Cómo hacer una factura electrónica

La nueva normativa fiscal española implanta el uso de la facturación electrónica de forma obligatoria para empresas y autónomos. Pero hay que reconocer que esta regulación genera múltiples dudas: ¿es lo mismo una factura electrónica que una digital? ¿Qué información debe incluir este tipo de documento? Y, sobre todo, ¿cómo hacer una factura electrónica de forma correcta?

Tiene que quedar claro, eso sí, que no estamos hablando de un simple documento digital, sino de un verdadero avance en la coyuntura administrativa y empresarial de nuestro país con valor mucho más allá de reducir el fraude fiscal. Al fin y al cabo, los nuevos requisitos legales para este formato no solo hacen que una factura sea válida ante la ley, sino que también incluye funciones destinadas a optimizar la gestión empresarial y a mejorar las transacciones comerciales.

Apostar por la factura electrónica no solo es beneficioso en lo que a modernización tecnológica se refiere, sino que también responde a una necesidad cada vez más acuciante de reducir costes operativos y medioambientales. Reducir el consumo de papel es una medida alineada con la necesidad de contribuir a la sostenibilidad ambiental.

Además, este beneficio para el planeta se ve acompañado de otros beneficios concretos para los negocios, tal y como la reducción del tiempo y los recursos necesarios para gestionar la facturación. Además, el formato digital facilita tareas tradicionalmente engorrosas como la búsqueda y recuperación de documentos.

El verdadero beneficio de la factura electrónica, sin embargo, es la mejoría de la seguridad en las transacciones financieras. Gracias a diferentes tecnologías digitales, este formato garantiza tanto la integridad del contenido como la identidad del emisor. Y esta ciberseguridad, en un mundo en el que los fraudes son cada vez más sofisticados, es una ventaja que favorece a todos los negocios.

Existen dos tipos de factura electrónica:

• La factura electrónica no estructurada o factura digital, que carece de un formato definido (puede ser un PDF o un archivo de imagen obtenido al escanear una factura de papel). Para su gestión y procesamiento se requiere intervención manual o un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
  
  
• La factura electrónica estructurada, que utiliza un formato electrónico específico comúnmente basado en lenguaje XML y en datos estructurados, los cuales permiten que las facturas se generen automáticamente desde un programa de facturación y que sean legibles para otros sistemas informáticos.

En España, la factura electrónica está regulada por diferentes leyes y sistemas que velan por asegurar la validez legal de estos documentos y que establecen todo un conjunto de reglas sobre cómo deben ser emitidos y almacenados. Es una nueva regulación que genera dudas y retos, pero que es imprescindible conocer para cumplir con la ley fiscal española.

A este respecto, es necesario controlar tres conceptos básicos:

• Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece). Esta ley, aprobada en 2022, incluye un paquete de medidas destinadas a fomentar el uso de la factura electrónica entre empresas y autónomos. Establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en las relaciones entre empresas (B2B) a partir de 2024, con el objetivo de mejorar la trazabilidad de las operaciones y combatir la economía sumergida.
  
  
• Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal (Ley Antifraude). Esta legislación intensifica los controles sobre las operaciones financieras y comerciales. Refuerza los requisitos de autenticidad e integridad de este tipo de documento, exigiendo que toda factura emitida electrónicamente utilice las tecnologías adecuadas para verificar su cumplimiento con la ley.
  
  
• Sistema de Verificación de Facturas (VeriFactu). Este sistema, implementado por la Agencia Tributaria, permite la verificación en tiempo real de las facturas electrónicas. VeriFactu busca garantizar que todas las facturas emitidas y recibidas cumplan con los requisitos legales, proporcionando un entorno más seguro y transparente para las transacciones comerciales.

Por mucho que se utilicen indistintamente, hay que tener cuidado a la hora de utilizar los términos factura electrónica y factura digital, ya que existen diferencias clave entre ambas que es necesario comprender.

Por un lado, la factura electrónica es un documento que cumple ciertos estándares legales y técnicos que aseguran su validez legal en el sistema fiscal español. Debe ser creada, enviada, recibida y almacenada de forma electrónica, usando formatos especificados por la normativa vigente.

Por otro lado, la factura digital puede referirse a una factura tradicional escaneada o un documento de texto o PDF que no necesariamente cumpla con los requisitos legales de la normativa española. Una factura digital es simple y llanamente la representación visual de una factura de papel.

La principal diferencia entre estos dos tipos de factura está, básicamente, en su legalidad y funcionalidad. La factura electrónica está diseñada para integrarse en procesos automatizados y asegurar la autenticidad e integridad requeridas por la ley. La factura digital, sin embargo, cumplen un cometido de visualización y no están optimizadas para la gestión empresarial automatizada.

Una vez contemplado el marco legal de la factura electrónica y su diferencia primordial al respecto de la factura digital, es necesario abordar todas aquellas características y requisitos de este formato.

La autenticidad del origen garantiza que la identidad del emisor de la factura electrónica sea verificable y confiable. Esto se consigue con métodos como la firma digital o los certificados electrónicos, asegurando que el documento ha sido emitido por el ente declarado y previniendo así el fraude o la manipulación.

