Claves para gestionar mejor el presupuesto de tu empresa (y no gastar de más)

Hay ocasiones en que los costes pueden llegar a sobrepasar lo previsto, y no tener una hoja de ruta clara es el principal motivo por el que suele producirse esta situación. Te explicamos cómo elaborar un presupuesto y todo lo que debes tener en cuenta.

Para muchos líderes empresariales, la planificación del presupuesto sigue siendo una de las responsabilidades más engorrosas que existen.

Ya sabes cómo es: primero toca examinar minuciosamente hasta el último detalle del presupuesto de tu empresa. Luego, calcular más o menos cuáles podrían ser tus gastos e ingresos durante el próximo ciclo contable, para después obtener información del CFO. Es decir, que tienes que hacer lo posible para cubrir todas tus bases.

Pero un año después te das cuenta de que, una vez más, te has excedido del presupuesto. Quizás algunos equipos no siguieron los parámetros de gasto que estableciste para tu proyecto. O surgieron costes inesperados.

En verdad, establecer un presupuesto para la propia empresa no es tan sencillo como parece. Esta es una tarea cuesta, ya sea por aprensión ante los números, por dificultad a la hora de hacer proyecciones o pronósticos, o por reconocer que ninguna empresa está libre de riesgos o desafíos (no olvidemos el caso reciente de la pandemia).

Sin embargo, existen algunas prácticas recomendadas sencillas y eficaces que pueden ayudarte a evitar gastos excesivos y cumplir con tus previsiones presupuestarias. Este artículo lo explica todo.

Comenzaremos definiendo algunos términos clave antes de profundizar en el tema.

Como fase previa, se realiza una estimación en forma de documento financiero llamado presupuesto provisional. Este archivo generalmente está programado para realizarse al final de cada año fiscal.

Dicho presupuesto lo que hace es ayudar a fijar los objetivos y la trayectoria general de la empresa. Cada compra debe servir a un objetivo financiero y, a mayor escala, al desarrollo general del negocio.

Como líder de tu negocio, llevas el timón. Tú planificas el viaje y te aseguras de que el barco esté equipado adecuadamente para su trayecto. Pero pasar por alto tu presupuesto provisional equivale a navegar por instinto, sin mapa ni brújula. En la niebla.

Al no definir el presupuesto, te expones a una mala toma de decisiones, a gastos descontrolados y a sobreestimar tus ingresos. La supervivencia de tu empresa podría estar en riesgo. Aquí es donde una previsión financiera integral puede resultar útil.

• Obtén visibilidad sobre tu flujo de caja. Comprender exactamente lo que entra y lo que sale te permite tomar decisiones informadas para tu negocio. Siguiendo con la metáfora de la navegación, así podrás despejar la niebla y trazar mejor el rumbo.
• Asigna los fondos sabiamente. Tener claro y organizado tu presupuesto te permite asignar fondos con precisión a cualquier proyecto determinado de tu empresa. Podrás calcular mejor el ROI (retorno de la inversión). Los proyectos pueden avanzar más rápidamente. Tus equipos se sienten más motivados y más valorados en su trabajo.
• Reduce los problemas de tesorería. Al establecer un presupuesto provisional, minimizas las probabilidades de encontrar sorpresas desagradables en tus extractos bancarios. Así, disminuyes eficazmente gastos superfluos y problemas de tesorería. Básicamente, obtienes un mejor control de tu dinero.

Vamos a los detalles concretos. ¿Cuáles son los elementos esenciales en un presupuesto corporativo sólido?

Ten en cuenta que un presupuesto sirve para estimar los fondos entrantes y salientes de la empresa, normalmente para el año siguiente. Esto significa que debe incluir dos puntos principales.

• Una estimación de ingresos
  
  

En primer lugar, debes estimar tus ingresos por ventas para el próximo año. Esto significa es que hay que responder con precisión, con la máxima precisión posible, a la siguiente pregunta: ¿Cuáles son las ventas proyectadas para el período presupuestario en cuestión?

Este ejercicio está lejos de ser sencillo. Pero, afortunadamente, existen algunas formas comprobadas de predecir los fondos entrantes. Llegaremos a eso en el siguiente párrafo.

