Los pasos a seguir para redactar tu cuenta de pérdidas y ganancias

Te explicamos cómo crear este documento que te permite calcular la salud financiera de tu negocio.

La clave para contar con un negocio saludable es realizar una evaluación financiera regular y en 360º. Comprender el flujo de caja, calcular los montos sin IVA y hacer la declaración de impuestos son tareas que sirven para evaluar la salud financiera de tu empresa. Además es de vital importancia que elabores una cuenta de pérdidas y ganancias.

En este artículo, repasaremos todo lo relacionado con las cuentas de pérdidas y ganancias. Explicaremos qué son y por qué son importantes, los diferentes tipos que existen y te daremos consejos para que puedas crear una.

También llamada «estado de pérdidas y ganancias», una cuenta de pérdidas y ganancias es un documento financiero que reúne la siguiente información sobre tu empresa:

• Ingresos.
• Costes.
• Gastos.
  
  

Las cuentas de pérdidas y ganancias se realizan trimestral o anualmente e ilustran la capacidad de una empresa para generar beneficios cuando se consideran todos los gastos derivados de su funcionamiento. Idealmente, este documento puede servirte tanto para mejorar áreas puntuales de tus finanzas como para generar o incrementar ganancias con el tiempo.

Si diriges tu propio negocio o eres autónomo, es muy recomendable que generes al menos una cuenta de pérdidas y ganancias anual. Eso sí, si prefieres hacerlo de forma trimestral o mensual, este documento te proporcionará una imagen financiera más clara de tu empresa y te brindará oportunidades más frecuentes para mejorar el flujo de caja y las ganancias que obtienes por tu trabajo.

Los tipos de cuentas de pérdidas y ganancias dependen de aspectos como el tamaño y la rentabilidad de tu empresa, tus necesidades y casos de uso, tu enfoque y tu base de clientes.

La clave para crear una cuenta de pérdidas y ganancias que se ajuste a tu negocio es comprender cada uno de ellos en detalle.

Este es uno de los tipos más simples de balances y consiste en una simple ecuación con la que calcular los beneficios en un solo paso.

La cifra que se obtiene ofrece una imagen sencilla de tu actividad financiera y es uno de los balances más fáciles de elaborar.

Algo más complicado que el anterior, el balance en varios pasos utiliza múltiples ecuaciones para proporcionarte una imagen más compleja de tus finanzas.

La intención es separar los costes y los ingresos desglosando los gastos operativos (costes incurridos para administrar el negocio) y los gastos no operativos (no necesarios directamente para esas actividades).

Para hacer tu balance en varios pasos, primero debes calcular la ganancia bruta:

• Beneficio bruto = Ventas netas – Coste de bienes vendidos
  
  

Una vez tengas eso, podrás calcular el ingreso operativo:

• Ingresos operativos = Beneficios brutos – Gastos operativos
  
  

Y finalmente el beneficio neto se establece sumando los ingresos operativos y los gastos no operativos:

• Beneficio neto = Ingresos operativos + Gastos no operativos

Con un balance comparativo, puedes dividir los resultados de varios períodos de ingresos en columnas separadas. Esto te permite presentar una lectura histórica de tus ingresos y ganancias durante un período de tiempo.

Por lo general, se presentan con un período de tiempo para cada columna, con el más reciente en el lado izquierdo de la tabla y retrocediendo en el tiempo hacia la derecha.

Puedes utilizar estos estados de resultados para comprender mejor los picos y caídas en tus períodos de ingresos a lo largo de un año, o más si lo deseas.

Los balances de tamaño común son útiles para propietarios de empresas con más de una actividad profesional, o para una compañía lo suficientemente grande como para requerir balances separados de los distintos sectores dentro de la compañía.

La idea detrás de este tipo de balance es reducir las lecturas de ingresos separadas a una cifra, que luego se puede utilizar para comparar con otros departamentos o empresas. Por ejemplo, puedes utilizar un porcentaje único de la cifra de ventas en un departamento de tu negocio para compararlo con otros departamentos.

Los informes de variación son eficaces para analizar los ingresos, los gastos y la rentabilidad en toda la empresa. Por lo general, incluyen variaciones mensuales tanto de los presupuestos actuales como de las ganancias reales del año anterior.

Este tipo de análisis te permite observar las fluctuaciones en tus ganancias, en contraste con los presupuestos proyectados a lo largo de períodos de tiempo. Son un tipo de cuenta de pérdidas y ganancias útil para determinar el desempeño de tu negocio.

A diferencia de las cuentas de pérdidas y ganancias tradicionales de toda la empresa, la versión segmentada desglosa aún más el desempeño financiero al proporcionar datos sobre áreas específicas dentro del negocio.

Con una cuenta de pérdidas y ganancias segmentada, puedes determinar el desempeño de tu línea de productos, los costes de ubicación, el rendimiento de un departamento o el desempeño de una persona del equipo en concreto.

