Cómo escanear recibos: todo lo que necesitas saber

En este artículo, te explicaremos cómo escanear recibos. Repasaremos cuáles son las ventajas de tener todo digitalizado, los dispositivos que puedes utilizar y los desafíos más comunes que surgen.

Normalmente cuando compras algo en una tienda y te preguntan si quieres el recibo la respuesta automática que te sale es la misma: «No, gracias». Cada vez que vas al supermercado o llenas el depósito de gasolina no pides el tíquet porque es probable que no puedas hacer mucho con él.

Sin embargo, cuando pasas al terreno laboral la cosa es bastante diferente. Vincular recibos con las transacciones correspondientes con fines comerciales es importante para llevar un registro de los gastos y los reembolsos, realizar auditorías y comprender la salid financiera de tu empresa.

Escanear tíquets tiene muchas ventajas, especialmente si tenemos en cuenta que la alternativa es recopilar y archivar los recibos en papel de forma manual. Repasemos algunas de las principales beneficios para tu vida laboral cuando empieces a digitalizar este tipo de documentos.

Puede que no lo parezca, pero los recibos físicos son mucho menos seguros que escanear y tenerlos digitales. Los tíquets en papel se dañan, se pierden y pueden ser robados fácilmente. Incluso si logras guardarlos todos en una carpeta, esta misma también corre el riesgo de sufrir todos los peligros anteriores.

Guardar tus recibos en una plataforma segura de almacenamiento en la nube es una forma de garantizar una mayor seguridad. Si bien aún debes conservar tus recibos en papel, ahora tienes una copia de seguridad digital que no se puede alterar ni destruir físicamente e, idealmente, se encuentra en una bóveda protegida con contraseña a la que solo tú y tu equipo de finanzas pueden acceder.

Dirigir un negocio puede generar mucho caos. Recibos, facturas, informes de gastos, inventarios, entre otros, pueden dejar un rastro de papel gigante y desorganizado. Por eso es importante que quienes dirigen una empresa minimicen el desorden siempre que puedan, especialmente al presentar informes de gastos de viaje.

Demasiado desorden puede hacer que sea fácil perder de vista aspectos vitales del desempeño de tu negocio y puede causar serios problemas en el futuro. Escanear tus recibos y guardarlos en la nube puede eliminar una gran parte de este caos, especialmente si tus métodos de almacenamiento están bien administrados.

Con tíquets accesibles digitalmente, tienes la opción de categorizarlos, buscarlos y enviarlos automáticamente cuando lo necesites, lo que simplifica la gestión de recibos. En última instancia, esto te brinda mucho más control sobre los datos clave, de una manera que la recolección física de recibos no puede permitirse.

Con el software de escaneo de recibos, puedes proteger con contraseña tus copias con autenticación reforzada, asegurándote de que tus tíquets estén seguros y sean fácilmente accesibles.

Es mucho más fácil llevar la contabilidad cuando todo es digital. Puedes enviar recibos escaneados directamente a tu contable o cargarlos en tu software de contabilidad, almacenarlos en la aplicación de tu plataforma bancaria, automatizar gastos y acceder a todo sobre la marcha desde tu teléfono móvil.

Usar tu móvil para escanear recibos es probablemente la forma más conveniente y común de escanear tíquets. Puedes hacerlo mientras viajas con el dispositivo que probablemente ya tengas en tu bolsillo, y con la tecnología de la aplicación es sencillo y seguro.

Escanear recibos con tu smartphone es un proceso sencillo con solo unos pocos pasos:

1. Haz una foto del recibo con la cámara de tu teléfono.
2. Convierte la fotografía a un tipo de archivo de tu elección (.pdf, .jpg, etc.).
3. Guarda el documento en el almacenamiento en la nube.

Si tienes un smartphone y un portátil, la forma más sencilla sería simplemente enviarte por correo electrónico el recibo escaneado y acceder a él desde el ordenador. Sin embargo, si no tienes un móvil o no puedes usarlo para escanear recibos, puedes usar un escáner y completar el proceso en unos pocos pasos:

• Conecta tu escáner a tu USB o conéctalo mediante bluetooth.
• Encuentra la aplicación de escaneo en tu sistema operativo.
• Encuentra la nueva opción de escaneo.
• Coloca el recibo boca abajo en tu escáner, en la esquina correspondiente.
• Escanea el recibo.
• Guárdalo en el lugar elegido en tu ordenador.

El principal desafío al que te enfrentarás al escanear recibos es encontrar el software adecuado para tu empresa. Hay muchas aplicaciones diferentes para escanear tíquets en el mercado y elegir la adecuada significa evaluar cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Estas son algunas de las cosas que puedes tener en cuenta al seleccionar la tecnología de escaneo de recibos adecuada para ti:

• Coste: si la aplicación tiene o no una prueba gratuita, qué ofrece su versión de pago, si pagar por ella tiene sentido financiero.
• Aplicación móvil: ¿el software viene con una opción de aplicación móvil? ¿La app es fácil de usar? ¿Está disponible en tu región?
• Otras funcionalidades: si la aplicación proporciona otro tipo de opciones generales de gestión de gastos, así como escaneo de recibos.
• Equipos o solo: si la aplicación se adapta mejor a un usuario o está preparada para ser usada por diferentes equipos.
• Integración: ¿la aplicación se integra con la plataforma de banca comercial de tu elección?

La solución de gestión financiera de Qonto ofrece una funcionalidad específica para la recolección de recibos, lo que permite a los usuarios no depender tanto de sus tíquets en papel.

El escaneo de recibos con la aplicación Qonto se puede realizar en unos pocos pasos:

1. Haz una foto de tus recibos en papel con tu teléfono y súbela en la aplicación.
2. Envía los recibos ahora digitalizados a tu dirección de correo electrónico exclusiva.
3. Importa recibos automáticamente con Zapier o Integromat (integraciones de recolección de recibos de Integraciones y partners).