• Una estimación de costes
  
  

Una vez que hayas ordenado tus pronósticos de ingresos, deberás anticipar cualquier gasto potencial que tu empresa pueda enfrentar durante el período presupuestario. Hay dos tipos generales de costes para tener en cuenta en tus cifras.

1.ª categoría: costes relacionados con las ventas (también conocidos como costes de bienes vendidos).

Son los costes derivados directamente de la producción de un producto o la prestación de un servicio. Incluyen:

• El coste de comprar materias primas para la producción.
• El precio de contratación de terceros que ayudan a fabricar tu producto o prestar tu servicio.
• Gastos de envío.
  
  

Entre muchos otros.

2ª categoría: costes indirectos y generales.

Los costes indirectos son aquellos que son esenciales para producir un bien o brindar un servicio, pero que no están directamente asociados con ellos. Esto abarca costes que no entran en la categoría de costes de bienes vendidos.

Entre estos costes indirectos se encuentran los costes generales que se refieren simplemente a todos y cada uno de los gastos que son vitales para el funcionamiento de una empresa, como por ejemplo:

• El coste de tu propiedad comercial (alquiler), facturas (agua, electricidad, etc.) y mantenimiento.
• Salarios de la plantilla.
• Honorarios legales y contables.
• Primas de seguros.
• Gastos de marketing y comunicaciones (anuncios, creación de sitios web, etc.).
• Equipo informático (compra de una ordenador, suscripciones de software, etc.);
• Gastos de viaje (alojamiento, comidas de negocios, franquicia de kilometraje, etc.)
• Comisiones bancarias.
  
  

Todos estos costes deben incluirse en tu presupuesto provisional. Haz todo lo posible para agruparlos por categoría, ya que facilita detectar los faltantes. No quieres que una omisión ponga en peligro tus estimaciones.

Ahora que sabes que necesitas tener en cuenta tanto los ingresos como los gastos en tu presupuesto, ¿qué sigue? Lo complicado en el siguiente punto es estimar cada uno adecuadamente... y aquí radica el meollo del desafío que supone presupuestar.

Anticipar los ingresos y los gastos no es fácil. De hecho, es casi imposible obtener las cifras exactas, hasta el último euro. Lo que realmente buscas es obtener las proyecciones más realistas posibles y, al mismo tiempo, tener en cuenta la posibilidad de obstáculos inesperados en el camino. Hay diferentes maneras de hacerlo.

El método más popular consiste en presupuestar basándose en datos históricos. En la práctica, esto significa trabajar a partir de información que ya tienes como, por ejemplo, las cifras del año anterior. Estos números te ayudarán a orientar tus estimaciones de ventas y costes.

También puede basarte en los costes fijos del año pasado para la estimación del presupuesto del próximo año.

Tener una buena comprensión de la naturaleza de tu industria también te ayudará a adaptarte mejor a las circunstancias que probablemente afecten a tu presupuesto (por ejemplo, si hay desaceleraciones estacionales o aumentos en la actividad o demanda a lo largo del año).

Y por último, pero no menos importante, incluye un «fondo para emergencias» en tu presupuesto . Ningún negocio se libra de lo inesperado. Al reservar dinero para que tu empresa pueda responder de manera proactiva a un incidente o un cambio repentino, limitas tu exposición a problemas de flujo de efectivo en el futuro.

Todo depende de cómo esté estructurado tu negocio. Si diriges una microempresa (se considera a una entidad con menos de 10 empleados), generalmente serás tú, como líder, quien encabezará el proyecto.

Si diriges una pyme (una pequeña empresa con hasta 250 empleados), debes consultar a tu CFO a la hora de elaborar el presupuesto provisional. Se trata aquí de recurrir a la experiencia de un interventor de gestión, ya que su función principal es planificar y gestionar el presupuesto de la compañía.

Cualquiera que sea el tamaño de tu negocio, es importante que involucres a tus equipos (o, como mínimo, a los gerentes de alto nivel) al establecer un presupuesto. Esto te permite consultar los proyectos planificados para el próximo año y evaluar las necesidades de cada departamento. Aprovechar tu conocimiento del sector profesional de tu negocio te ayudará a afinar tanto tus proyecciones como tus objetivos de ventas.