La integridad del contenido es especialmente importante, ya que asegura que, una vez emitida, la factura electrónica no ha sido alterada de ninguna manera. Nuevas tecnologías como por ejemplo la encriptación ayudan a mantener la información segura y sin cambios desde el momento de su creación hasta su recepción y almacenamiento posterior.

Las facturas electrónicas se emiten y conservan en formatos electrónicos estructurados (como Facturae en España) que permiten su procesamiento automático y la integración fácil con sistemas de gestión empresarial y contabilidad. Este formato facilita la interoperabilidad entre diferentes sistemas tecnológicos utilizados por empresas y administraciones públicas.

Cumplir con los requisitos legales es el factor clave a la hora de asegurar que las facturas electrónicas son válidas para propósitos fiscales y contables. Esto incluye cumplir las regulaciones locales e internacionales que dictan cómo deben ser emitidos, firmados, enviados, recibidos y almacenados este tipo de documentos.

Una de las grandes ventajas de las facturas electrónicas es que pueden ser almacenadas de manera segura en espacios digitales, reduciendo así la necesidad de espacio físico y permitiendo una gestión rápida y sencilla sin ls complicaciones de los sistemas manuales. Esto no solo optimiza la gestión de documentos, sino que también facilita la recuperación de información para auditorías o consultas futuras.

La factura electrónica contribuye significativamente a la reducción del uso de papel, lo que tiene un impacto positivo en el medio ambiente. Al apostar por procesos digitales, las empresas no solo mejoran su eficiencia, sino que también se alienan con unas cada vez más necesarias prácticas sostenibles con el planeta.

Llegados a este punto del artículo, es probable que te estés preguntando cómo bajar toda esta teoría a la práctica del día a día de la facturación. Empecemos con la información que toda factura electrónica debe contener:

¿Te parece que emitir una factura electrónica de forma correcta es algo complejo? Para nada si sigues los diferentes pasos que se desglosan a continuación.

Antes de comenzar a emitir facturas electrónicas, debes seleccionar un software de facturación que cumpla con los requisitos legales vigentes en España y que sea compatible con el sistema de Verificación de Facturas (VeriFactu). En definitivas cuentas, debes utilizar un software que permita la creación, envío y almacenamiento de facturas electrónicas de manera segura y eficiente.

Configura tu perfil en el software de facturación introduciendo toda la información necesaria como, por ejemplo, el nombre de tu empresa, el NIF o CIF, la dirección y los datos bancarios. Los programas más avanzados permiten opciones interesantes como, por ejemplo, incluir el logo de tu negocio o guardar los datos de tus clientes habituales para su futuro uso. Toda esta información se incluirá automáticamente en tus facturas para asegurarte no solo una consistencia contable, sino también lo más importante: el cumplimiento legal.

Crea una nueva factura en el software que hayas elegido. El sistema te guiará a través de todos los campos que deben ser completados. No te olvides de información básica como la fecha de emisión, los datos del cliente (nombre, dirección, NIF/CIF) y los términos de pago.

Recuerda que es necesario que detalles todos los productos o servicios que estás facturando, incluyendo descripciones, cantidades, precios unitarios y el tipo de IVA aplicable. Asegúrate de que cada línea de la factura esté clara y completa para evitar confusiones y garantizar la transparencia.

Revisa todos los datos de la factura para asegurarte de que son correctos y completos y que no incluye ninguna información errónea o que pueda conducir a error. Verificar la factura antes de enviarla es un paso necesario para evitar errores que podrían derivar en retrasos en los pagos o en futuros problemas legales.

Utiliza una firma digital certificada para firmar la factura electrónicamente. Esto no solo asegura la autenticidad e integridad del documento que has generado, sino que también es un requisito legal para que la factura sea válida de cara a la administración pública.

Envía la factura a tu cliente directamente desde el software de facturación o utilizando medios digitales como el correo electrónico. Asegúrate de que el cliente recibe la factura y de que puede acceder a ella sin problemas.

Finalmente, guarda una copia de la factura electrónica en tu sistema de acuerdo a los requisitos legales de almacenamiento digital. Con este sencillo gesto, te aseguras de que tendrás acceso a todas tus facturas para futuras referencias legales o auditorías.

El marco legal español define todo un conjunto de obligaciones tanto para el emisor como para el receptor de una factura electrónica. Y son obligaciones que pueden parece de sentido común pero que, igualmente, es totalmente necesario conocer.

Quien emite una factura electrónica tiene ciertas responsabilidades:

1. Crear la factura a través de una aplicación informática que cumpla con los requisitos mínimos establecidos para este tipo de documento, en función del nuevo reglamento Verifactu.
2. Asegurar el acceso a la factura, permitiendo su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga y eventual impresión.
3. Conservar los datos relacionados con la factura, aunque no sea necesario conservar la factura en sí, sino más bien la base de datos que la generó.
4. Registrar la factura en la contabilidad de la empresa.
5. Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas emitidas o almacenadas mediante los controles de gestión habituales en su actividad empresarial o profesional.

La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones de facturación. En primer lugar, debe asegurarse de recibir la factura y asegurar que cumple con los requisitos mínimos exigidos, así como verificar la seguridad de la firma electrónica.

Por otro lado, tiene que conservar la factura recibida en su formato original o designar a un tercero para esta tarea. Además, debe facilitar el acceso a la factura para su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga e impresión.