Este tipo de balance es útil en el que caso de que exista la sospecha de que ciertas áreas tienen un desempeño deficiente, lo que en última instancia está arrastrando a todo el negocio hacia abajo cuando, por lo demás, está funcionando bien. Una vez identificada el área deficiente, podrás centrarte en el área de bajo rendimiento y abordar su mal rendimiento directamente.

Las cuentas de pérdidas y ganancias basadas en factores están diseñadas para pronosticar ingresos y gastos para los meses restantes del año. Por lo tanto, si has tenido seis meses particularmente interesantes y deseas algún tipo de imagen del desempeño de tu negocio al final del año, puedes realizar una cuenta de resultados basada en factores determinantes.

Este tipo de ejercicio es útil cuando se pretende implementar nuevas estrategias antes de fin de año y se busca establecer los resultados proyectados de esas sobre la salud financiera general de tu negocio. De esta manera, podrás prepararte tácticamente para riesgos y problemas de liquidez.

Las cuentas de pérdidas y ganancias compuestas son muy detalladas e incluyen múltiples elementos pertenecientes a diferentes períodos de tiempo. Utilizan métricas tanto financieras como no financieras y son más comunes para definir costes e ingresos dentro de categorías contables concretas.

Por ejemplo, tu cuenta de pérdidas y ganancias compuesta podría incluir una sección sobre gastos en «publicidad digital» y costes e ingresos de «publicidad tradicional». De esta manera, puedes determinar qué tipo de métodos de marketing funcionan mejor en qué época del año.

Crear ua cuenta de pérdidas y ganancias tradicional significa calcular cifras sobre ciertos elementos relacionados con tu negocio. También deberás indicar si estos números están afectados o no por el IVA.

Haz un pronóstico estimado de tus ventas teniendo en cuentas cosas como:

• Resultados de años anteriores.
• Tendencias estacionales.
• Análisis de mercado.
  
  

Tu informe de ventas debe incluir la ganancia bruta, las ventas totales y el costo de los bienes.

Los gastos es todo aquello que le cuesta a tu empresa generar ingresos. Se pueden anticipar revisando el efectivo saliente de años anteriores y pronosticando nuevos gastos o aumentos de precios futuros.

Los gastos comunes incluyen:

• Alquileres.
• Costes de mercadeo.
• Materiales.
• Seguros.

Suma todos tus gastos y calcula el total. Asegúrate de especificar los costes fiscales asociados a cada gasto. También puedes incluir un cálculo sin IVA.

Mientras que el ingreso bruto es aquel en el que no se tienen en cuenta los gastos, la ganancia neta es la que se obtiene de restar al ingreso bruto los gastos realizados. Esto da una imagen clara de las ganancias sacando todos los costos necesarios para administrar un negocio.

Al elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias serás capaz de observar ciertas tendencias que podrían indicar un problema que abordar sobre tu negocio. Se trata de señales de advertencia muy útiles para que la salud financiera de la empresa no se resienta. Por eso recomendamos que se hagan de forma trimestral, de esta forma se puede detectar estos indicios antes de que causen problemas reales.

A medida que tu negocio crece, se vuelve más difícil controlar cada tarea o coste individual. Estudiar el estado de tus cuentas te permitirá detectar cualquier disminución o aumento en las ganancias y comenzar a establecer las causas y soluciones desde el principio.

Al evaluar las ganancias, presta atención a la progresión de tus beneficios brutos, teniendo en cuenta las tendencias estacionales y los nuevos productos/servicios ofrecidos. Si notas una tendencia general a la baja en tus ganancias brutas, tal vez es un buen momento para elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias segmentada para determinar dónde se producen exactamente las pérdidas.

El marketing es un gasto crucial para cualquier negocio. Idealmente, deberías invertir alrededor del 10 % de tus ingresos por ventas en esta área para mantener la relevancia de tu empresa.

Tener esto en cuenta a la hora de analizar tu cuenta de pérdidas y ganancias podría ayudarte a detectar que estás descuidando tus gastos de marketing porque algo más ha tenido prioridad. Y aunque es posible que aún no veas una tendencia a la baja en los beneficios, es probable que esto se produzca a medida que tu negocio pierda relevancia debido a una menor visibilidad.

Intenta mantener la regla del 10 % para evitar que esto suceda y elige períodos del año durante los cuales aumentar la inversión en marketing o probar algo nuevo.

Cuando fundas un negocio, lo más frecuente es que te adjudiques un salario modesto para ayudar a que las cosas despeguen. Sin embargo, una vez que las ganancias comiencen a aumentar, asegúrate de actualizar tu sueldo en base a lo que tu empresa vaya ganando de más.

La razón de esto es que no deseas generar estrés financiero en tu vida personal limitando tu salario. Es más estresante sacar dinero de los ahorros de tu negocio que simplemente tener un sueldo digno cada mes. Si permites que se acumule ansiedad, esta afectará a tu negocio, lo que posiblemente te lleve al agotamiento o a tomar malas decisiones comerciales que tendrán consecuencias nefastas para la salud financiera de la empresa.