A continuación te enseñamos una forma de configurar el proceso para crear un presupuesto corporativo dentro de una pyme:

Paso 1: Cada líder de equipo prepara y presenta un presupuesto de proyecto para su departamento al CFO o director financiero.

Paso 2: El CFO examina todos los proyectos y evalúa su viabilidad, luego elabora un presupuesto general.

Paso 3: El CEO ajusta y valida el presupuesto final.

Buena práctica n.° 1: comparte el presupuesto con tus equipos para evitar gastos excesivos

¿Qué sucede si has creado un presupuesto sólido y descubres que tu empresa supera con creces la asignación establecida? El gasto excesivo es un indicio de falta de comunicación más que de mala fe por parte de la plantilla.

Por eso, una vez que establezcas el presupuesto con tu unidad administrativa, es importante comunicárselo a todos tus equipos. Puede ser tan simple como hacer circular un documento sencillo que describa el gasto asignado para cada proyecto. De esa manera, todo el mundo tiene acceso a la misma información y pueden gastar con total conciencia y consideración del presupuesto.

Buena práctica n.º 2: automatiza la gestión de los presupuestos asignados

Muchos líderes de negocio han perdido un tiempo precioso revisando los gastos de la empresa con lupa, vigilando de cerca los estados financieros para detectar posibles errores presupuestarios. Jugar a ser detective no solo requiere mucho tiempo, sino que también puede provocar ansiedad. Intentar conciliar manualmente varios cientos de transacciones bancarias no es precisamente una vida fácil.

Afortunadamente, vivimos en una época en la que existen múltiples herramientas en el mercado que pueden automatizar el seguimiento de gastos para evitar sobrepasar el presupuesto. Tomemos como ejemplo a Qonto. Te damos la opción de crear y asignar presupuestos de equipo.

Pongamos esto en un escenario de la vida real. Imagina que eres el responsable de una pymes y has reservado 15 000 € para tu departamento de Marketing y 10 000 € para el de Ventas. Con la funcionalidad «Presupuestos», puedes crear un presupuesto para cada uno con solo unos pocos clics, lo que te brinda visibilidad en tiempo real de las transacciones, estés donde estés y te permite (realmente) evitar sobrepasar el presupuesto que has marcado.

Esta funcionalidad permite abrir una subcuenta para cada proyecto o equipo, de modo que puedas separar claramente los gastos por categirías y obtener más visibilidad sobre el estado de tu presupuesto.

Buena práctica n.° 3: examina y revisa tu presupuesto con frecuencia

A veces las cosas no salen según lo esperado, tal y como nos demostró claramente el año 2020. No hace falta que vivas con la preocupación constante de una futura pandemia, pero tienes que tener en cuenta que el mercado en el que operas siempre va a experimentar fluctuaciones (debido a la variabilidad de las materias primas disponibles, o a problemas logísticos globales, etc.).

Planifica en consecuencia. Evita gastar de más revisando periódicamente la relevancia de tu presupuesto (cada trimestre, por ejemplo) a la luz de cambios cíclicos o estructurales.

Lo que estás haciendo aquí es evaluar periódicamente si tus estimaciones realmente se ajustan a tus ingresos y gastos reales, y corregir el rumbo si no es el caso.

Esta es una práctica habitual en muchas empresas, pero aún más desde la reciente crisis sanitaria. En el lenguaje financiero lo llamamos pronóstico móvil.

Los pronósticos frecuentes te permiten reaccionar rápidamente ante contratiempos (por ejemplo, retrasando ciertos proyectos) para evitar problemas de flujo de efectivo más adelante en el año.

El método de Presupuesto Base Cero se encuentra en el otro lado del espectro presupuestario de la previsión histórica. El ZBB ignora los datos del año anterior a la hora de calcular el presupuesto del año siguiente.

La idea es empezar de cero para:

• Redefinir el trabajo de la empresa.
• Priorizar el trabajo de acuerdo a cómo ciertas tareas respaldan las ganancias y el crecimiento general de la empresa.
  
  

Este enfoque te permite cuestionar todos y cada uno de los gastos para optimizar los costes y mover hábilmente los recursos a proyectos prioritarios. El método ZBB no se basa en las cifras de años anteriores, lo que lo convierte en una estrategia adecuada en tiempos de crisis.