las siguientes áreas:

1. Ingresos proyectados basados en las proyecciones de ventas. La idea es estimar los ingresos totales (en euros o la moneda que convenga) para el ejercicio presupuestario.
2. Gastos proyectados desglosados y asignados por áreas, teniendo en cuenta tanto los costes fijos como los variables (de nuevo, en euros o en cualquier otra moneda).
3. Resultados financieros esperados. Este cálculo debe ofrecer una visión realista del margen de ganancia (en euros u otra moneda).

Tu presupuesto puede ser fijo o flexible. En el segundo caso, siempre debe estar abierto a ajustes que corrijan posibles desviaciones. Un presupuesto flexible permite adaptarse a cambios sin perder de vista los objetivos presupuestarios.

Esto implica que, una vez establecido el presupuesto maestro, es necesario programar distintas revisiones de escenarios que consideren ajustes para adaptarse a cambios económicos o de la organización. Y, obviamente, hay que cumplir a rajatabla con las revisiones programadas.

Las revisiones periódicas permiten identificar desviaciones y tomar medidas para corregirlas en el caso de que convenga. Este tipo de acciones aseguran, por lo tanto, una gestión financiera efectiva.

A este respecto, resulta particularmente útil el establecimiento de Indicadores Clave de Desempeño, comúnmente conocidos como KPIs. Estos indicadores ayudan a evaluar el desempeño real del presupuesto respecto a las metas establecidas.

Por último, es de vital importancia que tanto el presupuesto como los objetivos económicos sean **comunicados de forma clara y transparente** a quienes estén involucrados en su implantación. Esto garantizará su comprensión y compromiso.

Además, siempre ayuda proporcionar información y orientación a esos trabajadores, sobre todo en términos económicos y financieros. La **capacitación y formación** ayudan a que todas las personas involucradas en el presupuesto estén alineados con sus objetivos y metas.